EXCEL在食堂管理中的运用

2010-02-24吴光校

办公自动化 2010年8期

许国吴光校

（诸暨市教育局会计核算中心诸暨 311800）1

（诸暨市里浦中学诸暨 311800）2

随着学校食堂财务的进一步规范，食堂财务管理也越来越细化，根据教育局的统一部署，教育局监察室设计了一张“食堂日支出明细表”，并组织职校财会学生对食堂的主要几种菜进行按日统计，经过几天的努力，此项工作终于完成，接下来的工作就是要对学生统计的数据进行汇总分析，但面对近200个单位10多个品种的菜进行分类汇总，用手工汇总的话，其工作量是可想而知的，为了提高工作效率，我们用EXCEL的VBA功能就可以高效、快速汇总数据并进行分析。

图1

一、基础工作

1、在电脑中建立一个“食堂数据统计”文件夹，并在此文件夹中分别建立“初中”、“小学”和“幼儿园”三个文件夹，建立一个“食堂日支出明细表”工作簿，输入相应的内容，完成后的内容如图1，统计时只能对图中着色处填报数据，其他单元格已锁定，职校财会学生在填报时应先把工作簿名称修改为“单位编号+校名”，如修改为“01××初中”，单位编号与校名相对应，不得随意更改，学生按校统计完成后把工作簿文件按幼儿园、小学和初中三类分别放入入各自对应的文件夹中。

2、在“食堂数据统计”文件夹中分别建立“幼儿园汇总”、“小学汇总”、“初中汇总”三个工作簿，三个工作簿的内容基本相同，完成后的内容如图2，下面以初中为例说明如何快速汇总食堂统计数据。

二、编写宏代码，实现自动化

打开“初中汇总”工作簿，选择[工具]→［宏］→［Visual Basic编辑器］菜单，进入VBA编辑状态，执行［插入］→［模块］命令，插入一个模块1，然后在编辑窗口中输入如下代码。

图2

注：单引号后的文字为代码注释，可以不输入，另外为节省篇幅,在一行中使用了冒号隔开多条指令。

代码说明：以上代码是通过查找目录路径下的数据文件数，然后打开EXCEL内置的打开对话框窗口，选择“初中”文件夹，把“初中”文件夹中的所有工作簿中对应行中的数据复制到“初中汇总”工作簿中（不破坏原始数据），最后用函数的方法提取工作簿名称中的单位编码和校名。

三、进行数据汇总

1、源代码编辑无误后保存并退出，然后选择［视图］→［工具栏］→［窗体］命令，出现［窗体］控件，选择［窗体］→［按钮］命令，移开鼠标，光标变成小十字形，然后将小十字形移到适当位置，按下左键拖动鼠标，直到出现的方框大小合适后，释放鼠标左键，形成一个按钮，点击按钮输入“数据汇总”文字，然后在此按钮上单击右键，选择［指定宏］命令，弹出“宏”对话框，选定宏“汇总数据”，单击对话框右上方的［确定］按钮。

2、以后要汇总食堂日支出明细表时，只要按“数据汇总”按钮，弹出一个输入窗口，输入要进行汇总的菜名所在的行数，如猪肉所在的行为7，则输入7，按确定后弹出一个打开对话框窗口，选择其中任何一个单位即可把所有单位的对应行的数据导入到“初中汇总”工作簿中相应的行中，得到图3所示的汇总数据，使得每所初中的某种菜的日支出一清二楚，通过比较后可以判断其日支出是否正常。