浅析会计电算化存在的问题及对策

　　
　　我国的会计电算化工作起步较晚，从20世纪70年代末才开始，经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划的稳步发展阶段，到目前的管理型会计软件发展阶段。在这20多年的发展过程中，已取得了长足的进步，商品化、通用化的财务软件得到了广泛的应用。许多会计软件的开发已经走向专业化、商品化、社会化的轨道。但由于财务工作本身的特点，以及网络的迅速发展、电子商务的迅速兴起等等，一些先进的、现代化的事物不断出现，对会计电算化系统提出了更高的要求，使建立符合现代企业发展需求的新型财务系统变得刻不容缓。由于会计电算化是一项系统工程，在发展过程中有许多工作要做，有许多问题要及时解决，否则将严重阻碍我国会计电算化向更深层次的发展。
　　
　　 1会计电算化应用中存在的问题
　　
　　1.1 人们对会计电算化的思想认识不够
　　会计电算化，是电子计算机在会计工作中应用的简称，就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中，以提高财务管理水平和经济效益，进而实现会计工作的现代化。
　　我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数单位电算化都是应用于代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。同时，在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够，更不用说建立企业内部局域网以及注册自己的网站，根本没能利用信息技术优势来提高企业运作效率。这种认识对会计电算化的发展十分不利。
　　1.2 缺乏对传统手工模式的改造，对会计信息系统设置的调整不够
　　手工模式下的突出弱点是管理效率低下、信息不能及时处理和反馈、处理流程重复等问题，一些企业在实施会计电算化时，没有对手工系统进行分析，这样就不能减少中间环节、合并和调整简单重复的业务流程，无法按照计算机管理的特点重新规划业务流程。同时，不同的企业有不同的管理要求和运行模式，但企业没有对会计信息系统作个性化的调整和设置。而在实际工作中只有两方面结合起来，才能找到最佳的人机结合方式，即以最小的成本，重新确定业务的处理流程，哪些环节应完全由计算机代替，为适应计算机处理，又需增加哪些环节。
　　1.3 财会专业人员对计算机知识的欠缺
　　目前，不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，他们所掌握的知识、理论能满足手工会计核算，但会计电算化的应用，对会计人员提出了更高的要求。要求会计人员既要掌握一定的会计专业知识，还要掌握相关的计算机知识、财务软件的使用技术以及保养和维护。一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很贫乏，难以胜任计算机处理会计业务工作。表现较为突出的是财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟练，对软件的认识有局限性，对软件运用过程中出现的故障不能及时排除，导致系统不能正常运行。这个问题已经成为企业快速实现会计电算化的障碍。
　　会计电算化，给会计工作增添了新内容，从各方面要求会计人员提高自身素质，更新知识结构，一方面为了参与企业管理，要更多地学习经营管理知识，另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识，好的会计基础工作和规范的业务处理程序，是实现会计电算化的前提条件，所以会计电算化也要求促进会计工作的规范化。
　　会计电算化促进会计工作职能的转变，引起会计人员知识结构的变化和会计人员素质的提高。电算化会计使会计工作效率提高、会计人员劳动强度降低，会计人员有更多的时间参与企业经营管理，促进会计工作职能发生转变。从而，引起会计人员知识结构的变化和素质的提高。电算化会计下的人员除会计专业人员外，还有计算机专业人员。应尽快成为复合型人才，以适应进一步发展的需要。
　　1.4 重视会计功能，忽视管理功能
　　长期以来，我国会计电算化还处于会计核算电算化的水平，或者说，现在仅仅实现了财务会计的电算化。财务会计电算化还不是完整意义的会计电算化，因为企业会计包括财务会计和成本与管理会计两大分支，所以完整意义的会计电算化应该是财务会计和管理会计的全面电算化，我们不能因为目前管理会计在企业应用还不普及或者有困难而停止不前。
　　
　　管理会计在企业推广困难的重要原因之一是其规范性和可操作性不如财务会计以及财务会计与成本管理会计的分离。但是，管理会计电算化是以财务会计电算化为基础的，因为它们的数据同源，财务会计电算化能为管理会计电算化提供所需的财会信息。因此，企业应在实现财务会计电算化的基础上不失时机地推进管理会计电算化，解决管理会计手工操作难的问题，这里应特别强调会计电算化不是简单的财务会计电算化加管理会计电算化，而应该是财务会计与管理会计结合后的电算化，这样才能促进管理会计在企业中的推广应用，真正实现会计的核算职能、管理职能和控制职能。
　　1.5会计软件存在的缺陷
　　会计软件的质量是会计电算化工作的物质基础，决定着电算化工作的深入程度，也关系到能否顺利地做好“甩账”工作。但目前一些企业使用的软件还存在着诸多的问题和不足。
　　安全性与保密性差。许多软件缺乏操作日志记录功能，对操作人、操作时间和操作内容没有具体记录，出现问题不便于追究责任。另外，数据库缺少必要的加密措施，可以很方便地从外部打开修改。还有一些商业软件为了占领市场，为用户提供修改以前年度账目等功能，这些都为会计资料的真实可靠埋下了隐患。
　　各核算模块缺乏衔接。总账、固定资产、工资等模块间数据不能顺利地相互传递，以实现自动转账、相关查询等功能，不能做到“无缝连接”，因此也就无法充分发挥计算机在数据处理上的先进性。
　　会计软件通用性差，集成化程度低。通用会计电算化软件的优点是非常明显的：投资集中、设计周到、便于交流、售后服务较易管理。但在近几年我国会计电算化软件的应用逐渐暴露出了难以克服的弱点，如系统初始化工作量较大，系统定义较抽象，系统体积较大，企业难以增加自己需要的功能等等。而仅就会计电算化系统看，其材料、销售、工资、固定资产、成本等各核算子系统之间又彼此分隔，缺乏会计数据传输的实时性、一致性和系统性。而不同公司的会计软件无法联系在一起，使会计电算化系统往往独立于其他子系统，无法进行数据交换，不能融为一体，很难形成整个企业管理信息系统。
