加强建设工程档案管理的思考

贾建红

(太原市城建档案馆,山西太原030002)

近年来,太原市的建设工程档案管理,通过开展业务技术咨询、指导、执法检查等工作,抓建设工程与竣工档案的相互促进,建设工程档案管理的水平总体上较过去有所提高。但用规范的尺度衡量,建设工程档案的现状仍有许多欠缺,存在着诸多不规范的地方,不仅影响城市的科学管理,也在一定程度上制约了城市的发展速度。如何加强建设工程档案的管理,是建设工程档案工作者面临的一项艰巨任务。

一、建设工程档案管理的现状与问题分析

(一)档案意识薄弱

很多工程在建设期间都是临时组成“工程指挥部”和“项目部”,工程完工,指挥部和项目部解散,有相当一部分建设工程的建设及参建单位,仍旧没有将工程档案的管理纳入建设管理的工作程序,没有建立健全档案管理制度,没有明确工程档案管理的部门和人员,更没有对工程档案的编制以及声像档案的及时拍摄工作进行部署,在工程的建设过程中,对工程档案资料的编制和收集得过且过,对重要文件材料随便外借也不办理任何相应手续,造成工程档案短缺和失真的现象随处可见。待到工程要竣工验收时,才着急工程档案的收集和整理,才投入大量的人力、物力,突击编写“档案”,补拍照片和补摄录像 ,以应付竣工验收。这种补写“回忆录”的工作方式,导致工程档案中有效的少,无效的多,残缺不全,工程档案所记载的内容不能够真实、客观地反映出工程的建设活动和技术水平。

(二)档案管理制度不健全

建设工程档案管理没有形成有效的管理体系。一是对档案工作缺乏组织领导。一些建设单位在筹建工程项目机构时,很少设立工程档案管理部门来协调管理档案工作,更谈不上制订一套涉及各相关部门的管理制度,即使有档案规章制度也形同虚设,没有形成长效的制约和有效的监督机制来约束工作行为,使建设工程档案的收集、归档、保管和移交工作不能归属某个部门,导致工程建设过程中档案管理工作断断续续甚至出现空白现象。二是档案工作职责不清。建设单位与总承包单位及各分包单位之间,缺乏相互沟通交流,档案管理职责没有落实到具体人员,使档案管理工作严重脱节,使档案材料的齐全完整得不到保证,直接影响了工程档案的收集归档工作。三是档案人员不稳定。在项目建设中,建设工程队伍流动性大,没有专职的档案工作人员,一般临时抽调又不固定,且身兼数职,随意性兼职现象普遍存在,档案人员工作变动后,档案管理缺乏连续性,使得建设工程档案资料管理断档,无法完善,影响了档案工作的质量。四是没有专门的档案工作场所,档案安全得不到保障。如没有专门的库房,桌上桌下,柜内柜外,乱堆乱放,档案保管达不到“八防”要求,档案管理设施设备不能满足档案管理需要。

(三)档案质量缺陷较多

由于建设工程和档案工作的专业性,工程技术人员和档案管理人员互相不了解专业和技术知识、工作程序,缺乏应有的工程技术知识及档案管理的实践能力,使建设工程档案的收集、整理和归档不及时、不规范。有的建设单位对工程档案的形成、积累、编制、审核没有按照国家规定要求去完成,在工程档案资料编制过程中,各种记录不齐全、不完整、内容缺项、漏项、签章不完备、字迹不清楚、书写材料不规范、复印件代替原件、竣工图编制更改不规范等现象时有发生,严重影响了工程档案归档质量,给日后的利用带来困难。

(四)档案整理不规范

在档案整理工作中主要存在着:一是不能按照建设工程文件自然形成规律进行分类整理。比如,建设工程档案管理要求同一工作内容的材料配套整理在一起,那么,《住宅工程质量分户验收记录》包括9项内容,每户都要进行9项内容的检查和验收,整理时就要把每户的9项资料整理一起;同批次的原材料出厂合格证(材料质量证明文件)、复试报告与工程材料报审表、见证取样记录表应当配套整理在一起。可是,有些单位却把相同内容的资料整理在了一起,这样,割断了建设工程文件之间的有机联系。二是卷内同类文件没有按自然形成的时间和顺序排列,而是随意整理在一起。三是不按规定填写卷内目录和备考表的各个项目,案卷题名拟写不符合要求。四是责任者的填写不规范。由于档案整理不规范,为管理和查阅利用带来不方便。

