高校图书馆档案管理工作探讨——以河南理工大学图书馆为例

刘丽辉

（河南理工大学图书馆，河南焦作454000）

1 高校图书馆档案的作用

1.1 为高校图书馆发展提供依据和参考

档案是图书馆各项工作的原始记录，是最真实可靠的信息，它完整地记载了图书馆不同阶段的组织结构、人员编制以及各项工作取得的成果、经验和教训，反映了图书馆的办馆条件、基础业务工作、信息资源结构、读者服务工作以及管理工作等各个方面。随着档案资料的不断丰富和充实，档案工作为图书馆当前管理和制定未来的发展规划提供了可靠的信息。

1.2 图书馆档案是考核评估的依据

高校图书馆档案是在工作中形成的，体现了图书馆的工作特点和活动规律，它主要包括学校以及图书情报工作委员会下发的各种文件，本单位的党政工作、人力资源管理工作、读者服务工作以及资产管理等文件材料，全面系统地记录了本单位各个阶段主要工作，它不仅是对图书馆工作人员进行考核评估时的依据，也是上级领导对图书馆工作考核评估时可查阅的重要实证材料。

1.3 为图书情报理论和图书馆建设的研究提供资料

系统、完整的档案资料管理是开展图书馆学研究的必要条件。图书馆档案资料，是高校图书馆自身发展建设的第一手资料，真实可靠。图书馆的档案资料不仅是为了目前使用，而且也是为了给后人积累资料，它为图书情报事业和高校图书馆自身的发展建设提供可靠的信息资源保障，对图书情报理论建设以及高校图书馆自身发展的理论研究和应用研究都起到了十分重要的作用。

2 高校图书馆档案工作存在的问题

2.1 对档案工作的重要性认识不够

高校图书馆对档案工作的重要性认识不够主要表现在以下三个方面：第一，没有专人负责管理档案，第二，没有固定的存放地点，第三，没有严格的管理制度，结果造成图书馆档案的严重损坏、丢失。出现上述现象的原因是多方面的，但主要有两点：一是领导不重视，认为图书馆的流通、阅览、自动化等一线工作做好就行了；二是一些高校馆认为图书馆是二级机构，学校设有专门的档案管理部门，图书馆再搞此项工作属于重复建设。其实，这两种看法都很片面，图书馆只有做好档案管理工作，才能在以后的工作中吸取经验和教训，更高效、更深层次地为读者提供服务。

2.2 档案内容不完整

目前，大多数高校图书馆至今没有建立统一档案管理原则，没有配备专职的档案管理人员。由于档案管理人员的不断更换，一方面使得许多档案不是断档就是缺档，或者是应当应该存档的而没有存档；另一方面对图书馆各部门收集、呈缴的许多档案资料既没有进行登记，也没有进行分类编目，更不要说进行二、三次档案文献的加工和利用了。

2.3 图书馆档案的数字化建设缓慢

在信息化网络化时代，许多图书馆的档案管理和利用仍处在手工存取阶段，没有与图书文献信息资源的现代化建设同步，档案资源数字化建设进程缓慢。从档案载体看，纸质档案比重较大，电子档案、影像资料档案的种类和数量相对较小，这样的馆藏档案结构和内容不能适应图书馆业务发展和信息化社会对档案资料的需求。

3 高校图书馆档案的归档内容

确定高校图书馆档案归档内容，是保证归档文件材料齐全、完整的关键。根据我国《档案法》和有关档案工作的法规及规定，结合高校图书馆的工作实际，笔者认为，高校图书馆档案的归档内容大致可划分为以下五个方面：党群工作档案、行政工作档案、业务工作档案、人事档案和资产财务档案。

3.1 党群工作档案

主要包括：学校党组织下发的党务工作文件；图书馆党组织工作计划、总结、报告；图书馆党组织管理、党组织发展等工作材料：党务工作会议记录、党组织活动材料、统战工作材料、工会工作材料以及共青团工作材料。

3.2 行政工作档案

主要包括学校行政部门下发的与图书馆工作有关的文件：如学校图书馆工作会议纪要、学校图书馆委员会会议纪要、决定、指示、通知、规定、规划等；图书馆行业工作的文件：图书馆工作条例、标准、细则、规则、规程、图书馆工作委员会的工作材料等；本馆形成的文件材料：图书馆的发展规划、年度计划和总结，如每年的工作计划及工作总结，各种统计报表，上级领导来图书馆讲话的记录以及各种规章制度、岗位职责等。

3.3 业务工作档案

图书馆业务工作档案直接来源于图书馆工作本身，它是为一定工作目的保存下来的各种不同载体的文件材料。具体包括采编档案：图书采购、编目的原始材料，各类文献所采购的名称、数量、价格以及文献资源到馆后建立的文献典藏档案；流通档案：包括借阅统计、藏书统计、图书资料借阅档案，业务辅导工作记录；技术部档案：数字图书馆建设资料，设备与数据库采购建设材料，电子阅览室及电子文献的利用率，图书馆自动化建设的各种报告；读者档案：包括读者的姓名、年龄、专业、爱好等，特别要建立学校重点学科带头人、知名专家教授、研究生和本科生中尖子生的读者档案，根据这些重点读者的特点和要求，提供针对性的信息服务；信息情报部档案：包括情报交换单位、交换种类、数量等以及参考咨询、信息传播、重点学科课题跟踪服务等档案。

3.4 人事档案

高校图书馆所收集保存的人事档案是在日常工作中形成的组织人事材料。主要包括：图书馆人才引进工作的材料；工作人员基本情况、个人业务自传；工作人员的继续教育情况；各种奖励证书、论文论著、科研成果等，职工考评、考核、评聘材料；职工工资，职务、职称、科研、晋升、任免等材料。

