制约档案信息资源有效开发的因素分析

张　赫　唐　力

档案信息资源的开发,就是应社会的需求,将档案信息资源最大化地发掘出来,以起到扩大社会化大生产的目的,从而创造社会效益及经济效益。所谓档案信息资源的有效开发,主要是针对“有效”二字,“有效”不仅指上文所说的“效益”——社会效益和经济效益,而且,对于档案信息资源开发还要讲究“效率”,后者是前者的基础,前者是后者的结果,“效益”与“效率”相互结合、相辅相成,才会使档案信息资源达到其存在的最终目的。面对着信息价值的不断攀升,档案信息资源似乎并没有随之升温,找出原因并采取相应的解决措施,有利于更好地发挥档案本身的价值。

一、阻碍有效开发的因素

1.开发客体的状况阻碍了有效开发

首先,档案保管的分散性影响了档案的有效开发。档案保管的分散性包括保管地点的分散性及保管形式的分散性。档案的保管地点随着档案形成年限的不同而不同,由档案室到档案馆,档案馆又分为综合性与专业性档案馆,国家级与地方级档案馆等,不同的档案保存在不同地点这势必会对档案开发造成或多或少的影响。进馆档案又有来源、事由等不同分类法,使有内容联系的档案在实体保管时变得分散了。

其次,档案利用范围的内向性影响了档案的有效开发。档案在档案室阶段是档案第一价值实现阶段,档案室是某一独立的社会组织的内部职能机构之一,没有向社会提供利用服务的职责和义务,这个时期档案主要服务对象是档案形成机关,为本单位的各项工作服务。档案在档案馆阶段是档案第二价值的实现阶段,档案馆是社会中专门保管具有国家历史意义的历史文化财富并向社会各界提供广泛服务的基地,但由于档案查阅手续烦琐,一般人很难轻易的接触到档案,这些都给档案开发带来了不便。

再次,档案传播的滞后性影响了档案的有效开发。对于时间我们可以分为两种,一种是物理时间,另一种是社会时间,物理时间就是走在手表里的时间,其进程是匀速的,而社会时间是整个社会发展的历史过程,我们可以相信,远古时代的十年与现代社会的十年人类的物质发展是不同的,所以说社会时间的进程是加速的。而档案工作依旧遵循到了一定年限开放这种做法阻碍了档案的开发王作,使档案开发的周期过长,对于急切需要利用档案的人们来说等待的时间太长了。

最后,档案状态的原始性影响了档案的有效开发。档案的状态是指载体形式、自然条件和保管状况。现在的档案仍然是以纸质档案为主,其他载体的档案占少数。对于纸张这种载体,它极易受到温湿度、火灾、病虫害的影响,对其保管就应极为仔细,尽量延长纸张寿命,所以我们一直在寻找一个保存状态简易、可以比纸张寿命更长的存储档案的载体,以便使档案信息永久的保存下去。

2.开发主体的素质制约了有效开发

首先,开发意识的被动性制约了有效开发。长久以来,档案工作人员就处在一个被动的状态,只有上级下达任务及年度工作量的压力下才完成工作,档案工作者是档案信息资源有效开发的操纵者,档案工作者的文化层次及对工作是否用心、细致,直接关系到档案信息资源是否能够有效的开发。档案中所存在的信息是不变的、静止的,不经过对档案信息的仔细研究是发现不了蕴藏在档案信息中更深层次的含义的,而如何从一定量的档案信息中开发出更多的有用的资源,这也要求我们的档案工作者对档案信息的开发工作积极参与,用心探索。

其次,知识结构的陈旧性制约了有效开发。档案中所蕴含的信息是多方面的,可能会涉及历史、社会、经济等等方面,这就要求档案工作者只掌握档案相关工作程序是不够的,也要相应地掌握一些历史、社会、经济方面的知识。而如今中国已加入WTO,与世界接轨,较高的外语及计算机水平也应为档案工作者所掌握,才能更好更有效地开发档案信息资源。

二、如何进行档案信息资源的有效开发

关于档案信息资源开发的现代化,毫无疑问,要借助于计算机及网络这两个事物的存在。对于档案信息资源的开发及为利用者利用也要依靠它们。数字图书馆的出现已经不再是一个新生事物,在网上搜索“数字图书馆”出现了几十页的网站信息,比较著名的有中国数字图书馆、超星数字图书馆,以及像上海数字图书馆这样的地方性数字图书馆。早在2000年,中国国家数字图书馆就已经启动,成为比较完善的、人们所公认的网站。而在搜索“数字档案馆”时,则只是出现了一些关于“数字档案馆”的一些新闻,并没有真正可以查找档案的网站,这就说明“数字档案馆”还处于萌芽的发展阶段,还有待于进一步的开发。

数字图书馆与数字档案馆有许多相像之处,都是将一本书或一份档案数字化,然后将其传送于网络,为更多的人们利用。而它们之间又各有不同,图书要注意版权问题,而档案则要注意原始性及密级问题,除此之外,两者相差无几。所以说,用作数字图书馆的网络系统稍加更改就完全可以用在数字档案馆的网络系统之上。但两者在细节上还稍有差别。数字图书馆里的文章一般都是电子版,就是将书稿全部数字化出来上传到网络,而对于档案就不太现实,因为档案材料有原始记录性问题。利用者在看不到档案原件的情况下只看到打印出来的档案,那么对于档案的可信度就会大大降低,甚至于不存在,了。□(编辑/刘佳)