铁路供电段现场物资管理研究

姜 波

摘要:铁路供电段现场物资管理开始向低库存、低成本,高效率的方向发展。文章在论述现场物资管理的现状、存在问题分析的基础上,提出了基于信息技术手段、通过建立现场物资管理信息共享平台的方式来提高其管理水平和信息化程度。

关键词:铁路供电段;现场物资管理;信息技术;电子商务

中图分类号:F273文献标识码:A文章编号:1009-2374(2009)20-0014-02

铁路供电段现场物资管理,主要是对设备、备品备件、专用工具、材料以及供应商的采购及储存管理。在物资采购中,必须要和市场发生业务关系,所以建立合适的企业外部网,建立完整的供应商清单及评价体系是非常重要的,这样就方便了物资采购时供应商的合适选取。在现在网络技术已经很成熟的条件下,建立企业内外网,开展网上交易也是物资采购的主要发展方向。网上交易可以使信息的流通更加畅通,企业可以通过因特网了解各个供应商,尤其是在网络法律法规健全、企业评价体系透明的条件下,开展电子商务更加有利于提高物资采购及管理效率。

一、基于电子商务的物资采购管理

所谓电子商务是利用计算机技术、网络技术和远程通信技术,实现整个商务(买卖)过程中的电子化、数字化和网络化。人们不再是面对面的、看着实实在在的货物、靠纸介质单据(包括现金)进行买卖交易。而是通过网络,通过网上琳琅满目的商品信息、完善的物流配送系统和方便安全的资金结算系统进行交易(买卖)。

进行网上交易的主要条件之一便是企业的内部管理系统应该与因特网之间有个信息交换的接口,企业发布招标信息,获取市场信息,通过这个接口应该有流畅的信息流。因而,企业建立自己的网站是非常重要的,通过建立自己的门户网站,一方面、企业可以通过自己的网站来更好的宣传自己的企业,从而可以提高企业的知名度;另一方面,企业可以在其网站发布招投标信息,如果做成B/S(浏览器/服务器)结构的招标系统,那么就可以在网上进行招标,既省时又省力,并且能大大的缩短企业购买设备或者材料的周期。方便现场高效率的物资管理。

二、铁路供电段设备管理分析

1.铁路设备管理系统是现场物资管理的一个重要的管理子系统,它实现现场物资对设备的管理的功能,主要包括设备清册的制定,设备需求计划制定,设备采购计划制定,设备招标,设备合同管理,设备监造,设备运输,设备到货检验,设备验收入库,设备出库,设备安装等的管理。其中的业务流程比如“审核”、“审批”等主要通过OA实现,各个部分的台账管理主要是通过设备管理主程序界面进行全面管理。软件采用统一的数据库实现对各过程数据的存储,系统各个部分实现了数据的全面共享,大大减轻了用户的工作量,提高了现场物资的设备管理效率。

2.设备清册制定主要是根据铁路设计施工单位制定的工程项目划分,根据实际情况初步制定的可能需要购买的设备清单。设备清册管理的主要根据是以前掌握的或者根据实际的项目计划阶段制定的设备费用、质量要求等来确定的设备的列表,这个设备清册需要有一定的易修改的特性,因为设备的一些信息是根据市场的供需状态以及科技的进步来确定的。清册制定的主要目的是为了避免以后重复录入设备信息,减少管理工作量。

3.设备需求计划制定,根据现场施工进度的需要,实时的提出设备需求计划,主要由各个电力施工单位提出,然后经过施工方项目经理审批,施工方项目经理批准后把设备需求计划送交到业主工程部审批,业主审批通过然后提交给管理物资设备采购的物资部门,物资管理部门或者组织人员进行设备采购计划的编制。

4.物资采购部门对各个施工单位的设备需求计划做汇总,然后编制根据物资需求计划信息再编制物资采购计划,物资采购计划编制完后,经过部门经理审核,然后送交管理物资的副总经理审批,如果物资价格比较小,此刻就可进行招标购买了,如果设备的价格比较高,则可能需要总经理进行审批,审批通过后,即可组织招标。

