低利用率文献储存库的经济性研究*

□赵伯兴 郑春汛

1 引言

近年来,国外低利用率文献储存库建设的快速发展证明,文献合作存储作为实现馆际文献重复数量最小化的经济方法,不仅引起了各国图书馆界的兴趣,也得到了各国政府的普遍认同[1]。从而使得高密度储存设施已经进入各图书馆并成为管理和控制馆藏的主流。从整个图书馆系统来看,高密度储存方式是拓展馆藏存储能力、安全保存印刷型学术馆藏的有效途径,是研究图书馆甚至整个图书馆界调节馆藏储存能力的最佳方法。同时越来越多的图书馆人认识到,储存图书馆已经不再是图书馆的辅助系统,它应该并且必须在保存和提供研究资源方面发挥更大作用。

文献储存库主要通过以下三个方面实现文献的经济性存储:首先,采用先进的高密度储存系统节省大量空间;其次,消除重复的馆藏文献和永久性剔除冗余文献,不但节省了大量空间,也节省了对冗余文献的保存费用;再次,文献合作储存库聚集文献,增强了文献的供应能力,并扩大了馆藏利用的覆盖面,进而产生出乘数效应,通过文献资源的共建共享减少重复馆藏,实现最经济的文献储存。为了确保馆藏文献遗产的储存既具有成本效益,又安全并尽可能方便读者获取,这就需要在系统或者区域范围内,使用先进的信息技术支持数字发现和传递印刷型馆藏,并明确地规定保存文献的册数,以便实现长期保存文献的费用最小化。

2 储存库构建模式的经济性分析

节省存储空间既是实现文献存储效益最大化的目标,也是吸引各图书馆参与合作存储的动力之一,因此,各图书馆无论新建还是改建储存设施都会努力追求文献储存空间利用的经济性。由于不同的文献储存库模式在提高经济效益方面具有不同的作用,图书馆应根据实际情况选择适合的储存模式。

2.1 模块化储存库模式

哈佛储存库作为有效的储存模式不仅影响了美国而且影响了全世界整整一代储存库的设计和共享。以哈佛模式为代表的储存库在建筑设计上,采用了模块化设计。即可以根据需要增加储藏单元,这样一来储存库就能够随着文献数量的增长,不断地通过增建模块扩展文献存储的容量。由于共用的区域(卸货区、加工区)已经到位,扩建模块的费用相对低于初建时的费用。由于土地成本方面的差异,近几年哈佛模式储存设施的建设费用在450—780万美元之间,因此,根据不同的建库规模和地点,保存每册图书所需投入的建筑费用约为 3—4美元。每个建筑模块可容纳100至200万册文献[2]。目前北美的大多数高密度储存设施通常都是按照哈佛模式设计的(68个储存库中有38个,占56%)。哈佛模式能够以最低的投入实现最大的存储和利用效益。

储存库中通常安装可调节的高层书架,可以按照文献的开本大小或者存放的要求调节高度,从而克服了传统书架普遍存在的书架空间浪费现象。并且书架与书架之间、文献与文献之间留很小的空间,达到最大的存储密度。通常储存库每平方米可安装13.81米书架[3],普通书库1平方米安装6.6米标准书架(非密集式)。储存库中1米书架平均上架图书373册,常规图书馆每米书架上架图书145册。另据统计,常规图书馆1000平方米空间储存近10万册图书,而相同面积的高密度储存库则能存储150—200万册图书[4],高密度储存设施的文献储存能力通常是常规图书馆的15至20倍。且随着文献数量的增长,储存库还能够不断地扩大存储的容量和能力,加之外部储存库建在郊外,土地价格便宜,每平方米存储的费用仅为7.50-3.00英镑(不包括提供和获取文献的成本费用)。因此,一般储存库存储文献的费用只有常规图书馆的1/6-1/5倍,而外部储存库保存文献的费用仅是常规图书馆保存同样体积图书的1/13[5]。

2.2 地下储存库模式

储存库建于地下能够克服土地价格昂贵和地表建筑密度过高等多种不利因素,同时还具有防灾、避震、恒温和恒湿等地面建筑所不具备的特点和潜在价值。例如,位于东京都千代田区的国立国会图书馆,是日本最大的图书馆,目前拥有藏书约800万册。为达到长期保存文献的目的,馆内大约一半的图书被收藏在新馆中。新馆东西长约为148米,南北长约为43米,地上4层,地下8层,最深处达地下30米,书库常年保持22摄氏度室温和55%的湿度。由于储存库建在地下,虽然可以避免阳光辐射对文献的损害,但是,封闭性的特点又有可能造成不容忽视的安全缺陷。由于缺少直接与外部通风的窗户,一旦发生地震或火灾时,火焰、浓烟等对人的危害程度远超过地面;而且地下空间易发生洪水倒灌、地下水浸漏等问题,这是建设地下储存库必须考虑和克服的要素。

