新形势下档案管理的挑战与对策

黄庆文

（大埔县科技开发中心，广东 大埔 514200）

1 引言

档案管理事业作为人类的记忆工程，拥有丰富的信息资源，既是传统的知识产业，也是知识经济的一个重要支柱，既是推动知识经济发展的重要动力，又是受知识经济影响比较直接的领域之一。在新形势下，档案事业将面临严峻的挑战和极其难得的发展机遇，同时新的时代必将给档案管理带来许多新的观念和新的课题。

2 新形势下档案管理工作面临的挑战

对传统档案管理工作观念的挑战：传统的档案管理“重藏轻用”。新世纪对知识的评价标准是知识经济的变度，档案工作者只有将所掌握的档案知识和资源转化为生产力，才能得到社会的认可。因此要改变“重藏轻用”的观念，积极主动开发信息资源，使“死档案”变成“活信息”，转变服务观念，大力开发档案信息资源为社会和发展知识经济服务。

对传统档案管理手段和方式的挑战：当前，大部分的档案工作仍然沿用传统的档案管理手段和方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的档案信息，难以达到传输的高通量化和网络化，难以形成新的知识生长点，也难以为知识经济发展的服务和供社会共享。因此，变革档案管理手段，加速档案现代化进程是档案工作在新形势下所面临的重大课题。

对档案工作者自身素质提出的挑战：新形势下，劳动密集型的社会结构将被知识密集型的社会结构所取代。要想在新形势下有所作为，必须具备一定的理论知识和专业技巧，否则将被这个时代所淘汰。因此运用来传播知识，促进经济发展，使档案中的知识转化为现实的生产力，成为新的经济增长点是档案工作者义不容辞的责任和义务。

3 面对新形势下档案管理应采取的对策

要建立适应新形势档案管理的新思路和新方法。

要树立新的管理思想。在过去很长一段时间里，由于长期传统环境下工作形成的思维和方法上的定式，档案工作者在思想观念上难以将现代化管理引入到档案工作中。近几年，信息技术的迅速发展和对社会生活的巨大影响，已经让工作者认识到计算机，网络等已成为档案管理工作不可缺少的技术和工具之一。只有不断解放思想，更新观念，实现档案管理思想的现代化，才能抓住机遇，开拓进取，以开放的视角，积极寻求档案工作的生长点，在较高层面上来筹划档案管理的现代化建设方略。

要引入新方法的新手段。档案管理工作现代化，不能简单地理解为买计算机，编程或买一分软件，输入微机三部曲。档案管理现代化是一个系统工程，它包括档案的整理，著录标引，数据输入和为它们服务的分类法，词表等档案管理工作现代化的基础工作。档案原件是信息资源，是资源就有一个开发过程，计算机管理档案不能只停留在目录检索那种初步的不充分的信息开发阶段，而应更深入地发掘档案信息资源，变被动等待检索利用为主动提供各类信息服务，这就提高了开发档案的档次。同时，社会的需求与承认也公大大促进档案事业的发展。在市场经济条件下充分开发档案信息资源变得愈来愈重要。这就要求我们档案工作者积极探索行之有效的规范化的科学管理模式，改变封闭的现行管理方式为向外的“开放型”管理方式，使档案服务由内向型转为外向型，直接面向经济，面向公众和社会的需求。

要积极拓展档案馆藏的新资源。档案资源的现代化是档案管理现代化的基础，数据库的建立则是档案资源现代化的标志。因此，档案部门要把数据库建设作为信息建设的基础工程和核心任务来抓。现行档案馆的馆藏档案多以纸质、音像、声像材料为主要载体，电子文件和数字信息非常少，势必影响到档案馆信息的传输和信息的提供利用，造成信息停滞和利用需求的阻断。因此，加快档案馆原始信息的数字化转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充，更新和完善是档案工作满足社会需求，保持旺盛生命力的必不可少的一环。

要大力推进档案管理的信息化和化进程。

建立“需求-开发-利用”的科学开发机制：首先，要立足自身资源，增加传统的编研力度，建立特色数据库，开展定向专题信息服务。其次，信息资源开发应充分分析并满足用户需求，档案信息资源开发应充分分析并满足用户需求，档案信息资源开发反映出档案信息由保管向利用的一种高层次转化，这将是一项以实现档案价值为目的的信息服务工作，因此必须要处理好“需求”、“开发”、“利用”三者之间的关系。

以电子文件归档为管理重点。当前，档案数字化相关技术标准尚不完善，在此情况下大量开展数字化工作存在风险，有可能影响到今后的数字信息资源整合与共享。另外，尽早开展电子文件归档管理工作，有利于档案工作与电子政务尽早接轨，为机关单位提供有效服务的同时，又能抓住机遇依托电子政务平台推进档案信息化的进程。

有效整合档案信息资源。合理整合档案信息资源是充分发挥信息利用价值的有效途径之一，也是深化档案信息资源开发工作的必须。档案信息化建设作为一项新兴事业，并无多少经验可循，理论指导又一向滞后于实践，这就使得很多档案部门在信息资源开发时难免各自为政，缺乏沟通，出现信息资源开发的“孤岛”现象。

要为档案管理人员建立多元化的继续教育培养体系。

继续教育是全体在职档案管理人员不断调整知识结构，适应知识经济时代新要求的手段。面对档案管理信息化建设的紧迫形势，大部分在职人员是不可能有时间和机会到高校进行系统学习的，而继续教育采取专题讲座，实习培训，现场研讨等方式，具有时间短、效率高、内容专一、形式灵活等特点，因而成为在职档案管理人员及时提高信息素养，培养信息技能的有效途径。

继续教育必须多元化、规范化。一方面要因材施教，充分利用各种教学资源，灵活开展各种形式，多个层次的档案管理继续教育，另一方面要严格和监管开展档案信息化继续教育的机构，统一继续教育的内容体系，教学材及实验环境，制定规范统一的分级、分类考评体系，建立“学考结合”的专业考核制度。

[1]姜之茂.资源共享与档案馆﹒中国档案.1999，12.

[2]孙桂秀.信息档案管理面临的挑战及对策﹒科技信息，2007，（35）