论水利科技档案管理工作向复合型信息化发展的趋势

□张 志（河南省水利勘测设计研究有限公司）

□李 晖（河南省水利勘测有限公司）

随着单位性质由国有事业单位转为私营企业，企业的产权结构、组织形式、经营机制、管理制度都发生根本性变化，社会主义市场经济条件下企业生存和发展的新变化，都对档案工作提出了新要求，积极探索适应现代企业制度档案工作的新思路、新方法，加强企业信息化建设，促进档案管理工作更好地发展。因此，就企业档案管理如何适应新形势和发展趋势进行探讨就显得十分必要。

一、提高档案管理人员的素质

档案管理要适应企业对档案工作创新的要求，关键是人。面对新形势要有紧迫感、危机感。形势在变化，工作在发展，人的思想认识必须与时俱进，必须具有强烈的创新意识，以敏锐的头脑和眼光，及时察觉和研究档案工作遇到的新情况、新问题，要解放思想，转变观念，增强创新意识，提高政治素质、思想道德素质和专业素质，适时提出新的对策，大胆进行新的探索和实践。要坚持档案工作正确的政治方向，要有热爱档案事业、热心服务、忠诚献身精神，尊重档案、尊重历史、保守机密的档案工作职业道德，掌握档案的专业理论知识，具备扎实的档案管理基本技能，定期参加培训，学习新的业务技能，不断提高自己的业务水平，才能最大限度保证应归档资料的完整性、准确性和及时性。

二、完善档案工作机制

如今，企业档案的种类除科技、文书、声像外，还配套了电子档案；档案的管理也由传统的手工管理发展到计算机网络管理；档案利用由提供单纯的纸介质文件到提供网上查阅、电子光盘利用等。水利工程建设规模大、时间长、要求严，在勘测设计、施工中会创造许多新工艺、新技术，工程项目建设的特点决定了工程建设项目全过程档案的成套性、专业性、动态性和现实性。详细、全面地记载其过程，充分发挥技术人员对工程的设计和施工过程最了解的优势，保持沟通，使他们在思想上重视手中资料完整性，做好日常的收集、整理、归档工作。收集工作是一个持续的过程，及时收集归档能保证其完整性，方便日后各方面调用。要求在档案管理工作中，必须从工程项目立项起开始，采取行之有效的运作机制，加强对工程建设项目档案的过程管理，确保竣工档案材料完整、准确、系统。在制订各项工作计划、合同、协议时，同时提出对档案工作的要求，做到档案工作与工程建设同步进行，确保工程建设项目档案的完整性、准确性、系统性、安全性和有效利用。

因此，尽快建立并完善企业档案工作机制，适时健全归档种类及档案管理方法，并依据档案的特点，建立多种档案提供利用方式。结合企业改革与发展的实际，实现档案工作内容、管理方法、服务手段的不断创新。

三、提高档案服务层次

围绕不同时期的中心工作，为领导层提供决策依据，结合设计要求，提供准确、有效的信息服务，变被动为主动，变间接为直接，变单一为多元，总结成功做法的基础上，不断运用新的服务内容和服务方式提高档案管理水平。

加大宣传力度，提高全员档案管理意识，使每个员工都了解、认识与支持档案工作，档案管理人员在工作中，注意腿勤、口勤、手勤，讲究热心、细心、耐心。尽量提供资料，注意用活档案，让档案从工程建设中来，再服务于工程建设中去，严格履行审批手续，切实做好安全保密工作的同时，发挥档案的服务功能，在服务中收集档案，在服务中完善档案，努力提高档案的管理水平。水利工程档案资料不同于一般的历史资料，管理好工程建设时期的档案资料至关重要。要增强服务意识，注重运用、发挥好工程档案，实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型的转变，在档案的利用与服务中体现档案价值，维护水利工程的安全运行。

四、加快企业档案信息化步伐

随着科学技术的飞速发展和广泛应用,档案管理工作正在经历以信息化建设为核心,提高档案工作效率和档案信息资源利用效果为目的的技术革命。现代技术工作对档案的需求加大，档案管理信息化是档案管理的必然趋势。如何应用计算信息智能工具和现代信息技术,把收藏档案信息开发出来,实现档案利用信息化,成为事关档案事业跨越式发展的一项重要而紧迫的任务。

