书刊动态清点工作探讨

谢瑞霞 （临沂师范学院图书馆 山东 临沂 276005）

1 引 言

准确地掌握馆藏文献的实际情况是图书馆的一项基础工作[1]。为了使书目数据真实地反映藏书的实际情况，需要图书馆对其藏书进行定期清点。并且清点工作对于图书馆的资源建设、读者服务、各环节的管理等工作能起到极大的促进作用，也有助于提高图书馆的管理水平与服务质量。

传统的清点工作需要闭馆并根据馆藏卡片或清单等集中进行，费时费力，而利用现代化的设备和技术进行书刊财产的动态清点就会省时、省力、准确、高效。在动态清点过程中，图书馆的流通、阅览、编目等部门的工作可照常进行[2]。

笔者工作的图书馆所隶属的临沂师范学院由原临沂师范专科学校、临沂教育学院、临沂工业学校、临沂农业学校4校合并组建而成，书刊共计300余万册。为了迎接教育部的本科教学工作水平评估，推进书刊资料管理工作的现代化、规范化、科学化，我馆克服重重困难，利用汇文文献信息服务系统对全馆的书刊资料资产进行了全面的动态清点。

2 准备工作

2.1 思想动员

书刊清点是一项十分复杂而细致的工作，领导高度重视。馆长亲自召开有关工作会议, 讨论清点计划和实施方案，并对全体参与清点工作的人员进行了一次思想动员，一再强调工作的重要性、及时性，同时对清点工作做了周密部署，对实施程序、工作责任、组织纪律等提出严格要求，使大家明确清点的任务和目的，进而从思想上保证了清点工作的顺利进行。

2.2 技术准备

由于我馆此前从未做过书刊清点工作，无任何工作实践经验可言，所以我们首先在技术和人员方面做了充分的准备。技术方面，通过邀请汇文系统技术人员对我馆系统管理员及主要业务技术骨干进行培训与指导，使他们对于书刊清点工作有了初步的认识，然后布置人员进行了小范围内的实验，得到了基本的工作量的数据，并对清点过程中可能出现的各种问题做了设想，认真研究了解决办法。人员方面，为了保证清点工作的顺利进行，使每个工作人员都了解系统软件的使用方法，我们在书刊清点开始前对工作人员进行了必要的岗前培训，提出了高标准、严要求。这些都保证了清点工作的质量、速度及进度。

2.3 责任分工

由于我馆的书刊馆藏量较大、馆藏地点多、时间紧，导致清点工作内容繁杂，任务艰巨。并且此次清点队伍庞大，全馆人员几乎全部上“阵”。为保证清点工作能够紧张有序、有条不紊地进行，需要做好严密的组织工作。我馆这方面的工作应该说考虑得比较充分，做到一切以提高工作效率、按时完成任务为目的，严格执行工作规程、规范化操作、作息时间和考勤制度，并对每个部门、每个小组及每个工作人员的工作任务都做了明确的规定，由专人进行工作过程监控，使工作人员都能够井然有序地完成各项工作任务。

3 动态清点过程

动态清点是指在图书馆的流通、编目、阅览等部门的工作照常进行的情况下，对某一个馆藏地或某几个馆藏地的书刊同时进行清点。这样虽可以做到清点与服务工作两不误，但也大大增加了图书馆清点工作人员的工作量及工作难度。

在清点过程中，我馆要求各项具体任务要落实到各工作小组，每一架书都分到各个小组，各个小组都设有小组长，做到了任务明确、责任分明。并且每项工作的衔接都能按工作程序严格要求，做到环环相扣、依序分步进行。在清点过程中，从最初的下架到最后的卫生完成（下架、扫描条码、重打和粘贴条码、修补书标、书刊倒架规划设计、倒架后的书刊上架、打扫卫生等）一气呵成，也将馆藏地的厅容整理和顺架工作一并完成。可以说很好地完成了静态清点（指在不接待读者的情况下开展清点工作，即闭馆清点）和动态清点（指在不影响正常工作和大多数书刊借阅的情况下，分批分馆藏地进行书刊清点工作）结合运用。

