档案工作的特点及档案人员职业素质要求初探

2010-01-01陈雪

中国新技术新产品 2010年11期

陈雪

（哈尔滨市道里区房产交易所，黑龙江哈尔滨 150000）

随着近年来知识经济浪潮席卷全球，中央适时提出的“科教兴国”伟大战略已表明，下个世纪经济的发展将由本世纪主要依靠传统产业而逐步转向以依靠科技进步和全面提高劳动者素质的新兴科技、信息产业。在这样一个大转换过程中，知识、信息人才和管理等资源的合理流向和配置概念将成为知识经济时代的崭新概念深入人心。

对于档案这一涉及面广、业务量大、信息源多的工作中最活跃最能动因素的档案工作者来讲，当前面临的也必然是一种二难的抉择；一是继续维持长久以来形成的旧的思想观念和按步就班的工作机制；另一则是加强自身素质的培养，迎接知识经济的高标准要求。前者要求的档案管理仍然局限于旧有的模式，档案工作难以在新形势下发挥其应有的作用，最终只能消弱档案工作在单位的作用面成为精减机构的“牺牲品”。后者要求档案人员具有强烈的危机意识和工作责任感，不仅需要打破思想观念上旧框框的束缚，还要不断探索出打开档案工作新局面的具体办法，在自身素质上主动顺应改革发展的需要，在档案管理上上档次，在档案信息资源开发利用和为经济建设服务上发挥作用。两相比较，后者必将成为档案事业发展的大方向。所以充分认识档案工作面临的历史挑战和发展机遇，增强档案发展的全局观念和责任意识，以高质量和高水准的工作成绩面对知识经济的到来，将成为档案事业发展最具紧迫性和现实意义的一项中心任务。在此背景下，本文着重就档案管理人员的职业素质进行探讨。

1 档案工作的特点

随着科学技术的不断发展，档案工作呈现出新的特点：档案种类繁多。现代社会实践活动的丰富多彩，使社会中形成的档案种类更加繁多。例如，一项国家级的科学成果，其研究报告或论文可能只有十几或几十页，而形成的档案，从研究方案、论证方案、实施计划、原始记录、数据处理、到最终的成果报告及鉴定文件等，可能就达几十甚至数百份文件；档案载体形式多样化。古代档案的载体形式多种多样，有甲骨、竹木、石板、锦帛等。造纸术的发明，使档案的载体形式趋于单一化，纸张成为主要载体。现代档案载体除纸张外，出现了新的载体材料，如磁盘、光盘、磁带、胶片、玻璃膜片、金属蜡版以及各种照片等；档案生存状态多媒体化。古代档案都是实物档案，纸张的出现使得档案的状态变得单一。现代档案的生存状态则变得多媒体化，声音、文字、影像和图形等多种状态共同存在；档案管理信息化。档案信息化管理就是档案管理智能化的过程。它包括馆藏数字化、存取自动化、空间虚拟化、利用网络化和资源共享化。这是现代社会档案工作发展的必然趋势，是时代的呼唤。档案工作的这些新特点，对于只熟悉传统手工作业和简单服务的档案管理人员来说，无疑提出了新的挑战，对他们的职业素质提出了新的、更高的要求。

2 档案管理人员的职业道德要求

档案工作是一项保密性很强的工作。任何涉密档案的失泄密，都可能给国家或集体造成不同程度的损失。因此，档案管理人员必须具有坚定的政治方向，能严守机密，具有明辨是非的能力。

档案工作是一项服务性很强的工作。无论如何变革，即使档案馆的工作方式、操作方法都变了，但以信息服务为己任的工作原则是不可动摇的。在现代技术已渗入档案工作各个领域的今天，能否拥有丰富的信息资源和为用户提供全、新、快、准的信息服务成为衡量档案馆服务能力和水平的主要标志。因此，档案管理人员必须具有较强的服务意识。和蔼的态度、亲切的话语、热情的帮助，会赢得用户的尊敬和信赖，从而更加关心和支持档案馆的工作。

档案工作还是一项繁琐、细致的工作。这种繁琐细致无不体现在整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档案内容、利用档案的咨询等各个环节。这就要求档案管理人员还应具备严谨细致的工作作风。

3 档案管理人员的知识要求

如今，档案管理人员的工作已不再只是收收发发、简单整理、保管档案和提供档案服务的“手工活”，它具有很强的专业性和技术性。一个合格的档案管理人员应精通“科技档案管理学”、“档案保护学”、“图书情报学”、“目录学”、“图书分类学”及“档案文献编撰学”、“档案法”等档案专业的知识，掌握档案工作各个环节的技能技巧。

随着办公自动化、文档一体化程度的提高，电子文件的产生、传递、存储、归档、著录、保管、利用，都将由计算机辅助管理。因此，档案管理人员应懂得现代化管理的基本知识，熟练操作微机，灵活使用档案管理软件，能够胜任文档的存储、编辑、检索、利用等工作。

在国际交流合作日益频繁并且成为人们生活重要组成部分的今天，语言工具显得十分重要。不同语种的文献资料随着社会的进一步发展在档案馆中占据的比例越来越大。不懂外语，很难分析、整理利用资料，更无法充分利用资源为用户服务，这就要求档案管理人员应具备相当的外语水平。

档案管理人员还应有广博的科学知识。档案的分类整理，是以档案的内容形式特征为依据的，如果看不懂档案的内容就无法准确分类组卷；档案保管需要编写内容说明，没有一定的语言文字功底，是很难完成这些材料的编写任务的；另外，档案管理人员总要书写一些东西给人使用，如目录、著录、标引等，因此对书法水平也有一定的要求。