开发环保科技档案信息的一些对策

路 萍,齐天峰

(云南省环境科学研究院,云南昆明650034)

开发环保科技档案信息的一些对策

路 萍,齐天峰

(云南省环境科学研究院,云南昆明650034)

从目前环保科技档案的管理现状、环保科技档案信息资源开发存在的问题、环保科技档案信息资源开发的对策等三个方面论述了在新形势下如何做好环保科技档案工作。

环保档案信息;开发;对策

1 环保科技档案管理的现状

科技档案本身是科技知识的载体,它蕴藏着大量的科技成果、科技专利和高新技术等科技信息,是一种丰富的信息资源。环保科技档案是在环境科学研究和环保科技开发以及应用推广过程中形成的,是环保科技事业发展水平的具体体现,是继续为环保科技服务的可靠依据和必要条件。随着环保科技的不断发展,环保科技档案的存储利用以及现代化管理越来越引起各级领导和广大科技人员的高度重视。近年来,作为云南省最大的综合性环保科研机构—云南省环境科学研究院对本院科技档案进行了一次全面清理、整顿,将过去分散管理的科技档案统一集中管理,整理并新建科技档案1000多卷,完成了建院30a来科技档案卷壳的更换。并着手进行现代化基础设施建设,装修了90多m2的档案管理专用库房,使办公用房和库房分开,投入10多万元购置了自动化程度较高的新型密集架以及计算机,建立健全了科技档案归档、接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等规章制度。在部分业务内容和环节上开始使用计算机管理,如标题著录、编目、编研、办公事物管理等。据了解,云南省环境科学研究院科技档案管理硬件设施以及现代化管理程度在云南省环保系统内处于领先水平。

2 环保科技档案信息资源开发存在的问题

(1)思想观念守旧,科技成果档案在管理利用上存在着重保密、轻利用的现象。有不少领导干部认为档案工作很简单,只要保管好档案实体则行,无需开发;还有不少科技档案工作者观念保守,安于现状,认为 “科学技术是第一生产力”是生产部门的事情,没有认识到科技档案信息也是“重要的战略资源”,在现代化建设中有着不可替代的作用。

(2)开发手段落后,新型技术应用不到位。档案室的服务方式没有发生根本性的变化,传统的你来我往的室内阅览服务仍是环保科技档案信息资源的利用与开发的主要形式,虽然编制了开放目录、专题目录、专题卡片和其它检索工具,但这些检索工具一般都是内部使用或者使用者上门使用,使用范围较小,利用效率低。多数档案室的编研工作没有提高到突出地位,重保管而不重开发,档案部门提供的信息仍存在分散、零乱、缺乏系统性等问题,经过系统加工的信息产品数量极其有限,其提供方式单一、透明度低,开发信息资源的手段不能满足现代化的需要和档案利用者的需求。

(3)环保科技档案人员业务水平不高也制约着环保科技档案信息的开发。有些同志是半路出家转行搞档案工作,对科技档案工作一知半解;有些档案工作人员信息闭塞,对社会建设需求认识不清;有些同志可能精通档案工作,但对科技档案工作不太熟悉;有些同志有丰富的科技档案工作经验却缺乏相关理论知识;更多同志则是缺乏科技档案编研知识和编辑能力,难以及时推出适应社会需要的科技档案编研产品,造成环保科技档案信息与社会需求衔接不好。

3 环保科技档案信息资源开发的对策

(1)提高环保科技档案工作者素质。环保科技档案工作者要树立信息意识。所谓信息意识,是指对信息及信息需求的自觉认识。科技档案是一种宝贵的信息资源,档案工作者不仅要有档案的意识,还要有信息意识;不仅要重视维护档案及载体的完整与安全,还要关注档案的信息内容及价值。在做好基础工作的同时,把主要精力放在档案信息的开发这一环节上来。环保科技档案工作者要树立法律意识,要加强对档案人员的法制培训教育,使其增强法制观念,处理好保密与利用的关系。环保科技档案工作者要树立科技意识。在知识经济时代,开发环保科技档案信息资源,提高开发水平,从根本上说就是要加强学习与实践锻炼,提高档案人员的知识水平,提高从档案中发现信息,将分散于环保科技档案中的信息进行汇集的能力。随着现代数字技术的发展,科技档案信息资源的管理与开发的现代化已成为时代的必然要求。因此,环保科技档案人员在掌握档案专业知识理论的同时,还要加强相关学科领域的知识,掌握一定的科技知识、英语知识及现代数字技术。

(2)加快环保科技档案的信息化建设。信息技术的广泛应用和电子政务的推进,使环保档案基础业务建设的重心向信息化建设转移,单一的管理已无法满足日益强大的信息需求,文件、档案、图书、资料、网络等一体化管理将成为环保科技档案工作发展的趋势。只有实现一体化管理,才能使环保科技档案信息发挥出应有的效应,为社会经济建设服务。应以档案信息资源建设为核心,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,建立以计算机网络基础的信息收集、加工、整理、分析、存储、传递,并借助计算机网络技术,实现信息的交换和利用,来切实增强环保科技档案信息的利用价值。

(3)在利用和交流上下功夫,发挥好环保科技档案服务社会的作用。我国的科技档案工作具有许多优势,但是在交流方面是有欠缺的。环保科技档案具有成果性(信息性)和记录性两个方面,科技档案纳入 “档案”概念之下,强化了环保科技档案的记录性一面,却淡化了环保科技档案成果性和资料性一面。环保科技档案的成果性和信息性是环保科技档案区别于文书档案的主要特征。这就是说,文书档案在现行阶段保存在本单位的档案室内,供本单位使用就够了,然而作为环保科技档案是远远不够的,它在现行阶段除提供本单位利用外,必须与相关单位、行业进行交流或成果转让,发挥它的成果性和信息性作用。环保科技档案如果不进行信息交流,它的现行价值就会白白地消失。当然,珍贵的环保科技档案不同于一般的资料,它是一种创新性成果,不能随意交流,还必须受保密制度的限制。环保科技档案不仅在本系统内进行正常的信息交流,也应在其它系统和单位之间进行交流,该解密的要解密,该降密的要降密,积极地进行科技档案密级审核和降密解密工作,大力发挥好环保科技档案在经济建设中的作用。

(4)重视教育培训。针对目前科技档案管理人员素质普遍不高的情况,中央和省、自治区的专业主管机关已在所属的大专院校设立科技档案系(班)或设立中等档案专业学校,积极培养科技档案工作人才,但也应加强在职人员的教育培训工作,积极探索新的教育培训模式,结合实际情况开设短、中、长期培训班,举办各种形式的科技档案信息开发教育研讨班,同时教育培训的内容也要紧跟信息时代的需求,加强缩微摄影技术、光盘技术、多媒体技术、网络通讯技术等教育。

Countermeasures on Developing Documentary Information of EnvironmentalDocuments

LU Ping,Q I Tian2feng
(Yunnan Institute of Environmental Science,Kunming Yunnan 650034 China)

The existing problems on developing documentary information of environmental documents are disclosed based on presentmanagement situation of documental and file management.Three aspects on countermeasures are put for ward to improving the level of file management under new situation.

environmental documentary information;development;countermeasure

X3

A

1673-9655(2010)05-0029-02

2010-07-27