新时期电信企业档案信息资源的合理利用

□ 汪学勋 王立志 翟金霞 季晓芳

一、电信企业档案信息资源利用的意义

电信企业档案是电信企业在生产经营、网络建设、日常管理中形成的作为原始记录保存备查的信息资料，分为管理、科技、会计、特殊载体、资料等五大类。电信企业档案记述和反映了企业的技术变迁、设备升级、网络建设、科研开发、基础建设、生产经营、日常管理、品牌开发、绩效考评、荣誉记载、企业文化、队伍建设、财务状况等重要内容，集中体现了企业技术日新月异的变迁节奏，展示公司从小到大、从弱到强的发展历程，是企业的信息资源和知识宝库。因此，加强企业档案信息资源的合理利用，服务于企业生产、经营、管理、发展等各个领域，有助于电信企业在全新的发展环境下正确认识企业面临的形势、合理评估企业的自身实力和市场竞争中所处的位置、正确决定企业的发展方向和经营思路、有效维护企业在市场经营活动的正当权利和利益，对保持电信企业持续健康发展具有十分重要的作用和意义。

二、电信企业档案信息资源利用的现状

目前，很多电信企业对企业档案的作用认识不足，认为企业档案只是些无用的“故纸堆”，不能给企业带来直接的经济效益，只要妥善保管、长期保存就行了。因此，在档案实际管理工作中，将档案管理工作作为一项任务来完成，被动应付，满足于对档案资料收编整理、登记造册、入库封存等档案管理基础工作，对本企业档案信息资源的开发与利用工作重视不够，未能充分发挥档案在企业生产、经营、管理中的效能和作用。

三、电信企业档案信息资源利用的途径和方法

实施档案管理最终目的在于利用，只有把档案信息作为依据、凭证或参考资料直接用于生产、经营、管理、维权等实际工作之中，指导、促进各项工作任务的顺利完成，不断提升企业生产、管理部门工作效率，赢得最佳经济效益和社会效益，才能充分实现档案信息的使用价值。

在近年的生产经营实践中，各级电信企业档案管理部门加强与生产、经营、管理部门配合联系，积极参与企业经营管理，加强档案利用服务，积累了丰富的工作经验，探索出“利用预测、利用服务、利用反馈”的工作思路，实现档案利用的闭环管理，促进档案信息资源利用层次和效果不断提升。所谓利用预测，就是根据电信企业阶段性工作计划，配合下一阶段工作重点，结合以往档案档案利用规律，梳理即将需要提供档案信息的部门、人员和信息内容、时间要求，并与相关部门沟通确认，开展主动性档案信息利用准备工作。利用服务，即在服务方式上，要以方便档案利用者开展工作为原则，可以提供咨询服务、项目服务、跟踪服务等多种方式服务；在具体服务方法上可提供现场借阅、资料复印、档案系统网上查阅、送档服务等。利用反馈，即高度重视利用者利用档案与编研成果的效果反馈和对档案部门服务工作的反馈，及时听取档案利用部门及个人的意见和建议，并根据批评建议等反馈意见，不断完善档案利用工作及档案管理工作的相关环节，形成以利用促管理、以管理促提升、以提升更好地服务于利用的档案利用良性循环，促进电信企业档案管理利用水平的不断提升。与此同时，电信企业要通过各种途径大力宣传档案利用的重要意义和在生产经营工作中的巨大作用，加强档案利用的典型事例的案例剖析和推广宣传，在企业内部形成重视档案利用的良好氛围。

四、电信企业档案信息资源利用的实践应用

电信企业是技术密集型企业，具有网络规模大、服务客户多、员工数量多、技术更新快等特点，这就为企业档案利用提供了广阔的天地。

在宣传教育上，企业档案以邮电历史实物、照片、文件、史志等多种形式，完整展现企业发展变迁历程，全面展示老一辈电信人的奋斗历程，对内激励广大员工自强不息、奋发进取，对外展现电信企业实力和风采。

在法律维权时，企业档案是线路、设备、房屋等资产评估必不可少的重要依据，是处理产权纠纷中历史凭证的唯一提供者，是企业在经营过程中依照合同维护自身正当权益不可或缺的举证资料。

在商务谈判中，企业档案可以为客户经理提供有效的经验法则，便于谈判人员了解对手情况，正确把握谈判底线，在谈判中掌握主动，达到合作双赢的目的。

在经营管理上，可以帮助企业了解历史和现状，结合企业实际作出正确的决策，避免走弯路，节约人力、物力、财力。

综上所述，各级电信企业要结合电信行业的发展趋势，摆脱传统观念的束缚，以科学的发展观进一步加快档案信息化管理进程和档案信息资源开发利用步伐，使企业的档案信息开发与利用工作充分满足经营发展的需要，更好地适应电信行业日新月异、一日千里的发展节奏，为企业在激烈的市场竞争中作出更大的贡献。