近来,企业通过推进企业档案管理标准化、规范化，提高了基础工作水平并初步建成了以计算机检索体系为核心技术的档案信息化系统。档案信息运用了多媒体网络技术，将档案进行加工整理，把纸质文件经扫描仪或电子文件形成数字化信息存入数据库，加快档案管理信息化进程并提高利用率，实现档案管理办公自动化，节约大量的人力、物力和财力,效率也提高了，为管理和技术人员提供更加方便快捷的服务。电子信息的特点使得档案部门介入管理的时间比以往大大提前，档案也由原来的滞后运行变成同步管理，同企业生产经营融为一体，并直接关系到企业生产经营能否顺利进行。目前国内水利行业竞争非常激烈，为了在竞争中立于不败之地，必须运用科学管理，发挥档案作用，提高产品设计的质量。

建立和完善电子档案管理系统已成为企业的基本要求，是衡量一个单位管理水平的重要标志。现在，档案部门已采用清华紫光档案管理系统，对归档文件系统收集整理，进行数字化文档挂接，实现档案数据录入到查询一体化流程。实现当年产生的档案数据当年数字化,各单位在归档纸质档案的同时也上交电子档案归档,达到电子档案和纸质档案同步归档。电子档案涵盖档案管理、资料查询、信息利用网络化服务，具有纸质档案无法比拟的优越性。用户通过网络系统运用计算机自动检索档案信息，可以从档案号、题名、编制单位、时间、分类号、主题词等角度对录入的档案条目进行检索，以速度快、质量高、途径多的显示结果来满足利用者的不同需求，为生产、管理提供档案信息服务。电子档案支持网上浏览、下载修改输出等功能，提供再利用，形成循环往复、连续不断的过程，从而提高勘测设计生产效率，而且方便实用。

未来社会人类信息交流将是以信息化带动产业化的高速信息发展趋势。来自各方面的信息将通过高速信息网传递、交流、融合，所以加快企业档案信息化全方位建设是当务之急。单一的人员结构已不能满足档案管理现代化的需要,注意学习多方面的专业知识,建立复合型管理层次,以适应现代档案管理的需要。开发档案信息资源是适应社会信息化进程的需要,切实转变档案信息服务方式，在网络多样化环境下，将不限时、跨地域、功能快速、设定权限分类的服务，提供给各级技术人员查询，使许多繁杂的重复性劳动得到简化，进而建成检索准确和安全浏览、下载档案资源的高性能网络数字档案服务体系，全面增强企业自主创新能力,满足企业市场竞争需要。尽快地开发档案信息,以便资源利用，达到档案信息利用功能的最大化,实现档案信息资源共享。然而，共享和安全是一对难以调和的矛盾，为此，档案管理人员必须注重保密意识，认真地对档案信息作出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格管理，注意防护黑客攻击，注意防毒杀毒,切实做好电子文件的安全防护，以维护档案的安全。解决档案软件的信息管理功能，增强软件的互调性和通用性，使其通过电脑快捷地完成档案信息编辑、查询工作，提高档案管理效率。加强档案网络传输平台、档案信息收集平台、档案信息存储平台、数字信息应用平台等建设，快速高效地实现信息的再利用，发挥档案的最大价值。随着企业电子办公管理系统的发展，CAD图纸归档的规范,将形成越来越多的电子文件，因而电子文件归档与电子档案管理流程显得更加重要。加强电子档案的管理和利用已成为企业档案工作不可或缺的重要环节。加快基础信息数据库建设,引进先进的档案管理模式,并结合企业的发展和档案管理的需要,不断充实、不断完善，构建各种档案管理信息系统。建立企业档案信息共享的安全保密机制，引进和开发必要的数据库,以满足企业勘测设计人员的研发工作需要。

企业档案管理工作会随着发展不断出现新情况、新问题，企业应不断进行创新，实现档案工作理论与实践的不断深化、不断创新，建立起适应现代企业运行的档案现代化管理模式。档案管理者也要勇于挖掘自身潜力，强化利于创造性思维发展的个性特征。档案信息化建设带来观念更新、形象转变,使档案工作的内容更加丰富,技术含量极大提高,档案工作重心也转移到与信息化相关的工作上。这些深刻变化,必将对今后档案工作和企业的发展产生深远影响。