昆山市供电公司档案工作

□嵇 燕 张 琪

昆山市供电公司负责昆山市行政区域内电网建设发展和配合地方政府对电力市场运营监管。公司营业区辖1个国家级开发区、3个省级开发区和10个镇，拥有营业用户57.89万户，容量合计1044.59万千伏安。公司先后获得国家能源部颁发的“电力‘三为’服务达标单位”，国家电力工业部颁发的“农村电气化县”，国家档案局颁发的“企业档案工作目标管理国家二级”，国家电网公司颁发的“双文明单位”、“新农村电气化建设先进单位”，中华全国总工会、国家安全生产监督管理总局颁发的“全国‘安康杯’竞赛优胜企业”等荣誉称号。

昆山市供电公司档案室成立于1989年4月，收藏档案16669卷、7618件，涵盖文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、声像档案、实物档案六大类，内容包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、工程建设等。公司档案工作在总经理陆兴泉的直接领导下，狠抓业务规范管理、信息网络建设，为公司的各项工作提供大量有价值的档案信息，充分体现“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的现代企业档案管理理念。

一、领导重视是关键，进一步加强组织建设。

第一，昆山市供电公司领导历来重视档案管理工作，按照“统一领导、统一管理、统一规范、统一标准”的原则，对档案管理工作实行“三纳入”，即纳入公司发展规划，纳入公司规章制度和工作流程，纳入有关部门和人员的职责范围。第二，在档案室的规划建设上，公司领导从新大楼设计之初就按照档案库房标准进行严格要求和施工。在办公用房紧张的情况下，特意调配一个楼层供综合档案室专用，企业另外投入近20万资金建立荣誉陈列室，集中展示企业发展历程、工程建设、企业文化、所获荣誉等，成为宣传企业形象的窗口。第三，在档案管理网络建设上，公司根据机构设置情况，规定每个部门确定一名兼职档案员，配合专职档案员做好公司档案的收集、整理、归档和利用等工作，形成上下联动、左右贯通、纵横结合的现代企业档案管理三级网络体系。

二、统一标准是抓手，进一步建立健全档案规章制度。

经济的发展和电力工业的日新月异，对现代企业档案管理制度提出了新要求和新标准。昆山市供电公司按照国家和江苏省有关标准，结合公司实际，修订和完善了文书档案、科技档案、会计档案、电子档案、“三纳入”、“四参加”等管理制度。并专门制定《昆山市供电公司工程档案管理办法（试行）》和《工程建设项目档案归档范围和综合期限表》，对工程文件材料的收集、分类、整理、交接验收等制定统一规范，使得各施工单位在整理项目材料时能做到有章可循、有制可依、职责分明，从而有效提高归档案卷的质量和数量。另外，公司档案室将公司档案管理制度、科技档案管理制度、设备开箱制度、电子文件归档管理实施细则（试行）、档案管理考核细则等整合汇编成《昆山市供电公司档案工作管理制度汇编》，有利于对公司各类档案管理流程和制度进行进一步梳理和细化。

三、业务规范是保障，进一步抓好档案工作各环节。

档案室在人手少、任务重的情况下，积极努力展开各项工作，为档案五星级创建做好准备。首先，按照国家能源部印发的《电力工业企业档案分类规则》的要求，严格执行《归档文件整理规则》、《国家档案局第8号令》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案管理办法》、《照片档案管理规范》等有关标准，编制了《昆山市供电公司档案分类方案》和《昆山市供电公司文件材料归档范围和保管期限表》等，以确保档案的完整与准确。其次，昆山市供电公司在新形势和新机遇的挑战下，积极转变观念，与时俱进，经常送公司相关档案人员出去培训，让他们既学习档案业务知识，也学习相关计算机以及企业管理知识，切实提高档案工作者自身业务素质和综合能力，使其成为能适应现代化电力企业档案管理的复合型人才。

四、有效利用是目的，进一步推进档案信息化开发。

昆山市供电公司树立服务意识，强化服务职能，充分发挥电力档案的利用价值，为公司各项工作提供优质服务。公司安装了江苏省电力公司数字档案馆系统软件，将2008年前的会计档案和工程科技档案目录输入数字档案馆，并对2008年前的文书档案、工程科技档案、工程图纸、照片档案等进行了全数字化扫描，共计扫描13万张。该数据库还与江苏省电力公司的数据资源库相衔接，具备权限即可互相登录查阅所需信息。数字档案室的建立，全面实现了公司档案的科学化、精细化、规范化管理，大大提高了档案的查询和统计效率，为企业各项工作提供优质、高效、便捷的服务。

例1：利用科技档案，节约工程设计费用。1994年，生技科利用35千伏城北变电站图纸，为设计35千伏石牌变电站提供工程套用模式，节省了设计工作中的人力、物力，为工程施工争取了宝贵时间。该工程设计费为17.8万元，档案利用实际效益节约15.82万元。

例2：查阅档案，减少经济损失。1994年5月18日，档案人员在现场工作时，对该变主变基础的承载力有疑问，当即查阅了主变开箱资料、地质资料和基础设计图，经仔细核对、计算，证实该基础设计有误，及时提交了一件报告，引起了设计、施工单位的高度重视，经设计院修改，采取了加固措施，消除了一个重大事故隐患。若不及时纠正，主变基础将发生下沉或倾斜，。经各专业人员预测：若运行后再加固，需停电32天，直接经济损失209.896万元。经利用科技档案减少了经济损失，档案利用实际效益41.98万元。

例3：利用档案，作历史凭证。1995年10月16日，在土地清查评估工作中，起先发现我局局本部土地所属权凭据不足，经过档案室多方反复查找，虽然局本部几经变化，但档案以清楚的文字、图形、章检证明，在民国35年就拥有4866.67平方米土地，1958年12月当时县长又亲自批复12283.33平方米土地，使土地局不得不认可我局本部的土地所属权。若没有档案提供的凭证，按国家现行的征地规定，我局需补办支付土地补征费13.2万元。利用档案作历史凭证，档案利用创造实际效益10.55万元。

例4：利用科技档案，为变电站设计改造创造效益。2002年2月28日，根据变电站安全技术措施要求，110千伏玉山变需加装消防报警装置，利用档案室的保存的平面建筑图，节约工时1个月，节省资金9万元。

例5：为昆山市年鉴和统计年鉴提供档案。自2007年10月至2009年10月，累计为昆山市年鉴编委会提供图片10张以上，公司信息文字近2000字，为年鉴提前出版作了铺垫。

例6：利用科技档案，为国网公司集约化发展作贡献。2009年11月，根据省供电公司集中检修要求，为苏州供电公司变电检修中心提供昆山地区8个220千伏变电站、12条220千伏线路的施工图和各种试验报告等。公司档案室花费了大量的人力投入配合生技部门查找资料，共投入两个月的工时，并为图纸及资料的印刷投入了大量的财力，有近20万元的投入，为公司今后的发展提供了不可估量的价值。

企业档案记录了一个企业历史发展历程，是企业的宝贵财富，是一种无形资产。随着市场经济的飞速发展，我们需不断改进和完善电力企业档案管理工作，努力使档案工作在实践中与企业的发展保持同步，保持生机和活力。