干部培训活动“项目”管理与建设

□朱诗柱

(国家税务总局扬州税务进修学院,江苏扬州 225002)

干部培训活动“项目”管理与建设

□朱诗柱

(国家税务总局扬州税务进修学院,江苏扬州 225002)

在干部培训中要引入项目管理的理念和方法,实行培训精细化管理。牢固树立“先有需求、后有项目”的需求导向意识,深入开展培训需求调研。牢固树立唯一性、独特性、创新性的“项目”理念,积极研发、科学设计培训项目计划。牢固树立整合管理、矩阵管理、柔性管理、风险管理、结果导向、团队作战的“项目管理”理念,以及相应的全局观、民主观、团队观、业绩观、知识观和效率观,精心实施培训项目。

干部培训;项目管理;项目建设

干部教育培训工作是干部队伍建设的先导性、基础性、战略性工程,也是党和国家实现人才资源的深度开发、促进人才资源增值的重要途径之一,事关党和国家工作全局。教育培训质量是干部教育培训工作的生命,而干部院校 (包括党校、行政学院、干部学院)采取何种管理理念和模式去管理、运筹干部教育培训活动,是决定干部教育培训质量的重要因素。2006年党中央印发施行的《干部教育培训工作条例 (试行)》明确规定:要“实行干部教育培训项目管理制度”;2008年召开的全国干部教育培训工作会议再次强调,“要引入项目管理的理念和方法,实行培训精细化管理”。本文在分析干部院校传统培训管理模式的特点及主要问题的基础上,从理论与实践相结合的角度,探讨培训活动“项目”化管理与建设的本质涵义、基本理念和策略及其重大创新意义。

一、干部院校传统培训管理模式的特点及主要问题

长期以来,干部院校对培训活动的管理,主要是依托既有的组织架构,沿用传统的“纵向管理 +职能管理”的模式。这种既有的组织架构依然是传统的“金字塔 +职能部门”或“层级制 +分隔管理”式的:以职能划分设置机构——教务部门负责教学活动的日程安排和运行监控,教研部门专司教研活动和授课,学员管理部门负责学员的思想政治工作和日常管理,后勤部门负责生活保障等;各个部门均对上级负责、对领导负责。依托这种既有的组织架构,导致其管理模式必然与传统的企事业组织存在类似的特点:整体的组织被纵向的各管理层次和横向的各职能部门分隔成一个个相对独立的单位:上下级之间是直线式指示与报告或请示与答复的关系;各个职能部门分工明晰、各司其职——“四面都是墙”,难免存在管理学意义上的“冲突”,例如利益或目标上的不同诉求,甚至管理责任之间的相互推诿,横向沟通与协作需要付出较多的人力和时间等管理成本。

在这种组织架构和管理模式下,干部院校虽然也完成了培训活动的各个基本环节,但是,如果用现代管理科学的理念和方法去分析、比对,会发现此种管理模式存在以下三个主要的问题:

一是对培训活动的整体掌控不足,落实培训意图的权责主体不清晰。一个培训项目的完成,涉及到多学科、多部门、多员工,因此,实现项目的目标需要各种资源的指向一致、协调配合。但传统管理模式使得每个部门和员工为避免“越权”之嫌,只能对自己分管的工作负责,而难以对整个培训项目的意图、目标和要求做全面深入的理解和把握,难以做到彼此呼应、浑然一体;也没有人被授权站在全局的高度,按照干部教育培训的规律对培训对象、需求、内容和方式等各个方面,培训设计、实施、监控和评估等各个环节做整体掌控和全面统筹,因而没有人对培训项目完成的好坏负全责。目前,仍有部分干部院校对承接的培训班采取“拼盘式”制订课程计划、“分段式”实施课程教学、“分兵把口式”实施培训管理的运作模式,即将一个培训班的总课时数按比例分配给相关教研部 (室、组),教研部门按分配到的课时数填入本部教师能够讲授的课程 (少数课程可能是根据委培单位的要求新开发的课程),组装成一个培训课程计划,然后由相关教研部教师分别负责授课任务,教务、学员管理、后勤等部门分别负责管理服务工作。在这样一个运作管理模式里,培训的内容基本上是“供给导向”而不是“需求导向”——“有什么、就教什么”;同一类别、但不同层级的各个培训班的培训方案基本上是雷同的——所谓“上下一般粗、左右一个样”;相关部门及其员工对培训活动的把握是“只见树木、不见森林”——本应是一个完整的项目,却被理解和分割成联系不很紧密的一个个段落或模块,培训意图难以贯彻到培训运转的各个环节。

