医疗设备的合同管理

2010-02-14杨晓明

中国医疗设备 2010年4期

杨晓明

昆明医学院第二附属医院设备科，云南昆明 650101

在进行设备采购并最终确定标的物的同时，均应该签订合同。目前在医院内，虽然合同被签订，但在签订合同之后，合同执行中，人们对所签订的合同并没有进行很好的管理和执行。本文通过介绍一些合同管理的知识并结合实际工作中存在的问题，希望能带给读者一些启发。

1 合同定义

招标采购的目的是业主与投标商缔结合约，最终达到业主通过招标的目的。合约又称为合同，是业主与相应货物或服务供应商之间签订的经济合同，用于明确相互的权利和义务关系。合同条款应该明确、齐全，便于双方全面严格的履行合同。经济合同一般应该具备下列主要条款：

⑴ 标的。标的是合同当事人双方权利和义务所共同指向的对象。是合同成立的必要条件，是一切合同的必备条款。标的一般分为四类：有形财产、无形财产、劳务和工作成果。没有标的，权利和义务就无从指向，经济合同也就无法存在。

⑵ 数量和质量。这是对标的的具体要求。

⑶ 价款或酬金。这是当事人一方向交付标的的另一方支付的对等代价。

⑷ 履行合同的期限、地点和方式。这是指合同有效期内，当事人承担义务的地点和以什么方式履行合同。

⑸ 违约责任。这是指一方因过错不能履行或不能完全履行合同，而侵犯另一方的权利时要承担的经济责任。

⑹ 争议解决。即如何解决双方当事人无法达成一致的争议事项。由于法律会对争议解决有相关规定，有些合同也许没有争议解决条款；但是比较大的合同，当事人最好事先约定争议的解决办法。

2 合同管理

合同管理不仅是要促使合同双方认真履行各自的合同义务，而且是要充分协调好双方之间的合同行为，在它们之间建立起一种相互支持、相互促进的伙伴型关系，以便通过严格的过程控制使合同实施结果达到所规定的时间、成本、质量和范围的要求，达到整体最优，保证项目按计划高效、优质、经济地顺利完成。

合同管理时应当遵循以下三个管理的原则：

⑴ 诚信原则即诚实信用原则，是指当事人在签订和执行合同时，应该讲究诚实、恪守信用，以善意的方式履行合同规定的义务，不得规避法律和合同。这里包含着相互关联的两层意思：一是量力而行作出现实、可行的承诺；二是严格履行自己的承诺。

在一般情况下，应该假设合同当事人在签订合同之前都认真阅读和理解了合同文件，都明白该合同的确是自己真实意思的表示。一般应该认为双方当事人在签订合同时都具有善意，应该认为合同中的所有规定都是有意写进去的，不允许以疏忽为借口进行辩解。

⑵ 公平原则法律是维护公平的，维护在一定的社会历史条件下，各公民、团体之间的公平。根据公平原则，显失公平的合同条款是无效的，对合同进行解释时，应该兼顾双方当事人的权益。对合同文字的相互矛盾或其他缺陷，如果按合同约定的解释顺序和有关整体解释惯例进行解释后仍含糊不清，则可按不利于合同起草一方（业主）的原则进行解释。在这种情况下，可以理解为业主故意使用了这种有歧义的词句，因此他应承担相应的责任。

⑶ 效率原则经济合同其管理与实施当然受经济学原理的约束。经济学讲究的是效率，及如何以尽量少的资源来达到既定的目标，或以既定的资源实现目标的最优化。在项目管理中，项目经理需要维护的是整个项目的效率，即实现项目质量、成本、进度、范围等目标的综合最优。根据效率原则，有时需要比较灵活地执行某些合同规定。需要特别强调的是，必须追求项目整体的效率，而不要片面的追求某一方面的效率。由于项目各分目标的相互矛盾，某一个分目标的优化可能必须以另一个或几个分目标的损害为代价。

3 关于合同解释

合同文件的解释是指对合同具体条款的规定进行的理解。如果合同中的各项规定都具体明确，当事人对它的理解都完全一致，就不会出现合同解释方面的问题。事实上，合同中总难完全避免某些含糊用语，当事人对合同规定的理解也不可能总是完全一致的。当双方之间出现分歧时，就产生了合同解释方面的问题。对合同文件如何进行解释，这是直接决定如何确定双方当事人的权利义务、如何解决索赔、如何解决争议等问题的一个重要前提。

4 合同管理的体会和总结

加强医疗设备合同的管理，是搞好医疗设备管理，充分发挥医疗设备在医疗工作中综合效益的重要一环。我院在设备合同的管理过程中，着重做好设备购置的可行性论证。通过需求论证、效益论证和市场论证，为设备的引进和购置决策提供科学依据。合同在产生和完善过程中，做到科学、规范、严谨，发现误差及时纠正。同时，合同管理人员积极做好沟通协调工作，确保环环紧扣，流程畅通，执行及时、准确、快捷。并且在设备合同的管理过程中，重视了以下几个环节：

