试论高校档案管理中存在的问题及对策

□王晓颖

( 山西广播电视大学，山西 太原 030027)

高校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，它全面反映了学校最基本的职能活动。目前我国高校档案管理已经进入信息化、电子化阶段，计算机技术和信息技术的大量使用，给高校档案工作带来了新的机遇和挑战，如何适应新形势，是摆在我们面前的新课题。我们应该认真研究目前学校档案管理还存在的问题，探讨解决这些问题的对策，使高校档案在提高教学、科研水平中发挥更大的作用。

一、目前学校档案管理存在的问题

目前学校档案管理还存在着许多问题，主要表现在以下几个方面。

1.辅助模式有限。档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”的案卷目录，以供展示或手工查阅。

2.缺乏统一的网络化协调机构。由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的自给自足的局面。目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。

3.标准化水平低。由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

4.数据库建设滞后。经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，严重地影响了数据库的利用率。且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。

二、探讨解决这些问题的对策

我们在研究高校档案管理工作中存在的问题的基础上，要采取以下对策，使这些问题得到尽快解决。

1.档案管理工作既是一项基础性工作，又是一项服务性工作。要做好这项工作，学校领导必须加以重视，应把档案管理工作列入学校工作的重要议事日程，努力做到“三纳入”，“四同步”，即纳入学校的计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、 总结、验收各项工作的同时，更加完善档案工作。

2.建立健全各项档案管理规章制度。建立健全各项档案管理制度，是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。没有完善的管理制度，就会导致档案管理工作始乱终废。要顺利开展档案管理工作，必须建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，凭规矩办事。高校档案机构要在贯彻执行国家有关档案工作法律法规的基础上，综合规划全校档案工作，拟订和落实本校档案工作规章制度，如归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标等，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，保障档案工作正常、有序地开展。档案管理人员在工作中要坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，才能保证高校档案管理工作高效有序地开展依法治档，依法护档，依法用档。

3.适应文件载体的变化，做好电子文档归档工作。以纸质为载体的文件是在文件形成以后，先由文书部门立卷，再交档案部门归档，一般文档一年归档一次，基建等特殊档案完工归档。经过长期实践，它已形成一整套严格的归档制度，它包括归档范围，归档时间，归档的案卷质量要求，归档手续，为高质量档案的形成打下了坚实基础。为做好电子文件归档工作，档案工作者提前参与各单位的电子文件形成过程，在电子文件系统的设计之初，档案工作者必须对电子文件生成系统的软硬件和数据结构及归档、维护等做出明确的规定，以使电子文件能有效地进行归档。电子文件归档主要采取物理归档方式，并可根据电子文件内容与性质的不同选择网络传输归档方式或介质传递归档方式。各单位在每年文书归档的同时进行与纸质档案相对应的电子文件的归档，并按照档案网络管理系统中要求的电子文件格式、大小，通过校园局域网将电子文件全文传输到档案网络管理系统，专职档案员再进行全校档案系统整理，编目上架以及开发利用工作。 做好电子档案的安全防护工作首先要抓好电子信息存储载体，特别是磁性载体的安全防护。定期拷贝，对长久保存的电子信息应该拷贝到耐久性好的可写光盘载体上。做好数据备份工作，采用软件备份与人工保护相结合，保证信息安全。保证计算机网络系统运行安全，设置登录限制和使用文件权限的限制，这样，就可以既保证数据共享，又保证数据的安全。预防病毒，防止网络系统遭受侵害。在计算机系统安装高可靠性的防火墙，经常更新杀毒软件，预防病毒入侵。

4.做好档案信息管理工作。做好档案信息资源的开发利用工作。档案是一种信息产品，又是人才信息资源库，合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益，这是档案管理的宗旨。利用计算机及网络所具有的检索速度快、传播速度高、信息量大等特点，给高校档案的利用工作带来新的飞跃，高校档案馆建立了自己的网站，其主要功能是：文件上传、网上查询、网上阅览，实现档案信息网络化服务；建立了必要的专门数据库，如：建立“ 电子 文件(档案)数据管理中心”，它集中管理网站内各部门的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享；建立“馆藏基本目录数据库”、“学生成绩档案数据库”、“学生档案数据库”、“人才数据库”、“重大科研成果数据库”等，为利用者提供了直观、快捷、开放的档案信息服务。

5.提高业务素质，加强档案管理人员的自身建设 。档案管理是一门综合性的学科，涉及的知识面广，不仅要有档案知识、 历史 知识、情报学方面的知识，还要具备计算机应用、复印等技术方面的知识。 档案管理工作是一项服务性很强的工作，是为高校的全面建设事业服务的，档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。首先，在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，它要求高校档案工作人员具有吃苦耐劳、无私奉献的敬业精神，有高度的责任感和荣誉感以及正确的行为规范。

6.提高档案管理工作人员的业务素质。档案管理工作专业性强，同时也是一门科学。处于信息化社会的今天，要提高高校档案管理水平，关键是要形成一支高素质的专业队伍。作为学校的档案管理工作人员，不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。这就要求档案管理工作人员应该是既懂得档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构的高素质“通才”。

总之，适应新形势，提高档案工作水平是摆在我们高校档案工作者面前的新课题。我们要认真研究档案管理中存在的问题，探讨解决这些问题的对策，就一定能够使高校档案在提高教学、科研水平中发挥更大的作用。

参考文献：

[1]郑登文，王薇.新时期提高高校档案工作管理能力探析[J].北京教育：高教版,2005,(3).

[2]卢清富.新形势下如何提高高校档案管理工作水平[J].内蒙古科技与经济,2008,(21).

[3]赵淑琴.论新时期高校档案管理人员业务素质要求[J].沿海企业与科技,2005,(10).