二是对培训活动管理的效率受限,进而制约培训目标实现综合优化。纵向上的层级管理和横向上的部门分隔,必然影响决策、执行和培训活动运转的效率,制约院校对培训需求信息的快速反应能力,影响院校对培训工作引领和主导作用的发挥。例如,培训委托单位的需求和意图、培训设计部门的设想和计划,事关培训活动的重要决策,要经过上下左右的多层传递和往返协调,遇到问题时还可能议而不决、甚至相互推诿。层级管理和部门分隔,在某种程度上也制约了教职工的主动性和创造性,进而影响干部院校整体培训效能的发挥。

三是对培训要素的累积性、提升性建设不足,容易产生“重复发明轮子”的现象。对干部教育培训活动的管理虽然是一项党性和政治性极强的工作,但它也是一门科学和艺术,也同样存在着不以人的意志为转移的、具有普遍指导意义的客观规律,需要培训管理工作者通过不断的观察、思考和学习、研究,去发现它、掌握它,以便更好地遵循它、利用它。现代干部培训发展迅速,特别需要运用现代成人培训理论和现代管理科学去探索干部教育培训的管理规律;需要培养造就一支高素质的专业化培训管理者队伍。但在传统的管理模式下,培训管理人员分兵把口、职责单一,只需做一些重复性、事务性的工作,难以得到更高层次的锻炼提高机会,因而也就缺少钻研和创新的压力和动力。这既不利于培训管理者队伍的建设和发展,也不利于对培训对象、需求、内容和方式等各要素的内涵进行持续研究,对培训设计、实施、监控和评估等各环节的管理技术进行持续改进。其结果必然是培训管理水平难以得到提升,培训活动存在低水平重复。

以上分析说明,干部院校确实需要遵循中央关于以改革创新精神推进干部教育培训的要求,积极探索构建新的培训管理体制和管理模式,形成符合干部教育培训活动管理规律的新的运行机制,以不断提高培训管理水平和培训质量。而项目管理“正是为了解决传统组织管理形式的固有弊端而产生和发展起来的”[1]P6管理模式。目前国内部分干部院校和高校、民营培训机构已经引入项目管理的理念和方法去管理培训活动,取得了明显的创新效益,但应当从理论与实践的结合上很好地加以总结提高,以便推广应用。

二、干部院校培训活动“项目”化管理与建设的本质涵义

为避免事实上还存在的、在项目管理的名义下仍然施行一种经验式的、零散性的、甚至是随意性的计划管理的名实不符现象,干部院校实施培训项目管理与建设,首先必须正本清源,准确把握“项目”管理与建设的本质涵义和精髓。

一般意义上的“项目”,是指“为创造独特的产品或服务而进行的临时性事业”,[1]P28具有唯一性或称独特性、时限性或称一次性、整体性或称系统性、结果的不可逆性或称风险性等特征。项目管理科学特别强调项目的独特性和创新性。任何一项工作,如果更看重它与其它工作的相似性和重复性,它就是“作业”;如果更看重它的独特性和创新性,它就是“项目”。[1]P30干部教育培训活动具有独特性、创新性、目的性和复杂性等特征,是典型的“项目”,适合按照“项目”进行管理。“培训项目”可以定义为:具有明确的培训目标、培训对象、培训主题及明确的预算和时限要求的一次性培训活动。对干部教育主管部门而言,实施各类培训项目是完成培训规划、实现总体培训目标的手段;对干部院校而言,一个培训班就是一个培训项目。可见,培训项目是实施培训的载体,没有项目就没有培训,没有高水平的项目就没有高水平的培训;培训项目的质量和水平是干部院校核心竞争力的综合体现。

但是,并不是任何培训活动都可以称之为“项目”,只有按照现代项目管理科学的理念和方法去对培训活动进行科学的组织管理,培训活动才能“项目”化,即“先有项目管理、后有培训项目”,否则不能叫“项目”。

干部教育培训活动项目化管理的本质涵义是:通过一个专门的柔性组织,运用现代项目管理科学的理念、技术和方法,对培训活动实施有效的计划、组织、指导和控制,以实现培训活动全过程的动态管理和培训目标的综合协调与优化。[2]由此可见,培训项目管理既涉及管理理念与管理模式的变革,又涉及组织结构、角色与职责的调整,本质上是管理理念创新、组织结构微调与管理模式变革三者有机结合和互相支持的管理体系。其中,管理理念创新是实施项目管理行为的先导;而组建“具有独立地位的项目管理团队”全权管理培训活动,则是“项目管理机制的精髓”[2],是项目管理体系的核心。因此,干部院校实现培训活动的“项目”化,首先必须按照学校的职能定位和专业化、前瞻性、实效性的原则,组建不同的项目团队(小组),作为培训活动的一线 (现场)管理机构,在项目组长的全权协调指挥下,全面负责项目管理与建设,即“先有项目团队、后有项目管理”。

