探讨适合国内工程公司的采购策略

2010-04-09

化工设计 2010年6期

五环科技股份有限公司武汉 430223

1 概述

采购活动是EPC总承包工程的一个重要环节。

采购是工程公司获得收益的重要环节，采购环节所节省的资金都会转化为利润。

伴随着激烈的市场竞争和日渐提高的市场需求，工程公司面临着降低成本、改进服务、缩短工期和提高质量的压力。仅仅是工程公司单独的企业行为已经不能适应当前的市场竞争，这种竞争已经不仅仅局限于工程公司之间，而是已经延伸到整个供应链的竞争。因此，工程公司需重新考虑其采购策略，以提升整体竞争力。

这就要求采购部门要把工程管理范围扩展到整个供应链上，包括供货商、检验公司和物流公司等。

从这个意义上来说，采购策略应作为工程公司的整体战略来考虑。

2 采购的难点及原因分析

五环科技股份有限公司承接过国内外许多大型EPC总承包工程。在这些工程中，供货商分布于全球各地。在这些工程的建设过程中，采购工作存在着共同的难点，就是采购产品种类多和数量大，供货商分布范围广，采购时间短。这些特点造成了项目采购部门的人力需求大，采购人员精力分散，采购的工作强度高，管理难度大。

从采购策略角度分析，产生这些困难的原因在于：采购策略是根据各个项目的采购需求而制定的，而不是根据工程公司的总体采购需求制定的。因为项目建设相对于公司建设而言，只能算是短期行为，项目建设几乎不涉及战略层面。因此，为项目采购而制定的采购策略，仅着眼于满足项目采购需求，而无法从战略层面考虑如何提高工程公司整体供应链的效率，也就无法根本性地解决上述采购难题。

3 采购策略探讨

在采购环节上，合适的采购策略，一方面可以使采购工程师将主要精力投入到少数重点项目中，提高管理效率，降低采购成本；另一方面可以和供货商形成紧密的合作关系，增强工程公司自身的竞争力。

采购策略的制定是一个统筹规划的过程。单方面为了降低价格而制定采购策略没有意义。如果采购策略仅仅是竞价，那么对每个采购标的，采购工程师都将陷入繁琐而持久的谈判之中。繁琐而持久的谈判不但容易造成人力资源消耗，而且很难缩短工期以适应竞争。竞价的采购策略绝不是最有效率的采购策略。

采购工作的重点和难点是供货商的管理，因此重点探讨如何对供货商进行管理。

3.1 供货商管理

供货商的管理是采购工作的重中之重。

3.1.1 对供货商进行分类管理

工程公司面对的供货商一般分成两大类：

第一类是专利材料和设备、大型设备、长周期材料和设备及大宗材料的供货商。这类供货商通常实力较强，其供应的产品制造周期长，对项目进度影响较大，其费用占项目采购成本比重较大。工程公司与这些供货商不容易形成长期合作的关系。因此工程公司适合采用多货源竞争性采购策略。这类供货商是采购管理的重点，也是项目需要投入人力资源的重点。

第二类是中小型设备、标准化材料和设备、散材和施工材料的供货商。这类供货商提供的产品通常数量大、种类多，但需要的技术门槛较低，竞争较激烈，有建立紧密稳固合作关系的需求。这部分供货商适合发展成为战略型供货商，也就是与这些供货商建立战略合作伙伴关系。在与这类供货商的商业合作过程中，基于合作的默契，可以减少工程公司的人力资源投入。

3.1.2 控制战略型供货商的数量

工程公司为了取得价格上的优势，通常要采取多货源采购策略，通过增加供应商的数量来降低采购的价格。供货商的竞争能使采购价格尽可能低。其次，维持足够数量的供货商能降低采购风险。

如果战略型供货商数量过多，工程公司也必须增加对供货商的管理成本。比如，供货商数量过多，工程公司的业务不足以维持供货商的兴趣，会使他们认为没有必要维持长远的合作关系，甚至放弃此业务。最终也会导致工程公司的采购困难。

