门诊医师工作站系统培训实践探讨

奚蓓蓓

(北京大学第三医院信息管理中心,北京 100191)

门诊医师工作站系统培训实践探讨

奚蓓蓓

(北京大学第三医院信息管理中心,北京 100191)

以北京大学第三医院门诊使用的医师工作站信息系统培训的实践为基础,介绍了整个培训管理的步骤思路,分析了期间遇到的问题,并探讨如何完善、规范医师工作站系统培训工作,以便为门诊医师工作站的深入应用和其他医院信息系统项目的培训实施提供参考。

门诊医师工作站;培训;规范管理

当前,医院信息化建设不断深入,各项临床活动与信息系统应用间的结合越来越紧密。门诊医师工作站的应用,是医院发展临床信息系统的重要标志,也是临床应用功能最集中的体现[1]。许多医院已经实施或正在实施门诊医师工作站系统,我院已实现系统全院覆盖。医师通过门诊医师工作站获取病人信息,下达用药、诊疗医嘱,书写病历,提出检查、检验申请,查阅结果报告,进行叫号乃至为病人预约挂号等。

从我院信息管理中心推广系统的经验来看,项目成功实施需要规范化的管理作为保障。系统越复杂,管理越困难,管理的先进要求也越迫切[2]。信息系统规范化使用培训是管理的重要组成部分,是系统成功实施的重要环节[3]。在门诊医师工作站的项目管理中,合理的开展培训,能让医师正确理解工作站系统,便捷地使用信息化手段开展工作、充分发挥工作站系统的优势,从而提高工作效率,规范医疗行为、改善医疗质量,以患者为中心提供信息化服务,同时,对医院积累临床数据、支持临床活动、辅助医疗决策起到重要作用。

该文以我院门诊医师工作站系统培训的经验为基础,梳理整个培训管理的步骤思路,探讨了如何完善医师工作站系统培训工作,加强管理,为门诊医师工作站的深入应用,以及其他项目的培训实施提供参考。

1 培训准备

1.1 培训对象范围和特点

系统培训的对象为使用医师工作站的医师,此外,实践发现,对医师跟诊的学生或进修医师以及门诊护士进行培训,可以协助医师解决使用问题,减少信息中心支持压力。因而,要与教育处、医务处和门诊部协调,让这些人员也参与培训,学习医师站的使用和常见问题处理。

培训应充分考虑医师计算机基本操作技能,这是因为除医师工作站系统培训外,有些医师可能还需要额外的计算机基本操作技能培训。

1.2 安排培训教师

培训由信息中心负责医师站的人员主讲,系统技术支持人员协助。在上机模拟练习时可请医师结合科室特点参与案例介绍。

培训教师基本要求:①对程序有全面系统的认知,熟悉程序的基本操作,对处理操作使用的常见问题有较丰富的经验,了解推广过程中系统升级优化情况;②能充分考虑培训对象特点因材施教,指导教学,鼓励调动医师学习的积极性。

1.3 培训时间、环境和形式

大部分科室采用分批次集中培训,特需科室可适当灵活安排、单独辅导强化。教师在教师机操作演示,医师在学生机同步观看,也可辅助播放多媒体课件,医师上机练习,最后考核通过。

1.4 培训资料

培训提供电子版培训资料和印刷手册。资料也可分为精要版和完整版。精要版为主要流程和注意事项的文字提要;完整版则采用图文并茂的教程。电子版可采用嵌入程序的帮助文档,或以电子书格式发送到客户端桌面、放到办公网下载专区。印刷的手册可以利用培训和办公例会发放到科室。

另外,也可采用多媒体动画教程。用屏幕捕获软件录制操作使用过程,并配以文字注释或语音做成 Flash,用浏览器查阅,使得表现形式更为直观活泼,可以反复播放利于自主学习。

2 培训实施

2.1 宣讲培训和系统应用的意义

通过医师工作站应用的培训,让临床医师从手工处方顺利过渡到使用电子处方及申请单,利用信息技术执行相应的业务流程。同时,让医师正确地使用门诊医师工作站,使他们充分认识到系统应用对日常工作处理、患者就诊、临床信息研究以及医院信息化建设带来的深远影响。