2.3 旧库改造模式

在经费比较紧张的条件下,利用其他建筑改建成储存库也是解决空间危机的途径之一。例如,阿姆赫斯特大学为了解决文献存储的空间问题,仅花了51万美元购买了面积44000平方英尺的原战略空军指挥基地,该基地距离阿姆赫斯特校园五英里。改建后的基地为图书馆提供了最经济、稳定、环保、安全的文献保存地点。阿姆赫斯特学院董事会决定,将翻建后的基地租赁给五个学院,其中包括辟出基地的一部分8000平方英尺用作储存库。年租金为48000美金,在开始的10年中租金维持不变。每年的维修费为9300美元并每年提增4%。第一年储存库预算的运行成本为210800美元。预计第一年末在储存库中储存15万册文献,每一册文献的平均成本约1.40美元,随着被存储文献数量的增长以及工作的有序化,工作人员数量逐渐减少,至今平均保存每册书的成本已经降至0.40美元[6],这已经非常接近部分大型储存库的平均成本。虽然,旧建筑改造具有费用低、见效快的特点,但是也存在着原有结构难以改造等局限性。因此,使用旧建筑物不一定是建立储存库的最好办法。在有些情况下宁可建造特定的建筑来实现节省存储空间的目的。

2.4 租赁模式

为了满足图书馆存储低利用率文献的需求,租赁费用比较便宜的校外空间也是英美等国家解决馆舍不足的途径之一。一馆或者多馆合作租赁校外房舍用作储存库,可以原封不动地保存原有的全部文献,从而节省文献复选的劳动力费用,并且租赁空间的平均单位成本明显地低于新建储存图书馆的费用。单位成本包括工作人员、网络和设备、传递、提供和复制文献的费用。如表1所示,租赁方式可以免除建筑费用从而潜在地降低文献存储的成本[7]。

表1 北欧调查研究中显示的文献服务的单位成本

但是,尽管租赁比新建或者改建储存库省力、简单和节省费用,然而,也存在着无法改变原有建筑结构、存储文献的密度不高等问题。尤其在临时性解决存储空间的思想的驱使下,往往不能从减少馆际重复文献、采用统一排架等角度思考提高空间利用的途径,各馆在建立联合目录揭示文献馆藏和合作管理存储文献方面也缺乏有机的合作[8]。因此,尽管该模式也是满足各图书馆文献存储需求和解决区域性共享存储文献的一种方案,但是,从区域整体节省存储空间的角度所产生的效益非常有限,只能是在没有完全实现经济成本核算,以及强有力地减少图书馆空间和储存费用压力条件下的一种临时性措施。此外,由于租赁方式经常会受到各种不确定因素的影响,图书馆很难从馆藏建设发展战略的角度作出长远的安排。

3 储存库服务的经济性

服务成本和效益是考察储存库经济性的一个重要方面。首先,合作管理储存库文献和服务可以节省人力资源。例如哈佛大学储存库每百万册文献只需配置2至4个工作人员,每年另雇10名助理处理大约60万册入藏的低利用率文献,及10万册文献的检索和提供服务。与校内图书馆平均每百万册图书配置75个工作人员相比[9],储存库可以节省较多的人力资源。为了改善和提升储存库的服务功能,目前世界上大约17个储存图书馆使用了自动存储和检索系统(ASRS),其中大部分是近5年建立和使用的。ASRS与图书馆OPAC系统相连接,加快了将用户的文献请求自动生成检索的速度。

虽然建造和运营ASRS的费用通常高于哈佛模块化模式,但是明显低于传统图书馆建设相同空间的费用。不包括建筑结构本身,ASRS的机械费用每一排超过100万美元,因此,使用ASRS系统后每一册文献的费用将增加4美元[10]。尽管使用ASRS的直接成本比较高。但是,ASRS系统操作简单,对工作人员的业务技能的要求较低,一般的学生助理就能利用ASRS处理读者的文献请求。同时,ASRS设施具有适应馆藏增长的能力。因此,使用ASRS能够加快服务速度、提高服务质量的特点很受大学管理者的青睐,不少储存库和图书馆建立了ASRS,包括挪威国家图书馆、日本国立国会图书馆、斯洛文尼亚国家图书馆等也都使用了ASRS。计划建立ASRS的芝加哥大学图书馆甚至指出,大学将建设ASRS看作是“如同投资实验室对科学的支持一样,使用ASRS是图书馆支持人文和社会科学的一项投资”。基于ASRS具有高效使用储存空间和快速检索的功能,所以尽管购置ASRS的一次性投入较大,但是从节省人力资源,减轻劳动强度和提高服务效益的角度,在合作储存图书馆和储存设施中使用ASRS系统还是值得倡导的。

