优化办公用品电子采购系统

王 欢 贾素花

摘要:通过分析A药品研发公司的办公用品采购的现状,利用现在网络信息发达的优势,用系统的思想研究办公用品的采购,解决办公用品的采购中存在的问题,提升企业的竞争力。

关键词:系统;层次分析法;办公室用品;电子采购

中图分类号:F724.6文献标识码:A

Abstract: This paper analysed A drug development company's office supplies procurement status, use the advantages of well-developed network information from the system thought the procurement of office supplies, office supplies procurement solution to the problems that exist to enhance the competitiveness of businesses.

Key words: system; AHP; office supplies; e-procurement

1A药品研发有限公司办公用品采购的现状分析

与一般公司一样,为了公司的正常运转,需要必要的办公日常用品,例如本公司开会的会议资料,以及平时的各项档案资料等。

药品研发公司与临床试验病人联系密切。A公司需要为医生准备实验方案,为病人准备病例报告表和指标测试的资料。病人具有随机性和不确定性,医院需要的文件也存在着不确定性,那么需要的纸张、文件夹、文件袋、分页纸等用品就具有不确定性,A公司经常出现预定和使用数量不匹配的情况,当需要的时候每个项目组不得不自行进行采购。

2办公用品电子采购系统

2.1办公用品电子采购系统

办公用品电子采购系统就是采购部门从合适的供应商那里,获得合适数量和质量的办公用品所涉及的各种因素的有机整体,而这一切的进行是在网络的协助下完成的,实现采购流程的自动化,网络化。

2.2A公司办公用品电子采购系统的组成

A公司办公用品的采购存在着种类多数量少的特点,不宜使用大的复杂的采购系统,在此,我们主要考虑了这些特点的存在,运用简单的采购系统,优化了采购的流程。

A公司办公用品采购系统的组成可以看成有以下几个部分组成:发出采购需求的模块,统计采购需求模块,查询供求模块,选择供应商模块,下订单模块,网上付款模块(见图1)。

(1)发出需求模块

这一模块的操作对象主要是公司员工。员工在采购需求的系统上按照目录填写自己需要的办公用品的种类及数量。

(2)统计采购需求模块

采购部门需要实时跟踪需求模块。这一模块是随着员工发出需求实时改变办公用品的种类和数量的,并且与库存相比较,当数值降到安全库存时,为了避免缺货向供应商发出购货申请并下订单。

(3)查询供求模块

在网上查询供应商的信息。通过电子目录可以快速找到更多的供应商,可以查询到每个供应商的服务情况,包括价格,规格及售后等消息,方便公司比较后选择供应商。

(4)选择供应商的模块

这个模块包括两个部分:(1)对查询到的供求模块进行分类,例如将办公用品分为办公品(签字笔、铅笔、橡皮、涂改液、文件夹、订书器等等),计算机耗材(鼠标、键盘、U盘、打印机、传真机、扫描仪、移动硬盘、复印机、光盘、墨盒、数码相机、投影仪等),印刷品(纸张、复印机、打印机、墨盒、硒鼓等),家具(办公桌椅、柜子等)备品等几大类。根据需要不同的类别选择不同的供应商。(2)对分类后的供应商进行绩效评价,确定供应商。这一部分就需要设定绩效评价的指标,利用层次分析法最终确定供应商。例如A公司可以采取下面简单的几个指标,图2为选择合适的供应商层次分析结构。

建立了层次分析模型之后,我们可以在各层因素中选择两两比较,构造出判断矩阵。计算某层次因素相对于上一层因素的相对重要性,依次沿递阶层次结构由上而下逐层计算,得出指标层因素相对于准则层的相对重要性。最后通过运算得出最低层各因素对最高总目标相对优劣的排序权值,得出层次总排序结果,也就是每个供货商的总分,谁的分最高谁就是合适的供应商。通常情况下我们可以安装AHP软件,只要列出各层次元素对上层次元素的相对重要性就可以得出最后的结果。

(5)下订单模块

采购部门通过供应商提供的分类表就可以找到所需商品的代码,点击出现该办公用品的图片,如果是所需商品,可下订单,填写一份采购证,并要审核订单,里面包括了所订购商品的基本信息,如名称和数量等。

(6)网上付款模块

这个模块包括了供应商在线列出办公用品的清单及价格,总费用,购买单位在网上直接电子付费的过程,由于整个过程是参加交易的双方在网络上进行的,处于安全方面考虑,政府企业和银行之间需要协同来实现付款的安全,快速。且现在网上银行的手续费是最低的,进而降低成本。

3办公用品电子采购系统的功能

3.1增加透明度

通过该采购系统内部员工可以在平台上看到本公司采购的历史情况及现在库存量的情况,使采购部门的采购工作实现了全过程和全方位的监督和监控。

3.2减少采购的成本

办公用品电子采购系统优化了采购的流程,简化了必要的劳动(实地比较价格和质量等),压缩了中间环节,优化了流程,使采购任务更准确更快速的完成,提高了采购的效率,减少了采购的工作量。惠普公司通过电子采购系统以后,过去需要两个星期的采购过程现在只需要不到两天即可完成。减少了采购部门的员工,为公司节省了开支,这就充分降低了采购的成本。

3.3提高采购的准确性

办公用品电子采购系统提高准确性体现在两个方面:(1)统计采购种类和数量更加准确,取代了传统的纸上统计,计算器计算,使流程更加方便。(2)采购的办公用品更加准确。由于采购部门的员工通过查阅《分类表》找到所需商品的代码,然后在网上点击该代码即可看到一个图文并茂的画面, 既有所需物品的实物照片,如果确认购买某件商品,可以在网上下订单, 取代了传统采购的费时费力又不准确的采购。

3.4增强企业的竞争力

公司充分利用网络的快速搜索能力,购买到公司需要的办公用品,采购流程更加快速和准确,采购成本降低,实现了企业的竞争力。最近的一项研究显示, 应用电子采购可以降低产品成本的5%～10%,降低流程成本的70%,缩短采购周期的50%~70%。

4结束语

办公用品电子采购系统是针对办公用品采购中存在的种类多数量少而设计的,应实时跟踪员工的需求情况。A公司利用该系统,节省了员工的工作时间,更准确的提示了采购部门某项办公用品库存情况,提高了企业的应变能力和竞争力,压缩了无效的采购环节,高效快捷的完成采购的任务。应该说办公用品电子采购系统为企业办公用品的采购注入了新的活力,具有市场的竞争优势。

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