浅谈档案的信息化管理

付占红

（中化地质矿山总局，北京 100101）

1 档案信息化的概念

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置管理并提供利用服务。档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收传递存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。[1]档案信息化管理是一个具有重大战略意义、体现档案工作发展方向和趋势的重要课题。

2 档案信息化管理的必要性

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理查阅应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件[2]。

3 档案信息化建设的有利条件

1）在以往的档案信息化建设实践过程中，我国各级各类档案工作部门已经积累了丰富的经验，基本明确了在现阶段档案信息化理论建设的目标、任务、原则、途径和方法，以及信息系统的技术标准规范等的科学发展趋向。特别是随着全国信息化“十一五规划”的制定和整个国家信息化建设工作的大力推进，促使我国各级各类档案工作部门更加明确了档案信息化建设的发展方向和基本目标，为建立科学、合理、务实、完善的档案信息化理论体系奠定了坚实的客观基础。

2）我国各级各类档案部门经过多年的努力探索与大胆实践，在档案信息化建设，尤其是在档案信息技术推广和应用方面，除了奠定丰富的经验基础之外，还积蓄了一批档案信息化理论知识与实践经验兼备的档案信息化建设专门人才。整个档案干部队伍的信息素质有了很大提高，初步具备了建立档案信息化理论体系所必备的人才条件。

3）快速发展的信息技术和社会各方面对档案信息不断增长的利用需求，使档案信息化理论体系建设有了充足的发展空间，档案信息化理论体系建设也越发显得迫切。同时，信息技术的日渐普及与国家正在大力提倡的电子政务工作的推进，也使档案信息化理论体系建设工作具备了不断深化发展的广阔前景和现实意义。

4）随着经济社会的来临，改变传统的档案管理与利用模式，转变档案信息服务的观念，提高档案馆开展社会公共服务的能力，已成为经济社会的一种必然要求。为此，作为档案事业主体的各级各类档案馆，需要努力加大档案信息资源开发利用的力度，注重拓宽档案信息服务渠道扩大，档案信息服务范围构建方式灵活、手段多样、快捷简便、系统全面的档案信息服务的全新模式，以适应经济社会发展的现实要求。

5）信息技术本身是跨国界的，发达国家的信息化建设，尤其是档案信息化建设的经验教训，可以为我们提供充分的指导与参考。借鉴和吸取国外档案信息化理论建设的成功经验，有利于我们更加科学合理的开展档案信息化工作的实践[3]。

4 档案信息化管理的内容

档案信息化建设是一项复杂的系统工程，它的有效开展与人力、财力、技术、政策、观念、文化等一系列组成要素和环境要素密切相关。建设目标能否实现，取决于各项要素的质和量，以及对这些否实现必备要素的组织状况。而后者在很多情况下是成功的关键，档案信息化建设的组织管理者应该以这些要素为对象，研究其最优化、最有效的组合方式，根据建设目标和实际需要制定并采取一系列务实的组织管理措施。其管理措施主要有以下几点：

1）制定政策，从宏观上保障信息化建设的良好环境。建设的组织管理者必须从实际出发，对已有的政策法律加以研究，根据实际需要进行增补，及时调整，逐步完善档案信息化建设的政策法规体系，确保信息化建设的健康发展。

2）建立档案信息化建设的工作机构和宣传工作。作为一项庞大的综合性工程档案信息化建设需要通过一系列工作机构来推进实施，因此设置高效率的工作机构设定其职能，协调其工作，是信息化建设组织管理的一项必要举措；宣传是优化我国档案信息化建设软环境的重要手段，将工作和宣传力度结合，更好的促进信息化管理。

3）筹措资金，从微观上保障信息化建设的物质基础。信息化建设是一个复杂的系统工程，许多方面的建设都需要巨大的经费支持，尤其是基础设施建设存在相当大的缺口，因此，信息化建设的组织管理者必须争取各级领导对档案工作信息化建设的高度重视把它作为工作中的一件大事，摆上重要位置，加大对档案工作信息化建设的投入，从人力、物力、财力上给予必要的支持。

4）系统组织并有效管理档案信息网络技术的研究工作。根据信息技术的发展状况和档案工作信息化建设的实际需要，定期提供指令性，并组织研究成果攻关项目和指导性研究课题的鉴定与推广工作。

5）设计总体方案，制订发展规划，从总体上保障信息化建设的顺利进行。总体方案是档案工作信息化建设发展的总纲，它具有总体性、全局性、长期性，并在一定时期内保持相对稳定。总体方案包括档案信息化建设的建设目标、建设思路、基本内容、建设步骤档案信息网络的功能设定、全国档案网络的组网模式等内容，这些内容直接关系到档案信息化建设的未来发展和最终成效[4]。

5 档案信息化管理应注意的几个问题

1）档案信息的分类管理。档案信息是有级别的，不是任何信息任何人都可以查阅。因此，在档案信息化管理过程中，应仔细鉴定档案级别，只把待定档案信息提供给符合身份需要的使用者，无比防止档案泄密事件的发生。

2）档案信息的规范化管理。由于档案信息种类繁多，为了保证档案使用者方便、快捷、准确地使用符合身份要求的档案信息，档案信息的规范化显得特别突出。例如，声音、图像、视频等资料是直接放在档案数据中还是以OLE形势存在？档案使用者只能浏览这些信息还是允许下载使用这些信息？这就需要我们制定统一、标准的规范化体系，切实推动档案信息的规范化管理。

3）档案信息的安全性管理。如今的计算机病毒和网络“黑客”无孔不入，网络信息的安全性务必要摆上重要位置，凡是未经批准开放的档案和档案信息不得上网。要提高信息安全意识，除了采用常见的网络防火墙、路由器和使用者身份鉴别等技术措施外，对于重要档案信息，还应该考虑双备份、自恢复技术和信息加密存储等技术，即便是遭到计算机病毒和“黑客”攻击，也不至于导致档案信息系统的崩溃。即使信息泄密，由于无法信息解密，从而有效保证档案信息的安全运营，防止档案信息损失、泄密现象的发生。

4）档案信息管理人员的管理。档案管理人员素质水平直接影响档案信息化水平的提高。档案信息人员的培养和教育管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神，有计划地组织档案信息人员的岗位培训和知识更新。针对档案人员的现状，要加大对计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识的培训，提高档案业务人员掌握和应用现代化即是的技能，培养一批档案信息化方面的专业人才[5]。

6 结束语

档案信息化是档案信息管理的发展趋势，是适应电子政务迅速发展对档案工作提出的迫切要求，它已成为电子政务与办公自动化一个必不可少的组成部分，是信息社会中档案管理模式的集中体现。21世纪的档案工作挑战与机遇并存,档案信息化建设是一项系统的工程，目前，我国档案信息化建设还处于起步阶段，在这一过程中还会遇见各种难题，对此我们档案工作者要作好心理上和工作上的各种准备，积极推进这一工程的稳步健康发展。加强统筹优化组合,使科学的组织管理成为我们中国档案信息化建设进程的有力保障,期待档案信息化建设发展的美好明天！

[1] 周晓英.档案信息论[M].北京:中国人民大学出版社,2000.

[2] 谢玉心.谈档案信息化管理[J].广东建材,2010,1.

[3] 高全忠.档案信息化建设的发展趋势[J].兰台世界,2004,4.

[4] 张照余.档案信息网络化建设研究[M].中国档案出版社,2001.

[5] 李春玲.论档案信息化管理[J].机电兵船档案,2010,3.