3.1 建立清点批次

在清点工作开始前的一项重要工作就是在汇文系统中建立好清点批次，且应该由专人来统筹规划完成。汇文系统要求每天只能建立一个批次，不能再建立第二个，所以如果准备在多个馆藏地或者是一个馆藏地分若干类别同时进行清点，就必须提前几天将批次设定好，以免到时影响工作。具体步骤为：在汇文系统中的典藏模块中打开“馆藏清点”，点击“选择清点批次”，如果是首次清点某一个馆藏地，需要“新增批次”，在这一选项中，首先选择所需清点的“馆藏地”，然后在清点类型中选择“按馆藏地”还是“按类别”来清点（如果某一个馆藏地的书刊数量较少，可以直接选择“按馆藏地”进行清点；如果书刊数量较多，则可以将本馆藏地的书刊“按类别”分别建立几个批次分批来清点），最后点“确认”完成增加批次。

3.2 书刊扫描

清点批次建立完成后，在“选择清点批次”界面中相应清点批次的“处理状态”显示为“处理中”，这时扫描工作小组的人员就可以打开相应的批次，“确认”进入，进行条码号扫描了。这时要求书刊下架、扫描和上架严格按照原来的顺序，不能乱放；扫描时留意电脑屏幕，以免漏扫等；在工作人员对书刊进行扫描的同时，其他工作人员可以打扫卫生、整理书架，以便书刊清点完毕后，无需再由专人来整理书刊即可对读者开放，大大地提高了效率。另外,由于是动态清点，所以对于读者归还的图书、采编部新编图书都要及时进行扫描。

在扫描的过程中，有问题的书刊则系统会自动提示“该书不属于本馆藏地”、“该条码不存在”等。对于这些书刊，可由工作人员按类整理好，然后交给下一个工作小组，即采编部的工作人员来完成。

如果某个批次的书刊清点完毕，点击“清点统计”之后，则该批次的处理状态变为“处理结束”，这时一定不要再打开此批次进行清点。

3.3 问题书刊的处理

对于扫描过程中问题书刊的处理，具体情况可分为以下几种：

3.3.1 对于破旧书刊 图书馆经过了多年的发展，书刊破旧及损坏等情况时有发生，有些书刊已经无法流通，这样就可以借这次书刊清点的机会对它们进行剔旧，把这些书刊转移到剔存书库之中。

3.3.2 对于无书标或条形码打印错误等情况 有的书刊的书标发生了严重破损，甚至已经看不清原来的索书号，这样就要求重新打印一个书标并粘贴好。对于条形码打印错误的书刊也需要重新打印一新条形码并粘贴好。

3.3.3 对于数据库中无信息或者著录信息不一致的情况 不只是我馆，现在许多图书馆的回溯建库工作大多由多人完成，并且任务重、时间短，所以出现一些问题书刊是在所难免的。加之，现在许多图书馆的自动化设备都在升级换代，在系统与系统之间的转换过程中，由于某种原因也存在一些没有转入的数据。这些数据如果在转换时没有及时得到处理，遗留在日常工作之中比较难发现，只有在书刊清点时才有可能发现并做及时处理。对于这部分书刊就需要重新修改著录信息或者按照回溯建库的方式重新录入。

3.3.4 对于馆藏地错误的书刊 书刊出现乱库现象可以分为两种情况：一种是这本书只是放错了位置，应该归入甲库，而现在这本书却在乙库中。这时需要把这本书再归入甲库，但需注意的是所修改馆藏地的书刊是否已清点完毕，如果没有清点完毕，只需要将书重新送回馆藏地进行清点即可；但如果已清点完毕，点了清点统计，那么就需要在该馆藏地的“再次清点到书刊条码号”下重新扫入条码号。另一种情况是这本书按照类别应该归入甲馆藏地，系统中显示的乙馆藏地是错误的。这时也要先根据乙馆藏地是否已清点完毕的实际情况，做好区别对待，然后再重新修改馆藏地进行清点。

3.3.5 对于财产号重复问题 这是一个在清点过程中比较难处理的问题。在清点过程中会出现许多财产账号重复的现象，如1个财产账号两种书刊、1个财产账号多本书刊、未建库的书刊与已建库的书刊财产账号重复等。总之，我们可以把1个财产号下赋予两本书刊以上的现象统称为书刊重号现象[3]。我馆是由4个学校的图书馆合并而成，且各个图书馆都具有单独规划、分别采编、各自建账、独立运作的长期历史，因此，合校并馆后，书刊财产号编制出现重号现象是正常的，并且对于我馆来说这是主要原因之一。另外一个原因就是在建库时操作的失误，造成录入数据错误，由此出现了数据库中已经有了某个财产号，未建库的书刊也有相同的财产号。这样就需要工作人员查清原因，区别对待。