其次,储存库服务的单位成本低,对用户文献需求的满足率高。通过对国外储存图书馆与馆藏规模考察的结果发现,由于储存库充分聚合文献供应和需求,与其他图书馆相比,无论服务的满足率还是服务的效益都有一定程度的提升。以芬兰国家储存图书馆为例:2002年用户提出52000次文献要求,提供外借3.7万和1.5万册文献复制服务。满足率达到96.2%(见表2),服务的单位成本(馆际互借的直接费用/请求)仅是大学图书馆的三分之一(见表1)[11]。因此,各级储存库不仅可以视作在不同范围内提供研究信息和其他文献资料的基础,同时也是馆际互借的重要支柱和读者服务的重要保障。

表2 大学图书馆与储存库用户文献满足率比较表[12]

4 储存库文献保护的经济性

民国图书及解放初印刷出版的部分图书目前损坏严重,已不能承受正常使用的情况说明,酸性纸印刷的图书在缺乏温湿度控制的普通书库中最多只能保存100年。而储存库针对文献的稀缺性、无复本、利用率低、年代久远、外观容易受损、易受细菌污染等特点,保证这些文献的安全性和完整性、延长了它们的寿命。储存库构建的保存文献的良好环境对延长文献生命周期产生的作用也可以看作重要的效益指标之一。为了更长久地保存各种文献载体,储存库通常都采取了温湿度控制等一系列措施,构建良好的文献保护环境[12],不仅适合保存纸质材料,也适合存放电影胶片、缩微胶卷和磁带等其他文献载体。良好的保护环境利于稳定文献的物理状况,并能延长它们的使用寿命,在储存库环境中,纸质文献至少可以有效地保存250年。

5 构建分布式合作储存模式的经济学意义

与传统图书馆相比,储存库在文献储存密度方面的优势是不言而喻的。随着图书馆作为信息空间理念的提出,信息社区要求各图书馆放弃长期以来各自承担的保存和提供低利用率文献的作用,置于整个地区范围内考虑长期保存文献的效益问题,这种观点将从根本上改变看待储存图书馆的经济学观点,促使分布式合作储存模式应运而生。

Web 2.0和分布式信息技术在图书馆中的广泛应用,推动了区域文献存储模式的演变和共享的进程。随着越来越多的用户期望超越图书馆的地理位置,享受更多的服务和获取更多的文献资源,图书馆正在实现从文献收藏向文献存取的转变,以及从自行采购、存储文献向合作采购、存储的实践转变,并且下列环境的构建为图书馆实现分布式合作存储文献资源奠定了物质基础:

谷歌百万册文献数字化计划不仅使成员馆可以下载大量的数字文献,添加到自己的联机目录中,而且能够在谷歌图书搜索平台上进行检索和显示(受版权限制)。此外,谷歌提供的API,允许图书馆目录链接到谷歌图书进行搜索,进而允许用户通过检索本地图书馆目录就能够直接连接和利用馆藏中的电子版图书。进而允许读者下载需要的电子文献,或者请求从储存库中获取纸本图书。因此,各图书馆已经能够使用电子文献替代印刷型文献。

多伦多大学、波士顿图书馆联盟、加州大学系统的校内图书馆等实施的开放内容联盟规划,以低成本、高通量扫描不受版权限制的图书的方式,建立专题网络文献馆藏。扫描的文献既能够通过互联网开放图书馆网站进行检索、显示、下载和打印,也能够使用APIs整合到其他机构的数字图书馆馆藏中。

国内的大学数字图书馆国际合作计划(CADAL)和超星公司、书生公司等企业也数字化了数百万册的中文图书。

小型图书扫描和复印设备作为文献存储设施方面的突破性技术和服务,为图书馆以数字化方式传递文献和网上存取文献奠定了物质基础,尤其被称为图书的“ATM”机的 Espresso复印机的广泛使用,使得图书馆既能够对不受版权限制的大量图书通过扫描实现数字化,又能够以按需印刷的方式提供读者使用。印刷装订一册图书不到10分钟,费用低于10美元,并可以与其他数字资源储存库联网的特点,为建立文献储存库网络创造了非常好的技术条件。

