图书馆电子阅览室的服务与管理

2010-03-23周美蓉

图书馆研究 2010年4期

周美蓉

（深圳市福田区图书馆，广东深圳 518034）

在信息时代的今天，随着因特网的迅速推广、普及以及电子报刊、电子图书等电子信息资源的激增，图书馆以纸质文献流通阅览为主的传统服务方式已受到巨大的挑战，原有的阅览设施已经不能满足读者多样化的信息需求。因此，建设电子阅览室，利用网络信息资源为读者服务，已成为图书馆适应新形势和满足读者新需求的重要举措。然而，有的图书馆对电子阅览室的服务功能还缺乏正确的认识，有的图书馆对如何管理电子阅览室还缺少有效的方法，从而导致一些图书馆电子阅览室的服务偏离了图书馆的服务方向。正确认识和有效管理电子阅览室，为读者提供快捷的信息服务，是图书馆必须加以重视的问题。

1 电子阅览室的建立

电子阅览室是指以计算机技术、网络通信技术为基础，集电子型文献阅览、咨询、培训、服务为一体的现代化多功能阅览室。与传统阅览室相比，电子阅览室从内容到形式都发生了巨大的变化。它改变了过去那种独立的藏书机构和单一的纸质藏书模式，而是利用计算机及网络为读者提供快速、准确、大范围的服务。电子阅览室的优势主要表现为：馆藏资源更加丰富，它使图书馆提供给读者的资源范围从传统的报刊、图书扩展到电子出版物和网络信息；馆藏范围也从现实馆藏扩充到虚拟馆藏；检索效率得到提高，计算机检索比传统手工检索更快、准、新、全；读者范围得到扩大，服务对象由到馆读者扩充到所有询访图书馆网站的网上读者。

建立电子阅览室需要配备一定的硬件设备、软件系统和各种电子资源。电子阅览室的硬件主要由服务器、大容量的存储设备、网络传输与交换设备、用户终端等构成。一般应配置多媒体计算机、因特网信息服务器、磁盘阵列、交换机、网卡、超五类双绞线、打印扫描投影等设备。主服务器存储系统、交换机等关键设备最好选取比较成熟、先进、易扩充和性价比较高的产品。

电子阅览室的软件系统包括服务器操作系统、客户端操作软件、防火墙等。服务器操作系统应选择开放性、兼容性、安全性好以及管理简便灵活的系统。目前，电子阅览室一般采用的是Netware和Windows NT系统。客户端采用的操作系统以Windows系列为主，如Windows 2000、Windows XP等。

电子阅览室的电子资源主要来源有：购买电子报刊或电子图书数据库、对现有馆藏文献进行数字化处理、搜集网络信息。

购买的电子报刊或电子图书数据库往往是电子阅览室电子资源的主体。因此，数据库的购买要符合需求实际，并有稳定的读者群。由网络数据商和出版商提供的数据库种类众多，为了保证数据库质量，要依据一定的数字资源评价体系进行指导。比如，要对数字资源品质、数据库的收录年限、收录数量、分类方法、检索方式、功能及检索结果等进行对比分析。对试用期内的数据库用户访问次数、下载次数和用户满意度要进行跟踪调查，以判断该数据库的使用效果，避免“死库”的产生。科学、高效的电子资源建设，能够提高学术信息资源的供给和保障，从而提高图书馆的信息服务水平。

对现有馆藏文献进行数字化处理，是图书馆信息资源建设的重要内容，它包括对纸质文献和非纸质文献（录音带、录像带等）的数字化建设。对现有馆藏文献进行数字化处理要设定录入标准、用户评估、存取性能等指标，以便对馆藏文献进行筛选，这样才能保证馆藏数字化的价值。

网络信息包罗万象，蕴含丰富的价值，但往往零散无序。要充分利用网络信息，首先要对网络信息进行专门地搜集。搜集网络信息，必须了解国内外相关机构和科研院（所）的网站、专题门户和相关论坛。搜集网络信息，有助于图书馆向读者提供相对集中、有序化的最新研究动态和学术资源。因此，网络信息搜集，应该是学科馆员发挥作用的重要阵地。

此外，电子阅览室服务质量的高低与其功能布局是否科学合理息息相关。读者走进电子阅览室希望能感受到幽雅、浓厚的文化气息，享受到人性化的服务，这就要求电子阅览室在进行功能布局时本着“以人为本”的理念。一般情况下，电子阅览室按功能可划分为服务、阅览、出入口控制三个区，有条件的图书馆还可以增加休息区。如东莞图书馆的电子阅览室设有：互联网区，为读者提供互联网资料查询、浏览等服务；视听区，为读者提供视听资料欣赏服务；IT图书区，收藏近年的IT类报刊、图书，并提供馆藏电子书籍的在线阅读服务；全国文化信息资源共享工程影视播放专区，专门播放全国文化信息资源共享工程影视节目和东莞图书馆的优秀光盘资源；读者会议交流区，供读者研讨、交流、召开小型会议和举办各种沙龙活动；培训区，为读者提供计算机应用、网络、数据库、英语等专业知识培训和各种IT类新产品展示；休闲区，分布在不同功能区之间，为读者提供休闲、喝水的空间；文印中心，为读者提供复印、打印、扫描、数据拷贝等服务。

2 电子阅览室的服务功能

2.1 文献信息检索服务

图书馆电子阅览室的文献信息检索服务包括数据库检索服务和馆藏信息检索服务。

数据库检索以其涵盖面广、途径多、速度快、命中率高等优点，赢得了广大读者的青睐，成为电子阅览室最主要的服务项目。读者在使用数据库时，往往可以对题名、关键词、作者、机构等各种字段进行检索，并可复制和打印输出检索结果。总之，数据库检索是读者获取最新学术信息的重要渠道。