什么叫“项目建设”?在目前所能看到的有关项目管理的著作中,都没有项目建设的概念。“培训项目建设”就是在掌握项目、项目管理理念和方法的基础上,以不断提高培训项目的质量和效益为目标,对培训项目各要素以及项目管理各环节本身进行的持续不断的改进、提升行为。就是说,培训项目建设,既包括对培训需求、项目计划、培训课程、培训方法、实施条件等项目实体要素的持续研究和建设,以不断增进其科学性和针对性;也包括对贯穿于需求调研、策划论证、实施监控、总结评估等项目运转各环节的各管理要素如管理理念和管理手段、技术与技能的持续研究和建设,以不断提升其境界和水平。当然,在实际操作过程中,两者是紧密结合、密不可分的。

需要说明的是,对干部院校而言,由于多数项目是要重复举办的,因此,培训项目既有唯一性、独特性的一面,但也有重复性、相似性的一面,同类、系列项目之间有共同的规律可循;单个项目的唯一性、独特性和创新性,并不否认并恰恰证明对同类、系列项目各要素和项目管理各环节进行持续建设和改进的必要性;项目团队的成员也可以是相对稳定的,进而应该制订中长期规划和年度工作计划。

三、干部院校实施培训项目管理与建设的基本理念及策略

为建设适应需求、符合目标、针对性和实效性强的培训项目,实现项目质量和效益的最大化,依据项目管理科学的理论,结合干部教育培训工作实际,干部院校及培训项目团队应当树立和运用下列培训项目管理与建设的理念和策略:

(一)牢固树立“先有需求、后有项目”的需求导向意识,深入开展培训需求调研。项目的产生源于需求,项目的根本目的是满足客户的需求。鉴别和确认培训项目的需求,是制定项目计划的依据,是项目运转的起点和项目管理流程的起始环节,是提高培训针对性、实效性的前提。因此,项目团队首先必须是需求调研团队。要牢固树立需求调研意识,建立规范化的需求调研机制,综合运用相关调研技术和方法,区分常规项目与创新项目,有针对性地开展调研工作,认真撰写需求分析报告;在准确把握特定项目的组织需求、岗位需求和个性需求并正确处理三者辩证关系的基础上,研究项目的可行性,确定培训主题、设定培训目标。既要精确分析、充分把握当前需求,更要科学预测、适当引领未来需求,使培训富有前瞻性和导向性。

(二)牢固树立唯一性、独特性、创新性的“项目”理念,积极研发、科学设计培训项目计划。研发培训项目,包括开发新项目和改造已办项目,是项目团队的基本功。项目研发、策划、设计的标的,是依据培训主题和培训目标,为受训者量身定制出科学的培训项目计划,主要包括分解培训目标、设置培训课程、选择教学方式、选用培训教材、选聘授课教师、确定评估标准、细化执行步骤等。培训项目计划是在对整个项目的总体安排,是项目运作的操作控制或执行管理文件,是项目实施执行、质量控制与监督的制度保证,也具有项目实施前的准备、指导和培训功能。经验证明,通过深入、扎实的需求调研、项目策划和协调论证等环节的工作,制定一个为项目团队全体成员都清楚明了的、目标与需求相一致、内容和形式相匹配、子目标与总目标相吻合、周密严谨的培训计划方案,是项目管理和培训取得成效的关键。因此,健全培训项目策划工作机制,规范项目策划管理,是培训项目建设的核心环节。

(三)牢固树立整合管理、矩阵管理、柔性管理、风险管理、结果导向、团队作战的“项目管理”理念,以及相应的全局观、民主观、团队观、业绩观、知识观和效率观,精心实施培训项目。再好的项目计划也必须通过有效的组织协调和推进实施才能变成现实。项目团队要加强自身建设,增强培训资源统筹整合能力;重视业务培训和人才培养,全面掌握现代项目管理理念和技术,并用项目管理的价值观将团队成员“拧成一股绳”。要负责任地遴选实施具体项目的项目组成员、特别是有针对性地选择最适合的师资;深化课程需求调研,组织专兼职教师开展集体备课,坚持新开课试讲准入制度,开发适应需求、符合目标的培训课程;合理安排培训日程,精心实施课程教学;深入开展培训教学研究,积极探求干部教育培训规律,不断改进教学方法,熟练掌握研讨式、案例式、体验式、模拟式等创新教学方法的适用对象、教学目的、程序规范、技术要领,并建立相应的教学互动考评机制、效果跟踪评析机制;根据项目和课程建设的需要,组织开展培训教学所需的各类数据、资料、案例、软件等教学资源建设;运用科学合理的制度规定,对项目实施进行全方位的监控管理,特别是加强对项目风险的主动控制,做到未雨绸缪、防患未然,确保项目有序、高效运转。