3.5 资产财务档案

图书馆的资产财务档案主要包括年度财务预算与决算材料，即根据工作需要，对当年需要建设的专项项目、图书期刊及数据库、家具设备等购置情况，进行年初预算、年终决算汇总后形成的文字材料；文献设备采购的申请报告、招标、采购、使用、维修、报废等文件材料、财务会计凭证，如图书、期刊采购及由外文数据库付款清单，设备采购登记簿以及设备维修、报废等文件材料；本馆有关基建的报告、审批表、基建图纸、施工方案、工程预算表、招标竣工、验收材料等以及图书馆的内部收支档案。

4 河南理工大学图书馆档案管理的具体措施

要充分发挥高校图书馆档案的优势与潜能，解决高校图书馆档案工作中存在的问题，当务之急是建立系统科学的档案分类方法，加快图书馆档案的电子化进程，不断完善档案管理体系，使档案管理走上标准化、规范化的科学轨道，实现档案管理工作网络化、信息化。

4.1 建立系统科学的档案分类方法

根据高校图书馆档案归档内容范围，笔者在实际工作中按照《高校档案实体分类法和高校档案管理规范》的要求，以图书馆的全部档案为分类对象，以方便读者利用为目的进行分类：党群工作档案、行政工作档案、业务工作档案、人事档案和资产财务档案。

笔者根据实际工作需要，编制出如下高校图书馆档案分类表(分类号采用汉语拼音和数字相结合的方式)。

1 DQ党群工作档案

DQ l.1党务工作

DQ l.2统战工作

DQ l.3工会工作

DQ l.4共青团工作

2 XZ行政工作档案

XZ 2.1学校行政部门下发文件

XZ 2.2行业文件

XZ 2.3本馆形成的文件材料

XZ 2.4规章制度、岗位职责

3 YW业务工作档案

YW 3.1采编部档案

YW 3.2流通部档案

YW 3.3技术部档案

YW 3.4读者档案

YW 3.5信息情报部档案

4 RS人事档案

RS 4.1人才引进

RS 4.2培训

RS 4.3考核

RS 4.4科研

5 ZC资产、财务档案

ZC5.1年度财政预算与决算档案

ZC5.2文献设备采购与维修档案

ZC5.3本馆基建档案

ZC5.4内部收支档案

4.2 加快图书馆档案电子化进程

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，随着时代的发展，人们对档案信息的需求也越来越高，对档案开发的要求也越来越高。档案电子化建设的目的是最大限度地延长档案的寿命，最快捷地为读者提供档案信息。

河南理工大学图书馆为了实现图书馆档案长久保存、集中管理和方便读者利用，采用了“文档一体化”的管理模式。图书馆技术人员研发了既有档案管理员登录、修改、编目、统计，又有读者借阅、查询、检索等功能完备的档案管理系统。该系统提示输入管理员和密码后，进入档案管理主页面，就可以选择增加、修改或者删除档案记录。增加、修改和删除档案记录后提交给系统，系统自动更新。用户可以根据用户名和密码登陆图书馆档案管理系统，检索或者打印相关的档案信息资料。

在“文档一体化”的管理模式中，档案管理员将学校办公自动化的文件处理与档案管理两个过程结合起来，纳入到一个统一的管理系统中，实现“文档一体化”的管理模式，这种管理模式可以使大量的文件输入工作在文件处理过程中一次性完成，提高了工作效率，也有助于解决传统的档案管理方式存在的信息流通不畅、纸张堆叠、查询繁琐、文件归档工作量大等弊端，也为高校图书馆档案管理工作带来了实质性进步，使档案管理工作变得更为具体、直接，使档案的参考利用变得更为方便快捷。使用“文档一体化”的档案管理模式，逐步实现了图书馆档案的数字化，读者可以利用计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，用户可以立刻直接查询到所需的保存在计算机中的数字化的文件内容，极大地方便了用户。

4.3 完善管理体系，保障档案工作健康有序地发展

为了建立完整的的档案管理体系，保障档案工作健康有序地发展，河南理工大学图书馆的档案管理建立了以下三级管理体系：

第一级管理：馆领导的重视。馆领导的重视是档案工作得以顺利开展的根本保障。河南理工大学图书馆档案工作由馆领导主抓。馆领导参与档案体系的建设工作，不但能够随时提供档案材料，而且在人力、物力、财力方面给予了档案工作大力支持。

第二级管理：由专职档案员负责全馆档案的管理工作。专职档案管理人员负责全馆档案的收集、整理、归档工作。档案管理员将图书馆各部门交上来的档案首先进行分类，将分好类的档案卷进行组卷，然后再将卷内文件材料重新排列，根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号。档案管理员把编过号的档案按照号码、名称、类别、责任人、归档日期等，作为数据录入，并把这些数据组成案卷的文件清单，以备查找。这样就有效地避免了档案的缺档、断档，保证了档案工作的有序开展。

第三级管理：各部门配合专职档案人员的工作。由于图书馆工作的特殊性，决定了档案工作并非一个专职档案管理人员力所能及。河南理工大学图书馆各部门领导对本部门的业务工作，都能够及时准确地提交归档材料，配合专职档案员完成各种档案的归档工作。

图书馆三级档案管理体系的创建是图书馆档案建设的前提，也是档案资料得以完整保存和利用的基础。

高校图书馆档案管理不仅是图书馆发展和建设历程中的极其重要的信息资源，也是高校档案工作的重要组成部分。随着高校教育和图书馆事业的不断发展，图书馆要采取积极有效的方法，充分开发利用图书馆档案信息资源，只有这样才能为高校的发展做出贡献，为图书馆事业建设服务。

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