馆藏信息检索服务则主要提供馆藏文献资源查询、读者信息查询及图书馆自己开发的文献数据库检索服务。

2.2 定题服务

定题服务，又称SDI服务，即Selective Dissemination of Information Service。定题服务是一种根据读者需求，将相关信息传递给读者的服务。它是情报检索的延伸，是一种特殊形式的检索服务。其基本特点在于主动性、针对性、有效性。电子阅览室在提供信息检索服务的基础上，应面向科研人员，提供定题服务，即根据读者的研究课题，定期将最新的相关信息资料传递给读者，使读者及时了解课题的发展动态。电子阅览室还可以根据科研工作者的要求，进行科技查新服务，为科研的立项、鉴定、申请等提供针对性服务。

2.3 远程教育服务

远程教育，又称远距教学，是指使用电视及互联网等传播媒体的教学模式。随着科技的进步和终身教育的深入人心，越来越多的人通过远程教育学习知识。电子阅览室具有互联网服务功能，开展远程教育服务，使其成为远程教育的课堂，例如读者可以利用电子阅览室的设备接收远程教育的信息，与老师和同学进行交流。

2.4 相关培训服务

电子阅览室拥有丰富的电子资源及高配置的计算机终端，为开展培训服务工作提供了良好的条件，培训的主要内容可以包括计算机操作知识、网络基本知识及各种数据库的检索方法等。信息技术的发展和读者需求的变化，使得图书馆员工需要接受相关培训，通过学习专业知识、计算机知识，提高自身的综合素质，以更好地为读者服务。同时，电子阅览室还可对读者进行培训，使他们加深对计算机网络知识和检索知识的了解，掌握文献检索的技巧，提高自己获取信息的能力。

依据电子阅览室的自身条件以及参加培训人数的多少，培训服务工作可以采取集中培训和分散培训两种形式。如利用寒暑假对学生开展检索知识培训。在培训的过程中，要结合新资源的引进情况，进行有针对性的培训，提高培训对象的学习兴趣。

3 电子阅览室的管理

电子阅览室的资源、服务内容、服务形式都和传统阅览室有很大的区别，作为一种新型的阅览服务场所，它功能更多，服务能力更强，智能化程度更高，技术含量更足，这些特殊性对电子阅览室的管理提出了新的要求。

3.1 制定管理规章制度

电子阅览室的服务是以文献和设备的电子化，服务的网络化为基本条件，这给其管理带来了一定的难度。因此，规章制度的制定和落实是电子阅览室正常运转的有效保证，也是电子阅览室正常提供服务的基础。电子阅览室在建立之初，就应该按照公共图书馆电子阅览室的性质、特点以及相关法律、法规的要求，制定相应的管理规章制度，并且严格要求，认真执行。同时，电子阅览室在运作过程中要根据在实际工作中遇到的问题及时调整和改进规章制度，增强制度的落实程度。管理规章制度的制定要结合电子阅览室的规模、软硬件环境、文献资源状况、服务模式和目标、读者的素质、管理人员的结构等各个方面。建立和落实管理规章制度，一方面要通过制定和落实《读者上机使用规则》、《电子阅览室资源使用指南》等规定，规范读者；另一方面，要通过制定、落实《电子阅览室工作人员岗位职责》、《电子阅览室设备日常维护制度》等规定，明确馆员的职责。

3.2 加强安全管理

为了保护硬盘数据不被非法修改，电子阅览室应在供读者使用的计算机上安装硬盘还原卡，这样可以避免读者误操作、病毒或其他原因给系统造成破坏，也可避免因读者浏览非法网站后未清除历史记录而给图书馆带来不必要的麻烦，从而大大降低系统维护人员的工作强度。计算机病毒是网络安全最严重的威胁，它不但可能使网络处于非正常状态，影响使用，还可能使所有的网络数据在一瞬间全部消失。所以，电子阅览室的计算机应安装正版杀毒软件，并及时升级病毒特征库，定时查杀病毒；适时针对操作系统、浏览器、邮件系统等的安全漏洞安装升级补丁；系统管理员的口令应严格保密；加强对读者教育引导工作，使他们能自觉地配合管理，并养成正确操作的好习惯。

3.3 提高馆员素质

随着计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等现代信息技术的广泛应用，电子阅览室的馆员除了应具备图书馆一般的服务能力外，还应具备以下素质：

思想素质。除了强烈的事业心、责任心外，电子阅览室的馆员还应具备较强的政治敏锐性。各类电子出版物的增多，特别是网络文献的大量增加，为读者提供了更多的阅读选择，但其中也不可避免地存在一些格调低下、色情淫秽的不健康内容。为了避免电子阅览室成为文化垃圾泛滥的场所，使读者免受毒害，保证电子阅览室朝着健康的方向发展，馆员需有较强的信息鉴别能力和政治敏锐性。

业务素质。电子阅览室里有大量的信息技术设备和计算机局域网络系统，电子阅览室的馆员应充分了解这些信息技术设备和网络系统，能够进行简单的计算机软、硬件故障排除。如果由于读者错误操作而使计算机出现故障，影响其他读者的正常使用，馆员应能及时处理故障，保证电子阅览室始终处于正常、有序的运行状态。其次，馆员还应掌握网上资源查找方法，熟悉馆藏电子资源的使用方法。只有这样，馆员才能根据读者的需求，对网上浩如烟海的信息进行有效的整理和归类，引导读者准确、迅速、方便、合理地使用本馆及网络资源。

当今图书馆已步入网络时代，对馆员的知识水平要求越来越高。图书馆电子阅览室工作开展得好不好，归根到底取决于馆员，图书馆应积极开展馆员培训工作，并鼓励馆员通过自学，全面提高自身素质。