2.2 合理安排培训内容

2.2.1 计算机基本操作和汉语拼音输入 对计算机基础薄弱的医师从系统登陆、鼠标键盘操作、拼音录入等方面进行耐心细致的学习辅助,可以在集中培训前提前预留出时间,或根据人员数量单独组班。我们鼓励医师将常用常见内容保存为字典模板,简化操作。

2.2.2 医师站系统功能、操作流程 首先,介绍门诊医师工作站的基本功能,再进一步介绍信息技术带来的优势和特色功能、高级功能。详细地讲演系统功能和操作流程,例如:先介绍登陆、读卡、开具药品、诊疗、检验检查、诊断、保存修改打印等基本功能;待医师练习熟悉后,再介绍调用检查检验结果报告、制作和调用各种药品、诊疗、检查模板等高级功能。提醒医师利用信息系统规范医疗,如用药监测提示、药品知识库、填写用药嘱托、超限原因、病情描述等。此外,使医师充分了解和实践系统集成的分诊叫号、预约挂号等特色功能的使用方法。由于未实行电子签名,所以还要讲清打印及签名盖章办法。

培训期间对于应用到的病情及治疗方案,可以根据经验或当时征询在座医师的意见,针对各科室的不同情况调整案例,模拟现场情形,让医师有实境感,我们也借此了解科室使用的特点,进行相应指导。

2.2.3 常见故障处理、应用技巧 硬件如打印机缺纸/卡纸,读卡器、网络线松动导致失灵,程序非常规操作引起的报错等现象和处理办法等也需作说明,以便医师能在第一时间判断解决。最后,可将历次培训和应用中发现的操作错误或小技巧介绍给医师。

2.2.4 信息系统应急预案 介绍信息系统服务器或网络故障发生后的应急预案,应采取的措施及方法步骤,做到有备无患。

2.2.5 支持服务介绍 向医师介绍信息中心对医师站的支持服务内容和方式,让医师遇到问题时知道如何获得帮助支持,以减少使用该系统的顾虑。需要将信息中心日常维护管理人员的职责及联系方式告知医师,也要将药品、诊疗、检验、检查、物价等相关字典维护部门的人员职能及联系方式告知医师。

让医师了解信息中心会采用电话、现场以及远程控制计算机等多样的支持方式,及时有效地指导和解决问题。信息中心和程序开发公司会定期整理意见和需求,分阶段进行修改升级,让医师做到心中有数。医师也可以个人或通过科室信息员、领导等反馈意见。

2.3 加强培训考核管理

在培训前告知考核办法,在培训结束时要进行考核,督促医师熟练掌握系统,严格上岗制度[4]。通过考核医师使用系统的情况,提高处理的准确、高效与安全,减少上线时的慌乱。我院医师站系统培训考核形式采取的是每位医师单独实际操作,需要由信息中心教学或辅导人员以及医务处人员联合监考,规范考核制度[5]。

考核内容一方面是应用系统模拟完成病人门诊就医流程;另一方面,建立题库。题库包括一些特殊的需注意或易错的操作,以及一些高级辅助功能等,医师从题库抽取题目完成要求的操作或问题。

3 培训总结

3.1 关注医师计算机水平差异

医师的计算机水平差异会影响培训和使用效果。针对计算机操作有困难的对象,需要专门培训基本操作,要求医师要多参加培训或课后经常练习。特别需要强化培训的群体,在培训时往往需要一对一的帮助,在系统上线时也最好安排一次一线跟诊。

3.2 明确科室信息员协助培训及应用

科室需要指定一名信息员负责与信息中心直接联系沟通,以便信息中心与科室交流渠道畅通。信息员的工作职能是:①帮助信息中心了解科内门诊业务、探讨系统和就医流程的优化方式;②协助做好医师站系统与科室其他信息系统的接口工作;③核对临床用药、检查检验项目、物价等数据情况,确保信息准确;④为科室制作维护共享模板,以便医师更便捷的应用系统,确保医疗文书的正确和规范;⑤协调督促人员培训,辅助系统培训参与教学,协助宣传医师站的作用和优点,在使用中起带头作用;⑥代表医师整理使用感受,给信息中心反馈需求,协助信息中心指导医师使用程序升级后的新功能。