另外，面对目前日益激烈的竞争和市场日益增长的要求，最终用户对产品的质量和供货进度越来越重视。采用多货源采购策略难以满足市场需求。

因此，为了实现成本、质量和进度上的竞争优势，工程公司应与适当数量的供货商建立长期互惠互利的战略合作伙伴关系。

3.1.3 选择供货商的方式

因为已经有很多文章论述过与供货商建立战略合作伙伴关系的步骤，本文只简单介绍与供货商建立战略合作伙伴关系的步骤一般为：采购关键因素分析->供应商的选择->供应商的评价与业绩考核/优胜劣汰->确立战略合作伙伴关系->风险防范->供应商业绩的持续改善。

就国内工程公司而言，工程公司与供货商建立战略合作伙伴关系可以有三种方式：

(1)与供货商签订长期合作的框架协议：①对于标准化程度较高的设备或材料，可以采用框架招标采购，约定定价公式，根据市场情况实行动态价格。框架招标采购可以发挥批量购买优势，取得优惠的价格；②对于非标设备，虽然框架招标采购模式不适用，但是可以在设备设计、材料供应、质量控制、产品服务和成本构成等方面与供货商形成长期合作、互惠互利、具有竞争力的战略伙伴关系。

(2)与供货商签订紧密的合作协议：工程公司保证与供货商保持若干年的合作关系，并保证每年给予该供货商一定的合同额；而供货商则按照协议规定的优惠价格和协议规定的最优先最优质的服务为工程公司提供产品。

除了第(1)方案中提及的方面之外，工程公司与供货商还可在质量管理、产品科研和开发、信息共享等方面建立更加紧密的合作关系，但是工程公司与供货商仍属独立经营。合作双方应签订保密协议，保护共同的知识产权。合作双方均可建立定期考核制度，通过对合作方进行考核，决定是否继续维持紧密合作关系。

(3)工程公司直接投资供货商：工程公司要发展壮大，将经营范围向产业链的上下游延伸是比较容易实现的方式。

工程公司通过直接投资供货商，成为供货商的股东。参与供货商的生产管理和质量控制，分享管理经验、技术成果和经营利润。

工程公司与供货商建立战略合作伙伴关系的关键在于公司实力的博弈。合作的目的是为了降低成本、提高采购效率、减少不能增值的采购环节。合作的原则是为了实现双赢。

具体来说，工程公司和供货商建立合作关系后，可以让供货商在设计早期阶段就参与工程公司的设计。众所周知，在制造初期，设计变更很容易实现，但是随着制造进程推进，设计变更将变得相当困难。有经验的供货商能根据自身实力和经验，对材料的选择和设计提出意见。让供货商参与设计不但可以降低采购成本，还能缩短采购周期。

从质量控制方面来说，通过建立合作关系，工程公司可以与供货商共同建立质量控制体系，帮助供货商识别质量控制点，促进质量管理水平，制定有效的质量改进方法，降低制造企业的质量成本，提高产品质量，从而提高工程公司的采购质量。

工程公司还可与第三方检验公司密切合作，依托第三方检验公司的人力资源，实现工程采购在国内范围的检验活动，还可实现工程采购在全球范围的检验活动，以提升国内工程公司承接国际工程的实力。

同样，按照这个思路，工程公司如果与一家物流公司紧密合作，应能大大增强工程公司的竞争力。在工程供应链中，物流和库存管理是不可缺少的重要环节，也是价值链实现增值的重要环节。物流和库存管理是制定采购策略时必须考虑的重大问题。有了高效的物流和库存管理，工程公司与供货商之间的配合会更加顺畅，甚至实现供应链的无缝连接。

目前，在国内的化工行业中，工程公司与制造企业的关系大多仍是以商品交易为基础，或者建立比较松散的合作关系，很少建立起战略合作伙伴的关系。在这方面，欧美企业和日本企业显然走得更远。

3.1.4 市场竞争及供求平衡

与工程公司能够建立起合作伙伴关系的供货商毕竟是少数。所以，工程公司应坚持培训已有供货商，并开发新的供货商。这是因为一旦供货商之间形成联合垄断，或者过分依赖少数供货商，工程公司的采购难度和成本都会增加。另一方面，供货商失去竞争压力，也会降低生产和服务水平。

为了保持供货商之间的竞争局面，维持供求平衡，应将培训已有供货商和开发新的供货商作为一项常规的采购策略。并且定期对新老供货商进行评价考核，淘汰不思进取的供货商，选择更合适的供货商建立战略合作伙伴关系。