白沙水库电子文件归档管理
2010-04-08马晓琳任夫全河南省白沙水库管理局
□马晓琳 □任夫全(河南省白沙水库管理局)
河南省水利厅为提高全省水利系统工作效率,建立了河南省水利网和内部办公网。水利网络系统的建立极大地方便了水利系统单位之间、单位内部之间文件信息的传递、交流、数据共享和网上办公。白沙水库管理局建立了局域网,实施网上办公,实现办公自动化,充分利用计算机及网络系统开展工作,产生了大量的电子文件。电子文件,是指人们在公务活动中形成的,以数码形式存储于磁带、磁盘和光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文字材料。白沙水库管理局档案管理虽通过“国家二级认证”,获得了河南省档案管理先进单位荣誉,但将日常工作中产生的具有参考和保存利用价值的电子文件进行归档管理,是目前白沙水库档案管理工作面临的新课题。
一、白沙水库电子文件的产生
白沙水库管理局现有7个内设机构、2个二级单位,档案数量大,种类多。1994年白沙水库管理局开始使用计算机开展工作,当时全局仅有1台计算机是为财务科配备。办公室利用同一台计算机输入打印红头文件,其它材料用手书写,产生极少量电子文件。1999年,白沙水库管理局计算机发展到5台,办公室配备计算机1台,用于局机关文件打印;水库管理处2台计算机,一台用于汛期洪水调度,一台用于专业技术资料的打印和观测资料的整理;灌溉管理处1台计算机,主要用于文件和技术资料的打印,生成的电子文件数量有所增加。2001年,白沙水库开始向电厂供水,单位经济条件明显好转,目前白沙水库管理局计算机数量发展到40多台,副科级以上干部和各业务科室均配有计算机,电子文件大量产生。白沙水库管理局机关、水库、灌区分别相距约30km,单位内部文件处理周期长,网络的飞速发展,改变了该现状。白沙水库管理局建立了网络系统,从单机到小型机网络再到目前水利系统微机联网,全局实行网上办公,实现了白沙水库管理局与省厅、水库、灌区及各科室的联网,办公自动化几乎覆盖了白沙水库内部办公的全过程。全局计算机处理业务由当初的文档管理、数据计算发展到网络系统上的文件交换、信息传递和资源共享,电子文件大批量生成。
二、白沙水库电子文件的种类
白沙水库管理局生成的电子文件,按“文件来源”分类可分为:管理局局属各单位网上报送的各类电子文件、管理局机关在各项工作中产生的电子文件、通过水利系统网络平台产生的电子文件;按“载体”分类可分为:电光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件;按“数据的表现形式”分类可分为:字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文件与声音文件。
三、白沙水库电子文件的处理
白沙水库管理局由单机上网发展到单位内部网络系统的建立,公文处理由传统的手工操作逐步发展到在内部办公网上处理。制发文件一般在计算机上拟稿,通过网络传输给分管领导修改、局属各单位负责人定稿,最后传输到办公室文秘部门审核与用印的纸质文件无误后,发布到河南省白沙水库管理局内部办公网。管理局领导、各科室和各部门在内部办公网上进行传阅、学习和落实。上级文件凡是河南水利内部网上的文件,白沙水库管理局直接在水利网上进行学习和执行;纸质文件由办公室文秘人员制成影像文件后发至白沙水库管理局内部办公网,所有文件在内部办公网进行传阅、批办和督办,或在计算机上登记、打印收文签送领导传阅。各部门之间根据工作需要将电子文件通过网络传阅、交流和使用。
四、白沙水库电子文件的管理
为加强电子文件的管理,白沙水库管理局综合档案室,配备了计算机、激光打印机、复印机、扫描仪、防磁柜、去湿机等设备,保证了电子文件载体保管条件的特殊要求,即:适宜的温湿度、防止灰尘、防止外来磁场、防止机械震动、防止光线和有害气体的影响。白沙水库管理局形成的电子文件是按年度、组织机构、保管期限进行组盘,综合档案室将盘上内容以统一的格式建立数据库,并建立盘内文件目录。上级下发的纸质文件由综合档案室扫描成电子文件,确定密级和保管期限,加上档案管理信息,存入磁盘或直接进入档案数据库。白沙水库管理局综合档案室建立了数据库,开发了档案管理目录检索系统,计算机单机版和网络版软件,获得了河南省档案科技进步三等奖,已于2007年3月装机使用。白沙水库管理局综合档案室授权后,档案利用者不受时间和地点的限制,通过网络系统可以直接利用档案管理目录检索系统查询白沙水库管理局档案。
五、提高电子文件归档管理的建议
(一)加强收集积累。电子文件收集是做好电子档案管理工作的基础。各单位日常形成的电子文件要及时以邮件、硬拷贝等形式向档案室移交。综合档案室要经常与各部门沟通,及时接收新的电子文件。电子文件的重要修改内容要及时收集。无纸质的电子文件,在收集过程中要制成纸质或者微缩品,以免系统发生意外时电子文件丢失。
(二)严格整理归档。综合档案室首先对收集的电子文件进行整理、鉴定、著录标引、格式转换,然后建立数据库,结合单位情况对电子文件进行科学分类,并认真登记。计算机网络系统和载体传递的电子文件,均拷贝一套保存,并对这套电子文件的软、硬件环境作以标注。电子文件归档要确定归档范围,明确归档时间,规定归档份数。
(三)统一载体归档。经鉴定电子文件需长期保存,就应选择性能稳定、有发展前途、价格便宜、容易检测、显示还原方便、能长期保存的载体。白沙水库综合档案室一要将整理好的电子文件直接存入磁盘或光盘;二要通过数据压缩工具对办公内上应归档的电子文件,按照统一、规范的方法进行压缩,刻入磁、光介质上;三要在白沙水库局域网或其他网络系统下采用备份系统归档;四要对应归档的电子文件进行统一测试,做到载体统一,归档齐全。
(四)电子文件与纸质文件同时归档。单位产生的电子文件、纸质文件转化为档案均采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。归档时使用不同的编目方法和存贮装具。综合档案室应在每一卷纸质档案的卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,便于利用。
(五)加快档案人员的培养。档案管理人员必须具备档案管理、计算机应用和自然科学基础知识,培养适应现代档案管理人员是当务之急,必须引起单位领导的重视。一是招收专业人才;二是对现有档案工作者进行相关知识培训。