高校设备采购合同管理方案研究

刘彦强 孟燕妮 张皓楠 王益民

天津中医药大学 天津 300193

高校设备采购合同管理方案研究

刘彦强 孟燕妮 张皓楠 王益民

天津中医药大学 天津 300193

设备采购合同的管理工作已成为各高校设备采购部门的基本任务之一，同时也是上级部门检查、考评高校设备管理工作的内容之一。本文通过对以制度为中心的管理方案、以目标为中心的管理方案和以手段为中心的管理方案的比较分析，提出了以综合效率为中心的管理方案，剖析了组成综合效率的三个关键要素，并总结出了相应的对策和实施流程。

高校；设备；合同管理

高校设备采购是高校设备需求计划的直接反映，是学校教学、科研等工作正常开展的基础保证，一般遵循“前期准备工作→选择采购方式→谈判→签订设备采购合同→执行合同→验收付款”的流程。高校设备采购的经费来源一般有政府财政直接拨款、学校自筹资金和科研项目经费3条途径。进入21世纪以来，国家对高校的投资经费不断增加，同时各高校为了加快创新平台建设，吸引海内外人才，提高科研效益，大量购买国内外先进设备，致使设备采购与管理在高校中的地位不断上升，直接关系着设备购置的效率和质量。

设备采购合同作为设备采购与管理的重要组成部分，是高校与供应商经过谈判协商一致同意而签订的具有法律效力的设备供需关系协议，双方都应该遵守和履行，并且是双方联系的共同语言基础。加强高校设备采购合同管理，有利于保证设备采购计划顺利完成，满足学校硬件需求；有利于保持设备采购各个环节相互衔接，防止出现脱节；有利于控制设备采购各个环节内部目标，使其符合要求。为了有效地管理设备采购合同，为高校的设备采购与管理工作提供基础支持，本文提出了以综合效率为中心的管理方案。

一、三种常见管理方案的比较分析

1.以制度为中心的管理方案

合同管理的制度建设是高校采购与管理工作的重要方面之一，是合同管理工作的依据。高校一向重视设备采购与管理工作，把设备采购合同管理当作一项极其重要的工作，然而与合同管理相关的制度并不完善。规范管理是管理科学化的必然要求。因此，健全设备采购合同管理相关制度，规范合同管理工作，是使合同管理走向科学化的必然要求。此种方案一般包括3个基本步骤：首先是转变观念，充分认识到合同管理的重要性，把合同管理放在比较重要或优先的位置上；其次是制定与合同管理相关的管理制度和体系(包括授权委托制度、合同章使用制度及档案管理制度等)，明确合同管理的内容、步骤和职责；最后是派专人负责合同管理，对实际管理过程中出现的漏洞或问题，及时汇报和纠正，形成良好的循环体系。然而，此种方案只是针对可以预料到的情况，缺乏灵活性，效率不高。

2.以目标为中心的管理方案

目标管理最早由美国管理专家彼得•德鲁克提出，强调以目标为导向，以人为中心，以成果为标准，是一种自上而下的保证目标实现的管理方式，广泛流行于企业界。把目标管理理论引入设备采购合同管理中，一方面革新了旧的合同管理办法，另一方面保证了高校设备采购合同管理目标的实现。其基本步骤包括：(1)制定恰当的宏观管理目标(即整体目标)，并根据目标管理理论，把目标进行层层分解，分成一个个具体、详细的小目标；(2)把小目标合理地分配到每个工作人员身上，给予工作人员工作动力和努力方向；(3)每个工作人员根据部门分配到个人的目标，结合自身特点，制定一套适合自己的管理方案。把合同管理与目标管理结合起来有利于快速实现目标，经常用于应对上级检查和快速完成任务，其不足之处是往往忽视边际成本和人的惰性，极易造成资源的浪费，临时加班现象比较突出。

3.以手段为中心的管理方案

手段又称方法，即可供选择技巧或途径，现代化的手段是走向成功的保证，一般包括有形手段和无形手段。合同管理的有形手段有计划管理、专人管理和信息化管理等。合同管理的无形手段包括沟通教育和奖惩等。计划管理是部门定期制定实施计划，以计划为支撑，逐个计划的完成；专人管理指把合同管理任务完全赋予某一工作人员，使其全面管理设备采购合同；信息化管理强调发展以计算机为主的智能化工具，开发或引进信息化管理系统，提高工作效率和优化信息资源，实现信息的再加工和利用，为决策提供信息；沟通教育手段比较重视与部门工作人员的沟通和指导，找出合同管理人员的不足，使其不断改正，建立合同管理意识。手段的多样化决定了此种管理办法难度较大，对部门领导辨别、认知和应用能力要求较高，同时管理手段过少或过多都会影响设备采购合同管理的整体效率和质量，不利于资源整体优化。