4.1 设备购置的可行性论证

⑴ 需求论证即设备购置的必要性。临床科室根据各自的功能特点，从满足患者就医的需要、医疗技术发展的需要、教学和科研的需要及与医院等级和品牌相匹配的需要几方面着眼，于每年7月底之前以书面形式提出次年设备购置计划，为避免追求大而全或相互攀比，设备管理部门综合全院各科室设备分布及使用情况进行初步筛选，对待购设备汇总后，提交医疗设备管理委员会讨论，最终经院办公会审核批准方可进入下一程序。

⑵ 效益论证引进设备前，医院根据年度发展计划及财务预算，结合财政补助及教学科研经费的使用情况，对现有同类设备尤其是大型设备进行成本效益分析，以利于准确掌握设备的运行情况及需求度，避免医疗设备重复购置、设备闲置或使用率低等，造成资源浪费，为设备的引进和购置决策提供科学依据。

⑶ 市场论证在进行需求论证的同时，设备管理部门通过调研了解国内外市场行情，收集相关信息资料，引导科室开展业务。对确定购买的设备，设备管理部门必须提供同类产品的《购置参考信息》，如：使用科室、已知商家及历史价格等，同时要求参加投标的商家提供全套资质证件及待购设备的主要用户名单、业绩，了解其市场份额占有率。经严格审核后，再在院长或分管院长领导下，组织相关科室主任、护士长和医学专家、工程技术人员以及财务审计人员共同进行医疗设备招标选型或商务谈判，通过货比三家，选择性价比较高的商家，确保引进设备的功能先进、质量上乘、价格合理。

4.2 设备购置合同的形成

⑴ 合同签定医疗设备确定购置后，医院和供应商签定经济合同。合同上详细注明购置设备的产地、品名、规格型号、配置清单、付款方式、安装调试、技术培训、质量保证及维修保养等条款。

⑵ 合同建档设备购置合同一式肆份，财务处、设备处、供应商及设备管理人员各执壹份。同时设备处对设备购置的申购报告、论证材料、订购合同、验收清单、设备资料(使用说明书、维修手册及其它有关技术资料)一律登记、编号、存档。

⑶ 合同交接设备管理部门将经使用科室认可，供应商和项目工程师、设备管理部门领导、院领导逐级签署的合同定点存放，每周由专人送交财务处登记、编号、盖合同章后进行分发。在合同交接过程中，我们注重细节，对合同交接的每个环节进行书面登记，杜绝了在交接过程中的遗失和误差现象。

⑷ 合同录入建立设备合同管理信息库，及时录入新的合同信息，以便于及时、便捷、准确、科学地查找和执行合同条款。在固定资产分类编码尚不完善的情况下，将现有合同分为医疗设备、办公设备、低值易耗品和赠送设备等七大类，以便于根据各自特点分别进行管理。

4.3 设备购置合同的执行

⑴ 设备验收设备送达指定地点，由设备管理员和项目工程师共同进行到货、安装与技术验收，列入《检验检疫机构商品目录》内的进口医疗设备需进行商检，调试正常运行后，凭验收清单、使用科室领用单和购买发票，录入固定资产管理库。

⑵ 设备付款通常情况下，合同付款分二至三次进行，验收入库后首付款，正常运行三个月续付款，一年内付清尾款。原则上每月清款一次，第一次付款以设备入库凭证为准，因此要求商家货到发票到；第二次、第三次付款以《设备运行情况一览表》为凭，每月中旬，由合同管理人员将当月符合付款条件的合同，集中打印成《设备运行情况一览表》，请项目工程师对科室内的设备运行情况进行核查，签字确认。每月底，合同管理人员正式请款一批，经逐级审批后，报财务处登记付款。同时，建立台账存档备查。

⑶ 合同核对为确保设备合同在执行过程中准确无误，我们建立健全了查对制度，每季度由设备处领导、固定资产管理人员和财务处等相关人员参与合同核对一次，要求账物相符、内外贸合同一致，发现问题及时纠正。

4.4 设备合同管理的特点

⑴ 合同的严肃性设备合同作为具有法律效力的文本，必须真实、规范、严谨。一旦发现误差，必须及时纠正，以绝后患。

⑵ 合同管理人员协调的重要性设备合同在产生和完善过程中，涉及到供需双方，尤其是医院临床和管理科室的经手人员较多，为避免合同滞留现象，合同管理人员应积极做好沟通协调工作，确保环环紧扣，流程畅通，执行及时、准确、快捷。

⑶ 工程技术人员参与的必要性工程师在合同管理过程中起到了很大的作用。设备处对工程师实施了分工包干制度，工程技术人员合理搭配，分成两人一组，变按专业分工为按区域分工，变被动维修为主动管理，工程技术人员在维修设备的同时，全程参与分管科室设备的市场调研、招标、购置、验收、报废等管理工作，提高了技术水平，服务质量和工作效率。