(四)牢固树立持续改进、不断创新的“项目建设”理念,对项目运行各环节和项目管理各要素进行持续优化。要跟踪管理项目运行全过程,建立快速反应机制,通过开展课程需求调研、跟班听课、参加教学座谈会、走访学员等形式,了解、分析学员对项目项目各要素和项目运转各环节的意见和建议,及时提出调整项目计划、课程内容、授课方法及项目实施方案的建议;建立并严格执行学员评教和项目评估制度,科学开展学员考核,客观、全面地评估培训的针对性、实效性程度,准确判断项目的质量和效益;加强项目教学和项目建设工作总结,认真分析项目实施和管理的基本经验、存在问题,提出改进工作建议。

四、干部院校实施培训项目管理与建设预期的重大创新效益

可以预期的是:干部院校将培训活动作为项目进行管理和建设,必将推动培训理念、培训内容、培训方式和培训格局的全面创新,为干部院校提升培训质量和效益、提升办学能力创造巨大的空间。

(一)通过项目团队的整合管理,可以发挥系统管理的整体效应,确保培训意图贯彻始终、培训目标落实到位。实行项目管理,从需求调研、方案设计、课程研发、资源配备,到项目实施、监控评估、学员管理等各环节,均由项目团队全面负责、系统管理,就可以打破传统的部门分工,将不同专业、不同部门的力量整合到一起,明确责任、整体统筹、协调运作,改变过去“拼盘式”制订项目计划、“分段式”实施课程教学、“分兵把口式”实施培训管理的运作模式,使各种资源、各个环节均能围绕总的培训目标而指向一致、相互呼应、有机联系、协调配合,进而使培训意图贯彻始终、培训目标整体优化。同时,通过持续建设,将培训者从事项目管理工作的经验积累起来,在意识上加以固化,在理论上加以提升,就可以使项目各要素的内涵得到提升、项目管理各环节的技术得到改进,避免出现“只有二次教训、没有二次经验”以及“重复发明轮子”的现象,“打一仗、进一步”。由此,项目化管理将驱动新课程的开发引进,带动专兼互补的师资队伍建设,引领教学内容和形式的全面创新,从而推动办学质量的全面提升。这是项目管理创新效益的最主要体现。

(二)通过项目团队的矩阵式管理,可以发挥团队作战方式的优势,提高教学质量和管理效益。项目管理变单一纵向式管理为横向式管理,这是一种是基于高度整合的团队管理,一种参与式管理,一种基于民主、平等理念的协商管理。项目团队的成立及其职责安排,实际上将实施培训活动现场管理的责任主体,逐渐地从传统的“金字塔 +职能部门”式的内设机构,转变为以项目为核心的矩阵式组织。项目团队这种责权利相对独立、具有柔性和综合性的职能组织,有着较小的权力距离、以工作为核心的人际关系、高度的灵活性、快速反应、充分沟通、全局 (系统)观念等一系列符合现代项目管理要求的工作价值观,是干部院校现有管理体制中任何一个岗位或任何一个机构所不能替代的。团队成员目标一致、分工明确、权责清晰,可以减少中间环节,提高工作效率;可以在项目团队之间形成竞争机制,产生压力和动力;可以最大限度地调动成员的积极性、创造性和责任感,广泛聚集资源要素,发挥各种资源的最大潜能,创造性地开展工作;可以保证成员之间全方位的沟通和对变化情况的快速反应。这种团队作战方法的效益,是传统的“金字塔 +职能部门”式的组织管理所不可比拟的。

[1]汪小金.理想的实现:项目管理方法与理念[M].人民出版社,2003.

[2]李立匣,尹礼宁,王少军.干部教育培训项目管理的实践与创新[J].继续教育,2008(12).

[3]邵志光.项目管理模式下国企改革新思路[N].学习时报,2008-02-25.

The Program Management and Development for Cadre Tra in ing Activities

ZHU Shi-zhu
(Yangzhou Tax Institute of State Adm inistration of Taxation,Yangzhou,Jiangsu225002,China)

The idea and methodsof program management should be introduced into cadre training to realize lean management of training.The concept of demand orientation,“demand first,program following”,should be established fir mly and investigation of training requirement should be performed widely.The program ideas of exclusiveness,uniqueness and innovativeness should be built up firmly,and the training program should be planned scientifically.The program management ideas of integrated management,matrix management,soft management,risk management,result orientation and teak work as well as correct views on overall situation,democracy,team,performance,knowledge and efficiency should be built up fir mly to implement training programs elaborately.

cadre training;program management;program development

G726

A

1674-0599(2010)06-0114-05

(责任编辑:徐国栋)

2010-07-10

朱诗柱 (1965—),男,安徽舒城人,国家税务总局扬州税务进修学院副院长,教授,研究方向为社会主义经济理论和干部教育培训。