二、以综合效率为中心的管理方案

鉴于以上3种管理方案存在的一些不足，我们提出了以综合效率为中心的管理方案。综合效率以实现事物的综合效应为目标，通过多种定量或定性指标来衡量，侧重于整体效果。长期以来，综合效率指标被广泛应用于设备生产管理方面，一般由可用指数、表现指数和质量指数3个关键要素组成。此方案重视高校设备采购合同管理的综合效应，强调建立关于合同管理可持续的循环的管理体系，充分发挥部门和职员的潜力，尽可能做到投入产出比率恰当，部门内部气氛融洽。把综合效率引入合同管理工作中，一方面加深了工作的纵向分析，提升了合同管理内容的深度，另一方面重视工作的横向联系，改变了多方面失衡的局面，有利于高校设备采购合同管理整体水平的提高。

高校设备采购合同管理的综合效率也由可用指数、表现指数和质量指数3个关键要素组成。在全面生产管理方面，可用指数表示操作时间占计划工作时间的比率，应用到合同管理方面，指的是职员的实际工作时间占原计划工作时间的比率，用来评价由于工作时间的缩短而带来的损失。实际工作时间的影响因素主要是一些意外事件，如个人私有事件，包括上班时间上网娱乐，一些临时会议等。因此，为了增加实际工作时间，就必须尽可能地减少意外事件的发生，保证工作时间的连续。表现指数在设备管理中指的是单位时间内产品的产量，引用到合同管理中，可由4个定量指标和1个定性指标表示。其中定量指标分别为：一段时间内设备采购总额占年均设备采购总额的比率；一段时间内签约合同数量占年均签约合同总量的比率；一段时间内合同的建档数量占年均合同档案总量的比率；一段时间内合同的结账额度占年均结款总额的比率。定性指标为职员的工作意愿及努力程度。质量指数一般为生产产品的合格率，移植到合同管理上面，包含4个主要方面：合同档案的完整情况，特别是一些大型仪器设备；合同的管理方式，主要是合同管理制度的完善程度；信息化电子化管理程度，特别是计算机的应用范围；合同内容的严谨性，由于近些年来绝大多数设备实施政府集中采购，合同文本一般由地方政府制定，文本内容基本趋于完善。

通过以上对影响高校设备采购合同管理3个关键因素的分析，提出以下几项对策：深刻理解工作内容，提高工作自觉性；改善工作环境，增强职员工作兴趣；强化管理人员素质，提高工作质量和效率；贯彻阶段评估，明确以后工作任务；实施专人管理，强化职员业务素质；完善管理制度，规范合同管理流程；引入管理系统，推进合同信息化管理；减少自主采购，提倡政府集中采购等。组织实施以综合效率为中心的管理方案的基本流程：通过对上述3个关键因素的调查研究，深刻认识组织的现状和潜力，找出组织存在的薄弱环节进而配备相应的人力和物力资源，确立工作目标并制定相应的管理办法及相关措施使工作人员以单位给予的任务和目标为基础，依据自身的理解和工作方式制定出适合自身特点和兴趣的工作办法，交由部门领导审批。坚持不懈的实施计划，不断改进工作方式，对已制定的任务和目标完成情况不断反馈信息并将其归纳，找出最差的指数，对其影响因素进行改善，重新调整工作管理办法和目标。

三、结束语

设备采购合同是保证设备采购的质量、进度和售后服务等符合用户要求的基础性文件，是高校维护自身利益的有效方法。设备采购合同管理是全过程的、系统性的、动态性的管理，涉及效益、风险和技术等多个方面，是全方位的管理。因此，良好的合同管理方案对全面提升高校仪器设备采购和管理水平，完善档案管理，具有十分重要的意义。

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Study on contract management scheme of equipment procurement in college

Liu Yanqiang, Meng Yanni, Zhang Haonan, Wang Yimin
Tianjin university of traditional Chinese medicine, Tianjin, 300193, China

Contract management of equipment procurement has become the basic task for equipment procurement department in college, and also the main content of examination and evaluation for superior departments. Through the comparison and analysis of the system-centered management scheme, the target-centered management scheme and the means-centered management scheme, the management scheme, to comprehensive efficiency as center, was put forward, which analyzed the three key elements of comprehensive efficiency and summed up corresponding countermeasures and implementation process.

college; equipment; contract management

2010-05-06

刘彦强，硕士，助理实验师。