(五)档案资料移交不及时

随着《城乡规划法》、《山西省城乡规划条例》等法律法规的颁布实施,我市城乡规划主管部门采取有效措施,加大了建设工程档案归档、移交管理的力度,建设工程档案形成单位的归档、移交意识普遍有所提高。但是,各级移交工作,特别是地下管线工程档案移交情况仍不乐观。根据有关规定,参建单位应当及时将本单位形成的有关建设工程资料整理后,在工程竣工验收前移交建设单位;建设单位在建设工程竣工验收后6个月(管线工程15日)内移交城建档案管理机构。2007—2008年,太原市政府投资400余万元,由市城乡规划局主持建立了“太原市城市综合管线信息管理系统”,进行了建成区地下管线试验区的普查,试验区普查成果的数据经专家验收并导入动态管理系统。非常遗憾的是,到目前为止,太原市城市地下管线信息数据的控制仍未纳入城市规划建设管理程序,地下管线数据仍不能及时移交,“综合管线信息管理系统”只能闲置。地下管线是一个动态发展的过程,新建、改建和扩建工程随时发生,只有及时移交,才能保证它的动态现势性,确保地下管线数据真实可靠。究其原因,主要是由于我市地下管线管理部门众多,各专业管线的建设是谁投资谁建设,谁建设谁管理,自建自管自用,部门之间、行业之间各自为政,地下管线的管理一直处于无序状态。再就是地下管线管理法规建设薄弱,缺乏强有力的手段,动态管理的格局无法真正实现。使得施工中挖断地下管线、停水停电、煤气泄露甚至爆炸、交通阻断等事故频频发生,一来造成了惊人的浪费,增加了建设成本;二来给市民生活带来极大的不便,增添了市民对政府的不满情绪。

二、加强建设工程档案管理应采取的主要措施

1.加大宣传力度,增强档案意识。为了推动我市建设工程档案管理工作的健康发展,城建档案管理部门应加大宣传力度,宣传城建档案管理的法律、法规和重要意义。

2.建立健全建设工程档案管理责任制,做好统筹工作。建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定,及时收集、整理建设项目各环节的文件资料。

3.将编制竣工档案的要求纳入合同条款,以提高工程档案的编制质量。合同是约束参建各方的法律依据。建设单位在工程招标和与参建各方签订合同时,应当根据国家、行业有关文件、规范、标准,结合本项目的实际,专款明确参建各方在档案管理方面的职责与义务、各方档案应包括哪些内容、编制竣工档案的质量、数量和归档范围、归档时间、归档要求以及违约处罚办法。

4.委托工程监理单位实行全过程、全方位监督管理。监理工程师参与每道工序、每个环节的现场监督,委托工程监理单位对工程质量进行监理发现问题及时返回形成单位进行修改,使工程档案质量得到全程控制。

5.城建档案管理部门要强化服务意识,搞好优质服务。在建设工程档案管理工作中,城建档案管理机构的主要职责,是对建设工程档案的编制、整理、归档工作进行指导。

6.积极争取有关职能部门的有力配合,共同做好建设工程档案管理工作。建设工程档案是伴随项目立项、批准直至竣工验收、交付使用的各个环节工作的开展而形成的。涉及到规划、建管、招投标、质量监督等多家部门。只有相关职能部门的通力协作,密切配合,形成齐抓共管的良好环境,才能确保建设工程档案的质量和及时移交。

7.加大建设工程档案管理的执法和监督力度。城建档案管理机构应当坚持有法必依,违法必究的原则,要根据国家、省、市有关城建档案管理的法律、法规,认真监督,严格执法。