构建分布式印刷型文献储存库,成员馆可以通过比较馆藏,作出是否保留、存储或者剔除馆藏复本的决定。因而各成员馆可以根据本地存取和保存文献的条件和政策,在地区、国家甚至国际拥有的文献资料的宏观背景下对自身拥有的馆藏作出剔除还是送储存库保存的决策。尤其是在联盟范围内得到永久性保存文献保证的条件下,更有必要作为文献提供者参与合作储存,有力地保证储存库聚合文献的完整性,以及作为用户获得文献共享的补偿,并将文献管理和使用的费用降到最低的程度。因此,建立分布式印刷型文献储存库,既允许储存库从地区图书馆整体发展的角度思考印刷型文献的长期保存问题,也允许各图书馆从自身发展的角度对低利用率文献作出符合成本效益的合理处置。

6 合作建立低利用率文献储存库应遵循的原则和方法

图书馆长期保存文献的可靠性和经济性的责任,要求其从平衡本地用户需求与整个系统用户需求的角度寻找方法和对策,同时国外的大量理论研究和实践也证明,在不同的国家和地域可以采用不同的文献存储摸式[13]。由于各图书馆所处的地理位置不同、规模不同、馆藏资源的数量不同、馆舍条件和经费保障能力不同等诸多原因,导致合作储存的动机和态度迥异。因此,在建库模式的选择上应该根据各馆的具体情况采用多元化的方式。基于不同方式构建文献储存模式既有利于国家合作储存网络的建构,同时也能弥补单一模式存在的某些不足。从经济性的角度选择储存模式应该遵循下述原则和方法:

(1)在国内图书馆馆藏复本多、馆际重复严重的情况下,各馆应该更加广泛地共同关注长期保存印刷型文献的经济性问题。网络技术和复印技术的发展已经为跨越时间和空间共享文献资源奠定了基础,储存库中的印刷型文献已能够实现数字化传递。因此各图书馆应该转变传统的文献保存观念,实现从“以防万一的”实体模式向“即需即存取”的虚拟模式发展。

(2)节省空间和经费的着眼点应该基于整个系统或者整个地区图书馆的原则。只有推广到整个系统或者地区乃至全国,将可能有用的印刷型馆藏实现整合,实现聚合文献供应和需求,才能充分显示储存库节省空间和费用的巨大潜力。国外的大量实践证明,合作储存覆盖的地域范围越大,参加的成员馆越多,节省的空间就越大,文献存储和服务的单位成本就越低,产生的效益就越大[14]。因此,应该基于现有的合作基础,吸引更多的图书馆和信息机构参与研究性资源的合作存储。

(3)无论采用何种合作存储的模式,馆际必须加强协调,并且以协议的形式规定成员馆的义务和责任,以便在保证节省空间和拥有的文献覆盖面拓宽的条件下,既规避剔除文献的随意性,又能防止保存的自留本如普通文献一样流通而造成某些文献永远失去的风险。因此,为了给子孙后代保存研究资料,特别是在各图书馆实行文献开架流通的环境下,必须通过合作储存的方式在合适的环境中最起码保存一册自留本[15]。

(4)在国内大多数图书馆的馆舍还不具备长期保存纸质文献载体的条件下,合作存储要保持经济有效地持续发展,就要进一步破除狭隘的本位主义,建立互惠互利的合作,要使合作储存库提供的文献和获取途径是充分的而非限定的、全面的而非经选择的、立即的而非延迟的、整体的而非支离破碎的。

(5)共享文献存储空间是馆藏建设的一种新思路[16]。储存文献的共享和共有的思想具有真正的经济学意义。低利用率文献的长期搁置、无人使用只能增加存储的费用。因此,通过共享存储空间规避文献重复保存是减轻成员馆文献存储负担,进一步提高办馆效益的重要途径之一。

合作建立储存库是实现馆藏能力最优化的有效手段。特别是在实现大规模数字化的环境下,图书馆个体保存印刷型文献的费用肯定高于多馆联合储存的成本。因此,在数字时代评价图书馆竞争力的标志是服务能力而不是馆藏数量的条件下,参加合作建立文献储存库是提升文献服务能力,扩展读者文献需求范围,改善馆舍条件,乃至增强本馆核心竞争力的重要途径。

参考资料

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