《高等学校档案管理办法》解读

摘要:《高等学校档案管理办法》共分为七章43条,内容详实分明,既具有档案发展的前瞻性,又有特殊的法律法规效应,文章对《高等学校档案管理办法》作了较为深入的解读,以探究“27号令”颁布的价值和意义。“27号令”作为最新的高等学校档案管理办法,不仅体现了一定的法律法规效应,而且具有超前的指导性。

关键词:高等学校档案管理;27号令;专项经费

中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1009-2374(2009)21-0173-02

一、权威办法,责权分明

2008年9月1日,教育部和国家档案局共同制定了《高等学校档案管理办法》,并作为中华人民共和国教育部第27号令正式下达公布(以下简称“27号令”)。“27号令”是在反复酝酿、广泛征求各方面意见基础上形成的高校档案管理办法。与1989年10月10日发布施行的《普通高等学校档案管理办法》(国家教育委员会第6号令,以下简称“6号令”)相比,“27号令”更加完善全面,并具有很强的时效性。

“27号令”第一章为总则共5条,重点阐释了“27号令”制定出台的目的、范围、要求、权限和职责。具体来讲,制定实施“27号令”的目的是“规范高等学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案”;范围主要包括高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。“27号令”同时要求,“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划”。“27号令”对于权限的规定是“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”。各有关部门的主要职责分为四条:一是贯彻执行国家的有关法律法规和方针政策,批准学校关于档案工作的规章制度;二是促进档案信息化建设,促进档案工作与学校其他工作同步发展;三是建立健全相关档案机构,落实人员编制、档案库房、设备及经费等;四是研究决定高校档案工作中的问题,等等。

由此可见,5条总则,可以说是彻底地解决了教育行政部门和档案业务部门长期以来存在的管理职责不明确的问题,不仅迈出了我国高等院校档案管理体制改革的重要一步,而且翻开了高校档案工作快速发展的崭新一页。

二、重在机构设置,力在待遇保障

“27号令”与“6号令”不同的是,将“6号令”的第二章“领导体制”和第三章“高校档案工作人员”合并,即“27号令”的第二章“机构设置与人员配备”,共分8条,主要强调机构设置的条件职责和编制待遇。在“机构设置的条件职责”中,重点阐释了高校档案机构设置的条件和职责,明确了机构的性质和要求。如第六条档案馆设置的条件要同时符合三点,其一,建校历史必须是在50年以上;其二,学校全日制在校生规模要达到1万人以上;其三,已集中保管的档案和资料应当不少于3万卷(长度300延长米)。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。第七条高校档案机构是“保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施”。第八条将“任务”改换为“职责”,同时增加了这样两条职责:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”和“有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地”。这是“27号令”的与时俱进的重要体现,也是学校档案馆发展的必由之路,更是档案工作逐步得到重视的信号。在“编制待遇”中,主要强调专职档案工作人员的配备和待遇问题,这是对“6号令”的进一步完善,摒弃了“6号令”中的含糊和缺陷。如第十二条明确规定,高校档案专职工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受与学校教学、科研和管理人员得同等待遇。第十三条则规定了在特殊情况下,档案工作人员的应有的待遇和保障,支出,应当对长期接触有毒有害物质的档案工作人员采取有效的防护措施,防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。这是“27号令”充分体现“以人为本”思想的关键之处,也是我国档案事业逐步向国际档案接轨的标志。

三、求全求新,旨在完善

“27号令”将“6号令”中的第五章文件材料的归档、移交和接收工作与第六章档案管理合并为“档案管理”一章,分为13条,而且把“6号令”中第五章第十八条重新整合定义列为第一条,明确要求“高等学校应当建立、健全检查、考核与及评估制度,定期对档案工作进行布置、检查、总结、验收,明确岗位职责,强化责任意识,等等。可以见出“27号令”制定的初衷和力度,这是“6号令”不能相比的。

在第二十五条中明确了“归档范围”,强调“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”。其意义有二:一是拉开了档案信息化建设的序幕;二是本着对历史负责的原则,将“纸质档案材料和电子档案材料”视为同等重要的程度,弥补了“6号令”只重纸质材料,不重电子材料的弊端。其次是将“6号令”中的9类,细化为11类。在把“6号令”中第一类党政管理类分列为党群类和行政类两类,同时增加了学生类。究其意义有二:一是党政分列有利于档案的收集与整理,并能体现两者同等重要的意义;二是将学生类单独列类,延伸了档案归档的深度和广度,不仅可以丰富发展学校档案,而且可以凸显学生档案的历史价值,这是对历史、对人负责的重大改革;第三是第七章附则,第四十一条则规定了本办法适用范围是:各类普通高等学校和成人高等学校,说明具有很强的针对性、科学性和可操作性。

在第十七条中,“27号令”延承“6号令”第二十二条归档材料应当“质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求”的基础上,增加了“电子文件的归档要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行” ,可见其要求的严厉性、执行的强制性。

第三章中的另一个特色是第二十条“关于档案材料的保管期限“,“27号令”阐释道:“高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定档案材料的保管期限。”这样规定的好处是,排除了异议、统一了标准,使高校的档案保管有了明确的依据。

由此可见,作为第三章的“档案管理”,“27号令”给我们明确了一个理念,那就是档案管理按照“旨在完善,重在建设”的发展思路,必须做到求全求新。

四、扩大利用范围,增强服务功能

在“档案的利用与公布”上,“27号令”的“公布”与“6号令”的“开放”存在者明显差异,看上去是词汇的更换,实际是服务范围和服务功能的转变。“27号令”在第三十条和第三十二条阐释道:“高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案机构负责人批准。加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力”。“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,高校档案机构应当无偿和优先提供”。

概括起来,意义有四:一是强调了“加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力”,“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”;二是明确提出“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用”;三是要求高校档案机构应充分挖掘档案资源,“采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作”,以丰富大学文化和大学精神文明建设的内涵。“有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地”,更好地为高校教学、科研及师生和社会服务。这些规定,对于拓展高校档案工作服务的崭新领域和强化档案工作的服务功能有着重要的作用和意义。

五、设立专项经费,走档案管理信息化之路

第五章“条件保障”,尽管“27号令”仅有3条,但是标准很高。其特点体现在两个方面:一是引入《档案馆建设标准》(建标103-2008),对不符合档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库,要按照这一标准及时进行改扩建或者新建;二是要求高等学校“将高校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求”,“设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”一个要求、一个标准,简明扼要地道出了高校档案事业可持续发展的必由之路,即设立专项经费、走档案管理信息化之路。只有这样高校档案事业才能优质、高效地发展,才能真正提高档案工作服务于学校和社会的能力。

综上所述,“27号令”作为最新的高等学校档案管理办法,不仅体现了一定的法律法规效应,而且具有超前的指导性。我们有理由相信,随着档案研发利用力度的日益加强和政策法规的逐步完善,高校档案改革发展定会取得前所未有的重大突破,折射出特殊的价值和意义。

参考文献

[1]教育部国家档案局第27号令.高等学校档案管理办法.2008-08-21.

[2]国家教育委员会第6号令.普通高等学校档案管理办法.1989-10-10.

作者简介:刘继荣(1981-),女,山西大同人,山西大同大学研究生处助理馆员,研究方向:档案管理。