书刊资料财产号重复直接影响清点结果的准确性和数据库建设的质量，而书刊资料资产清点结果的准确性和数据库建设的质量对今后书刊资源的采集、整合、检索、开发、利用等都会产生广泛深远的影响。“一书一号一价格”是保证书刊资料资产清查结果准确性和数据库建设高质量的基础。在清点过程中，我们根据重号不同的原因，对财产号重复问题做了分析，进行了类型总结，并采取不同方法对重号现象进行了妥善处理，使书刊资料实现了“一书一号一价格”的目标[3]。

4 数据处理工作

4.1 清点统计

由于我们清点书刊采用的是动态清点，即清点是在不影响为读者服务的前提下实行的，所以我们清点完一个馆藏地即对这个馆藏地进行整体统计。具体操作：在“选择清点批次”中选择批次“确认”进入之后，点击“清点统计”，显示有4类数据：“未清点到书刊”、“在馆异常书刊”、“非本馆（本类）书刊”、“馆藏情况”。“未清点到书刊”指的是书目数据库中有数据但实际上没有找到相应的书刊；“在馆异常书刊”指的是在书目数据库里原来书刊状态为剔旧、丢失等情况，结果在清点时又找到了；“非本馆（本类）书刊”是指清点时把不属于该馆藏地或该类的书刊扫描进去；“馆藏情况”是通过清点我们得到的一个比较真实、接近书目数据库的馆藏信息概要[4]。最后点“统计”，即可得到清点后的馆藏情况，如“理论馆藏书刊”、“清点到书刊”、“清点丢失书刊”、“实际馆藏书刊”、“遗失赔偿书刊”等。如果采用某个馆藏地分类别进行清点，则可以按类别批次来统计，最后汇总此馆藏地清点情况。

4.2 数据复查

在某一个馆藏地清点完毕之后，为了防止清点时扫描遗漏，可以把“未清点到书刊”清单打印出来，然后派专人到书库中去查询。如果发现了未清点到的书刊，需要把这部分书刊重新在“再次清点到书刊条码号”中扫入条形码。具体步骤：在“馆藏清点”中打开“未清点到书刊处理”，选择所清点的“馆藏地”，点击“查看”即可看到本馆藏地所有未清点到的书刊，点击“打印”可以打印出清单，如果想要备份数据，也可导出数据存放。如果在书库中查找到了未清点到的书刊，则在“再次清点到书刊条码号”框中扫入条码号。如果是某个馆藏地分类别进行清点，则可以通过选择“清点日期”来分类别处理数据。

4.3 数据统计

对于确实查询不到的书刊，可以等全部的书刊清点完毕、数据复查之后，处理为声明丢失即可。具体步骤：在“馆藏清点”中“未清点到书刊处理” 选择所清点的“馆藏地”，点击“查看”，显示出未清点到书刊的信息，选择“处理”，系统提示“是否将清点丢失书刊置为声明丢失？”，点击“确定”。做这一项工作时一定要慎重，因为虽然这些书刊以后找到了，还可以在“典藏”模块中的“书刊状态特别处理”中把声明丢失状态修改为新的书刊状态，但这样做是比较费时费力的。全部书刊清点完毕之后，就可以由专人负责做好数据统计、汇总，最后上报。

5 总 结

书刊清点从实事求是的原则出发，既可以挤掉藏书数量中的水分，又能使过去没有数据的书刊正常流通，达到清点后的书目数据与实际藏书一一对应，使书目数据能真实地反映藏书的实际情况，为我们各项工作的开展提供比较准确的基础数据，促进图书馆各项业务工作更好地开展[1]。

我馆通过对书刊清点工作的周密部署，经过3个月的艰苦努力，终于顺利完成了清点工作，为各项工作的开展奠定了坚实的基础。当然通过这次书刊清点，我们也发现了以后需要努力的地方。比如，工作人员业务素质有待提高，书目数据库的维护工作需继续加强等。我们会在以后的工作中制订相应的措施、落实责任、搞清源头，使馆藏质量向更高标准、更规范化迈进，将工作推上一个新台阶。

[1]马 燕, 王建卫. 利用ILAS系统进行藏书清点工作的实践与体会[J]. 现代情报, 2004(6):49-51.

[2]许培云, 久吉明. 馆藏图书动态清点的设计与技术实现[J]. 图书馆学研究, 2004(4):96-98.

[3]李广义, 施小培, 牛兰金. 图书资料财产帐号重复问题的分析及处理[J]. 图书馆建设, 2004(4):26-27.

[4]尹桂平, 于秀芬, 李 娜, 等. 利用libsys3.0汇文系统典藏模块进行馆藏清点工作的实践探讨[J]. 农业图书情报学刊, 2007(10):87-88.