　　
　　2 针对会计电算化存在问题的对策措施
　　
　　2.1 更新认识，转变观念
　　我们必须认识到会计电算化不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术，因而推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善，促进了会计管理制度的改革，是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。
　　从表面上看，会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中，减轻会计人员的劳动强度，提高会计核算的速度和精度，以计算机替代人工记账。而实际上，会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进，而且必然会引起会计工作组织和人员分工的改变，促进会计人员素质和知识结构、会计工作效率和质量的全面提高，节省会计人员的时间和精力，转变会计工作职能，推动理论和会计技术的进步，提高整个会计工作水平，大幅度增加企业的经济效益，将使会计理论和实务的方方面面发生前所未有的深刻变化。例如具有数据集中存放和管理特征的“电算化会计”，采用先进的数据库及数据仓库技术，实现了数据分类集中存放，完全取消了各种会计明细分类账和对账操作，各种报表数据均能通过数据共享及时而准确地取得。
　　
　　
　　2.2 运用科学的理论和方法做好系统实施工作
　　在确定系统目标与规模的基础上，编制实施策略和方案，制定具体规划、实施的步骤与进度安排、实施机构的设置、实施各阶段的任务、实施经费预算等。对手工模式下的业务流程进行调整和优化，制定解决方案，对各个处理环节的功能、数据处理特点、权限和职责作出规划，从而提高实施的成功率，充分体现现代信息技术的力量。
　　2.3 培养复合型的会计人才，适应会计电算化工作的要求
　　会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能，还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识，才能根据本单位的自身特点，利用电算化会计的特点，为单位预测、决策和控制等管理工作服务。
　　因此，在各单位实行会计电算化的过程中，更应立足于国际水准，注意培养“会计—计算机—管理”型的复合型人才，他们能够掌握国际先进技术，精通信息技术，熟练应用会计电算化，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，维护软件正常运行，掌握计算机先进技术，培养复合型人才，为本单位尽快甩账及建立高效的会计信息系统创造条件。
　　2.4 改善和提高会计软件功能，向财务管理方面过渡
　　现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡，但总体上讲，模块并不能适应管理需要，要真正充分发挥会计电算化的优势，为单位管理服务，必须将其纳入管理信息系统，提高会计软件功能，增加具有管理型功能的模块。
　　与物资供应、产成品销售、库存管理、劳资管理等管理业务子系统接轨，并最终成为整个企业MIS的内核，在数据保密的基础上有条件地反馈给各子系统需要的数据信息。
　　电算化会计系统是由会计核算系统、财务管理系统和决策支持系统组成。由会计核算层进一步向管理层和决策支持层迈进，可以从应收账款、应付账款、现金管理、财务指标分析、评价以及全面预算管理等几个方面进行。简单地说，可以从以下几个方面做些文章：⑴应收账款管理。在用计算机自动处理时，首先根据企业与市场竞争对手的具体情况，选择适当的信用标准(如客户最长、最短付款周期及平均付款周期)，建立相应的信用标准信息库；利用信用标准对用户信用质量加以分析、归类，辅助决定对客户是否赊欠款及额度等。⑵全面预算管理。预算是计划与控制的工具和前提。计算机可以根据近期数据分析，作出销售预算，进而作出生产、成本等方面的预算，最后编成预算报表提供给管理部门参考。⑶财务指标分析及评价。它是对会计核算层所得数据的分析与总结。建立计算机财务系统指标分析系统，可根据计划与实际或连续若干时期某项指标执行情况的对比分析，揭示其变动趋势；另外也要动用各种分析方法，进行指标完成情况分析，从而为决策层提供决策和评价依据。以上方式它们所共同的基础，就是保证基础数据的标准化。
　　2.5 企业必须改进自身系统功能和提高网络技术，迎接电子商务时代的到来
　　2.5.1 加强会计信息系统的安全性、保密性
　　对于重要的计算机系统应加电磁屏以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定，制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施，以及突发事件的应急对策等。
　　
　　2.5.2 建立健全内部控制
　　在操作系统中建立数据保护机构，涉及计算机机密文件时应登录户名、日期、使用方式和使用结果，修改文件和数据必须登录备查。系统应有自动识别有效的终端入口，当有非法用户企图登录或错误口令超限额使用时，系统应锁定终端，冻结此用户标识，记录有关情况，并立即报警。采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等，增强网络安全防范能力。
　　 2.5.3 加强数据的保密与保护
　　在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段，另外还可以考虑硬件加密、软件狗或把系统作在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度，如专机专用、专室专用等。
　　2.5.4 加强磁介质载体档案的管理
　　为确保档案的真实性和可靠性，实行纸质档案和新型载体档案双套保管，并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。
　　2.5.5 建立一致的会计电算化协议
　　应由相关的上级组织部门协调各单位情况，提供一个适应大多数单位情况的会计电算化协议，各单位遵照执行，使各单位有共同的工作方式。同时，企业管理电算化软件的良好运行，不仅需要具有丰富实践经验的财会人员有效应用系统，还需要生产技术人员、企业管理人员以及企业高层领导参与和配合，特别注意企业管理电算化各子系统之间的有机衔接，以保证数据的共享。
　　(河南省中牟县农业局)