5.设备招标可以通过在网站发布关于招标信息,并且通过以往交易过的供应商列表以及评价信息,现场也可以根据自己的情况构建自己的招标管理管理系统。通过发布招标信息,收集尽量多的市场设备供应商信息,然后组织招标。

6.设备招标完毕后,合同会签一般也是比较复杂的,如果各个部门一个一个的去进行手工签字,那么一个合同的会签过程往往是很漫长的,工作效率极低。如果合同的管理也借助网络的话,合同会签则可并行进行,即通过网络办公软件OA实现合同的同步会签,效率就会大大提高,周期也会大大的缩短。并且各个部门都可以即时看到合同的执行状态。设备采购合同管理主要是针对合同信息和合同中包括的设备信息管理,比如设备的到货日期,合同付款日期等,以及合同执行过程中的一些统计分析。一般情况下,合同的签订都比较明确,包括了设备的最早、最晚到货日期,也包括了设备监造、运输等的相关事宜。现场物资设备采购合同的管理,是现场物资管理中主要的一部分,设备的监造、运输、到货验收等都是围绕合同展开的,合同也是财务付款的主要依据。所以在铁路供电段现场物资管理中,设备合同的采购管理非常重要。如果建立合适的合同管理系统,那么工作效率不仅会大大提高,而且可以节省很多人力成本。

7.设备到货后,一般情况是先进行简单的检验,如果检验合格,则可放入临时的仓库进行管理,当时机成熟,则组织相关的人员进行设备验收,设备验收主要是检查设备的质量问题,以及是否符合合同签订的要求。设备验收入库后,当施工方需要使用或安装此设备时,即可进行设备的出库登记。主要登记领用部门、使用位置,以便以后设备运行时的维护等工作。

三、材料管理分析

铁路供电段现场物资材料管理,主要包括材料需求计划编制及管理、采购计划编制及管理、采购合同管理,材料验收入库、出库的管理以及针对材料供应商的管理。

1.材料的需求计划编制,主要是根据现场施工单位的物资需求,根据施工进度对材料的需求计划编制,编制完的材料需求计划,经过施工单位项目经理审批、业主方审批,形成正式的需求计划。正式的需求计划即可提交给物资采购的相关部门进行物资采购计划的编制,需求计划的信息管理要实现需求计划在各部们审批的流转,以及一段时间内需求计划的统计、查询等功能。

2.材料的采购计划管理,是根据材料的需求计划编制的,主要是统计出几个施工单位所需求的材料总量,然后根据施工方要求材料抵达的时间、材料市场信息、供应商信息等来进行编制。材料采购计划编制完毕后,也要经过物资部门主管的审批、主管副总经理的审批,有的比较大宗的材料采购有时候也需要经过公司主要管理者的审批。审批及修改完毕后,形成正式的材料采购计划。

3.当材料采购计划编制完毕后,下一步就是组织人员进行招标或者直接进行合同的签订。签订材料购买合同的主要依据是材料的采购计划。材料合同管理主要包括合同基本信息维护、合同变更、合同索赔、合同撤销、合同归档等功能。

4.材料的验收是指当材料运输到货后,合同甲方根据实际到货情况对材料的验收,材料验收入库后,材料正式移交到甲方。材料的出库管理主要是对施工单位领用材料进行管理,对领用的物资进行登记,并且能够统计出各个施工单位材料使用的具体情况、以及各个时间段的材料使用情况。

四、结语

本文对铁路供电段物资管理系统设计进行了分析,对设备管理系统、材料管理系统以及供应商的管理进行了分析,对提高设备物资管理效率具有重要意义。

参考文献

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作者简介:姜波(1970-),男,湖北黄陂人,郑州铁路局郑州供电段电力主管副主任,助理工程师,研究方向:铁路电力设备维护和电力工程管理、施工。