浅谈档案利用与档案保密

王海燕

档案利用是指档案馆对其所保存的档案,除了按照国家有关保密的规定和其他有关规定需要保密或者需要控制利用的外,均须根据不同情况,分期分批地向社会开放。这就使档案利用与档案保密成为档案工作中相辅相成的一对矛盾的统一体,人们在利用档案时不可忘记保密,而做好档案保密又正是为了维护档案的完整安全,以便更好地利用档案发挥其功效。为此,我们在工作中要正确认识妥当处理,不能出现“重保轻用,利用不足”的现象,更不能无限制地利用而忘记保密,因为档案中包含着涉及国家或个人的秘密资料、科技成果、经济数据等,所以在档案的管理工作中,保密工作是至关重要的,是档案管理工作人员的神圣职责,也是平时工作中十分重要的内容。

一、要充分认识档案保密工作的重要性

保密工作历来是党和国家的一项重要工作。在革命战争年代,保密就是保生存、保胜利;和平建设时期,保密就是保安全、保发展。随着我国的改革开放,保密工作也直接关系到国家安全、经济发展和社会稳定,关系到建设有中国特色社会主义事业的顺利进行。而且,当前保密与窃密的较量越来越带有高科技的特点,更增加了保密工作的难度。因此,越是改革开放,越是发展社会主义市场经济,越是发展现代科学技术,就越要做好档案信息的保密工作。

二、目前在保密工作中容易出现的问题

1.思想认识上的麻痹。

2.涉密人员的无序流动给保密工作带来难度。

3.通信和办公自动化程度不断提高,对保密工作提出挑战。

4.保密制度不健全,措施不落实。

5.定密上的随意性。

三、怎样做好档案的利用与保密工作

(一)做好档案的审查工作

1.初审,即档案工作人员根据标准,对开放期限内的档案逐件进行审查,初步判定开放与控制使用范围;

2.中审,即由具有较高政策水平和业务能力的同志,重点审查初审中没有判定开放与控制使用的部分档案,以确定其取舍;

3.终审,即由有关领导,根据初审和中审的情况,权衡利弊,进行综合分析、审查,最终决定与批准档案的开放与否。通过审查筛选出来可以开放和利用的档案,以此来保证机密档案的不泄露和可开放档案充分利用。

(二)进行合理的档案鉴别工作

1.保管期限。确定保管期限的原则“正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。”各机关应根据本规定和《文书档案保管期限表》,以及有关的专门档案保管期限表,结合本机关的实际情况,编制本机关或本系统的档案保管期限表,经本机关领导人审查批准后执行,并报同级档案行政管理部门备案。

2.保密期限。保密期限原则“该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,具有产生法律效力的时限。国家秘密事项在一定时间内,如被泄露,将会对国家安全和利益造成危害。”

(三)做好档案的调密工作

根据1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围暂时规定》,1991年1月1日前形成的涉密档案,由国家各级档案馆负责解密;对馆藏将满30年的涉密档案,原档案形成者认为仍属国家机密的,应当自该档案届满30年之日前6个月,以文件形式通知有关的档案行政机关或档案馆;过期未通知的,由档案馆进行处置;各级国家档案馆保存的1991年1月1日后形成的涉密档案,未接到保密期限变更通知的,自保密期限届满之日起,即可自行解密国家档案馆保存的经济、科学、技术、文化类的涉密档案,有必要提前向社会开放的,应向档案形成机关发出要求提前解密的通知,有关机关在接到通知的半年内应予以答复,否则,档案馆可根据有关规定办理;原档案形成机关、单位已被撤并的,对其所形成的涉密档案文件的处置工作,由承提其原职能的单位负责;如无相关的承提机关或单位,则由档案馆负责处理。

(四)做好档案利用中的监督工作

1.建立良好的制度。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。

2.队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质。一是政治素质,要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案和档案事业;二是业务素质,要具备专业知识,熟悉所保管的档案内容,熟悉档案法规;三是文化素质,要有较高的文化知识,能总结和分析利用工作中的经验与间题,从中掌握利用工作规律。此外,还要有敏锐的工作能力和观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题。

3.建立安全的监督措施。在开放档案和利用档案的过程中,要进行分类及重点监护,并且可以安装一些硬件措施。如在档案馆内安装摄像监视器,防止在档案室内做一违规事件。例如:涂改,影印,偷撕。身为档案开放的管理人员,要有敏锐的观察力和较高的洞察力,利用者能够在其掌握之中。手脑要快,对档案有极深的了解。能够在利用者还回档案时及时审察,并发现是否有问题。档案的利用也不是无声的,管理人员要多了解利用者借阅的目的、动机、时间、去向和阅览者的情况。一旦有缺损一定要及时上报,以免更大的不必要的损失和意外的发生,做到早发现,早上报,早处理。

(五)做好档案利用的宣传工作

近几年档案部门在社会上开展了多层次的宣传活动。但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的对档案馆的宣传却未能做到同步进行。另外,我国的档案工作者历来崇尚“默默无闻”,档案馆工作人员更是如此,只满足干踏踏实实地做好本职工作,头脑中缺乏对自己所从事的工作及取得的劳动成果加以宣传、保护的意识,从而影响到社会对档案馆的认知程度。应大为宣传《档案法》中的相关内容,使得利用人员依法借阅,依法利用。

如此达到档案利用和保密互为保障的辩证统一,则既能使档案信息资源得到充分利用,体现其价值的最大化、社会化,又维护了国家、集体、个人的合法权益不受侵害,并使档案在利用中延续生命,焕发活力,促进档案工作更快更好地开展。□

(编辑/穆杨)