信息员的作用如果调度发挥得好,对系统实施将有很大的推动促进作用。

3.3 请相关科室参与配合

协调医技科室、药房等与临床科室的合作[6]。实际工作中发现,手写处方中很多医师简写或用通俗用法的一些药品、检验、检查项目名称是通过收费员‘翻译’转化为系统字典里的项目后录入的。有些项目执行科室与开方科室的标准名称和所属分类等有出入,一些新的项目或改动医师并未及时了解,因而造成医师找不到或开错项目。

因此,信息中心需要在培训期间,协调维护字典和项目分类的药库、检验检查科室、物价等科室与临床科室联络,发放说明文档等。同时,为临床科室提供相关科室及维护咨询人员的联络方式,做好解释工作。

3.4 注意更新培训内容和资料

系统实施的推广需要经历一段时间,期间系统的易用性、功能、速度甚至业务操作流程等都有可能进行变更。因此要及时调整内容和资料,告知医师培训材料和后续升级优化等补充材料的获取方式[7]。

3.5 加强内部培训和建立知识库

培训教员和支持人员也应该随时记录培训心得、登记日常支持的日志,建立使用指导的问答知识库。信息中心科内的培训也很必要,让除经常接触业务的项目组成员外的其他人员了解系统应用和变动情况,会对支持工作有不少帮助。

综上所述,医院信息系统的成功实施离不开有效的培训,需要建立规范化的培训管理体系。需要从明确培训目的,安排教员,计划时间方式、部署环境、选择恰当形式入手,合理制定培训内容,提供针对性的培训资料,加强培训考核。同时,关注培训对象的水平差异做好针对性培训,明确科室信息员协助培训及推广工作,注意协调相关的医务、教育、物价、医技等相关科室配合工作,注意培训内容和材料的更新,建立内部培训机制和知识库。做好这些工作,将对系统实施打下良好基础,提供有力的支持服务会有助于临床医务人员更好地利用信息手段开展工作,为患者服务,稳妥顺利地推进医院信息化工作建设。

[1]李包罗.医院管理学信息管理分册[M].北京:人民卫生出版社,2003

[2]许江林,刘景海.IT项目管理最佳历程[M].北京:电子工业出版社,2006

[3]陈健.规范培训在医院信息系统护士工作站的应用[J].解放军护理杂志,2003,20(9):84-85

[4]路荣,朱红雨.进修医师“医院信息管理系统”培训的实践[J].现代医院,2005,5(8):124-125

[5]王红,王惠娟,韩小琴,等.急诊信息管理系统在服务流程中的应用[J].护理管理杂志,2007,7(9):51-52

[6]徐旭东,毛琦敏,杨国斌,等.门诊医师工作站上线应用的主要体会[J].医学研究生学报,2005,18(12):28-30

[7]刘宏波,孟毅,边玉森.“军卫 1号”医师工作站常见问题处理方法的归纳[J].医学信息,2002,15(12):5

Practice in tra in ing of clin ic ian worksta tion system

X iBeibei
(Cen ter of Inform a tionM anagem en t,the Third Hospita l of Peking University,Beijing 100191,China)

Based on the training of c linician workstation system in the Third Hosp ital of Peking University,this paper exp lores ways to standardize training managem ent, analyzes the p roblem s encountered during the p rocedure,and discusses how to perfect and standardize the training so as to p rovide reference for furtherapp lying thework station and carrying out trainingofotherhosp ital information system p ro jects.

clinicianworkstation system;training;standardizedm anagement

G434

A

:1004-5287(2010)01-0073-03

2009-07-16

奚蓓蓓(1981-),女,北京人,助理工程师,硕士,主要研究方向:医院门诊及住院信息系统管理。