信息时代医院人事档案的服务和利用

马宏凌

(广西壮族自治区人民医院人力资源部 广西南宁 530021)

人事档案的作用在于为人事工作服务,它除了是个人增加工资、晋升职称的重要依据外,还是对个人经历、活动、表现和德、才、绩、能综合素质的直接记载。传统以手工处理为主的纸质档案管理模式愈来愈暴露出工作效率低下,无法满足动态管理的需要,已经不能很好地适应时代的发展。通过数据库建立信息平台,实现档案信息数字化,可大大提高档案的服务、利用的效率和质量。

(1)传统方法建立的人事档案是原始的真实记录,具有凭证性质和参考性质,而计算机具有强大的信息和数据处理功能,建立人事档案信息数据库,是档案信息化建设的基础工作,也是档案实现优质服务的前提。我院是一所以医疗为中心,兼有科研、教学和预防为一体的大型综合性省级三级甲等医院,是广西的医疗中心。在医院领导的大力支持和计算机室通力合作下,人事档案室完成了将全院职工个人纸质档案非机密的信息内容,输入数据库,并进行了图像电子扫描到个人基本信息栏内。以人力资源部为主导,以完善档案信息化设施和健全安全体系为保障,着力加强档案信息化标准规范和档案室信息资源建设,构建一个人事管理信息平台,配备专门的人事管理服务器。安装人事管理客户端软件,医院领导和重要的职能部门,通过信息网络平台可以进行档案资料的远程查询,实现人事档案管理资源共享。采用一种管理模式,实现一体化管理,按医院主管部门实行权限分级,除了人事档案室,其他部门须经人力资源部授权才能查看已授权的信息,未经授权的信息无权操作显示档案个人基本信息。在坚持纸质档案管理基本原则的基础上,根据电子文档管理的实际,积极探索档案工作信息化管理的有效办法。由人事档案管理员,完成了自建院以来全院各级各类人员信息的输入数据库,并根据变化随时更新,使电子化档案逐渐成为医院专业技术人员重要信息资源,满足医院临床医疗、教学、科研、人才队伍建设等方面需要。

(2)变坐等查阅为主动提供信息,让人事档案在充当医院领导参谋上发挥作用,为医院领导用人、决策服务。在医院发展中,是否拥有一支高素质的干部人才队伍,是医院面临的首要问题,这就需要人事部门对有关人员的年龄状况、学识水平、知识结构、政治思想素质、业务能力和主要工作经历等,有一个合乎实际的了解和掌握。要达到此目的就必要借助于人事档案信息。自2003年以来,随着我院人事制度改革、岗位竞聘,选拔了一大批既有高学历和较强业务能力,政治素质和组织领导才能的年轻干部,成为各科室的负责人,主要骨干力量。在这些干部的任用过程中,人事档案信息通过数据库,实现主动服务和优质服务,迅速、有效的提供真实、可靠、准确的数据,大大提高档案利用的效率和质量,为医院领导全面地考察和正确的使用人才提供了重要的依据。完成了医院重要人才、重点人才个人信息的汇总,为医院落实人才优先发展、人才引进培养、发挥人才作用、建设人才小高地等工作提供重要参考依据。通过信息化建设把档案服务主动送到了医院领导办公桌前,极大地提高了工作效率。

(3)档案管理的目的就是最大限度地开发档案信息资源,使档案发挥社会效益。科学技术的进步要依靠人才的优势,医院是以医疗为主体,专业技术人员职称高、学历高。但目前医院人才队伍人事档案中反映专业技术干部综合能力、素质的绩效考核材料较少。考核体系的科学性和完善性欠缺,考核过程存在着只重结果不重过程、只重量不重质等问题,尚未完全发挥出预期的激励作用。专业技术干部绩效情况,目前只能从高级职称评聘材料中反映一个人的某一阶段的业绩成果,不能全方位反映干部个人量化考核动态工作表现信息的内容,绩效考核形成的材料并没有得到有效的整理和归档,更没有得到有效的开发和利用。因此,医院专业技术人员工作实际、科研成果、论文论著发表、业绩考核、职称晋升、人才素质测评、成果奖励、留学回国人员、专业技术队伍的人才培训、优秀专家等方面的纸制及电子数据应需要得到及时的补充、整理和归档。专业技术人才的档案信息材料,涉及面广,是多个学科、多门类、多层次,建立与各主管部门经常性联络,及时上门收取,丰富人事档案的内容,更好地为医院人才队伍建设的政策实施、专项活动、落实待遇等提供了坚实地基础。

(4)医院人事档案管理的主要任务是积极、及时地开发和利用人事档案信息资源,不断创新人事档案服务机制。人事档案不仅仅是干部提拔的辅助工作,而应成为全社会合理使用的资源服务。随着社会的发展和全民档案意识的普遍提高,人们要求档案部门提供的服务内容已不仅仅局限在政治范畴,而是延伸到了社会生活的各个方面,为适应此要求,档案室提供的内容更加广泛。人事档案经常地被查询、翻阅和复印,对档案原件人为的触摸污损和在静电复印过程中光照带来的危害及机械损伤,使得原件寿命大大减少,不利于保护原始档案。而通过人事信息数据库,可以帮助职工查找所需信息,在核查工龄、解决工资、福利、保险及财产继承等方面发挥了档案凭证的重要作用。

(5)整合信息资源,主动提供适用人事档案信息,为高校毕业生双选服务。为适应医院发展,根据医院用人科室的需求,提前将求职高校毕业生个人基本情况、个人简历、在校学习成绩、专业特长、论文发表、获奖情况、兴趣爱好、党团情况、甚至身高体重、参加的竞赛、当选的学生干部、参与的社会实践、家庭情况、体检表等材料汇集成册,信息输入数据库内存储,以最快的时间传递给医院领导和用人科室,便于调阅、查询。同时将我院医院规模、技术力量、发展情况等信息,通过院外网发布,供高校毕业生参阅。医院根据毕业生面试、技能考核等结果,进行综合分析做好推测学生的综合素质和具有的潜能,为医院和用人科室正确选用毕业生提供了满意的服务。

信息时代只有加强计算机开发在医院人事档案领域里的服务和应用,挖掘档案潜力,才能充分发挥人事档案在医院现代化建设中的重要作用。