强化高校档案信息服务的有效途径

于思琪

高校档案记载着高校在教学、科研、行政管理、学生管理、生产、后勤等各项活动中产生的各种有价值的信息。随着教育体制改革信息不断深化,高校作为教育事业的排头兵,面临着市场经济和信息时代的新挑战和新机遇。高校档案部门立足学校,面向社会,开发档案信息资源,提供档案服务势在必行。档案信息服务是融合多种因素和多种条件的系统工作,是建立在一定条件和管理人才、管理机制上的系统工程。

一、基础业务建设标准化

基础业务建设是档案信息服务的重要基础。档案服务与档案基础业务建设作为档案工作基本矛盾的两个组成部分,它们之间是一种相互依存、对立统一的辩证关系,没有好的基础业务建设,就没有好的档案服务;反过来,好的档案服务也将促进基础业务建设。中国档案学会自动化问题的研究报告中强调指出,要使档案管理实现现代化。目前最迫切的是按技术要求进行档案整理和电子计算机的著录与标引工作,要按标准化要求,进行技术处理,使之处于现代化管理状态下。当今基础业务建设的规范化、准确化程度与水平直接影响现代化管理与信息资源开发的水平,也影响着信息服务的质量与扩展。高校档案实体分类法与规范的出台,无疑为高校档案工作的基础业务建设提供了条件和模式。只有在日常工作各个环节中,不要仅凭记忆、经验和感觉,而是要严格按照规范化的要求,进行标准化操作来加强档案基础业务建设,“狠抓落实,持之以恒”,才有可能为下一步的档案管理现代化乃至档案信息服务打下良好的基础。

二、技术应用现代化

技术应用现代化是强化档案信息服务的必要前提条件。技术应用现代化是当代档案工作的制高点,谁先抢占这个制高点,谁就能在新世纪中处于有利位置。档案部门要开展信息服务,必须借助先进的现代化技术与设备,信息服务之所以热门,就在于信息服务机构能够运用加工、处理、存贮、传递信息的专业技能和先进技术手段使泛滥的信息得以系统化,使利用者通过信息服务可迅速找到自己所需要的档案信息。

档案管理需要档案工作者掌握信息。档案工作是基础性很强的工作,但高等院校档案管理工作又是一项复杂的科学劳动。要做好这项工作,光是热心、细致、乐于奉献还远远不够,档案管理只有与时俱进,创新地工作,才能提供优质的利用,其中提高档案利用工作者的信息素养是关键。院校领导、档案主管部门要以主人翁的姿态,进一步更新观念,开拓进取,提供和创造条件,扩大合作交流空间,给档案工作者学习、研究、考察等机会,在构建学习型社会的今天,体现以人为本的理念,需要建立档案工作者终身教育体系。档案工作者通过系统内的通知、媒体等各种途径获取相关档案工作的会议、培训、学习、研讨等信息,要争取机会与外界交流、合作,取人之长,补己之短,“流水不腐”、“户枢不蠹”,不断提高个人工作综合信息素养,不断提高自身的业务水平和工作能力,使自身素质与时俱进,与日俱增,以保证档案的最佳利用。

目前,高校普遍采用传统的管理方法,整个管理过程基础上都由手工完成,整理、立卷、编目、提供利用等工作量大,重复劳动多,工作效率低,档案工作人员的大部分工作精力用在基础业务建设上,几乎没有时间与精力搞信息汇集、编研与开发利用,这样的档案工作状况适应不了新时期的要求,也落后于其他信息行业。档案部门应摒弃传统、保守的管理方式,要从本单位的实际情况出发,要本着科学、实用、适用的原则,确定可开发的、有潜力的二次、三次编研项目,积极引进新设备、新技术,开发或引进适用于本单位的高质量档案管理软件系统,为档案信息资源的开发,为档案信息服务提供必要的条件。

档案有多种载体形态,包括文字、照片、图像、声音等各种载体形式。以多媒体电脑为主,复印机、缩微机、扫描仪、彩色打印机等设备为辅的现代化管理技术设备的广泛应用恰恰与之吻合,为档案部门编制图文、声像并茂的档案信息服务产品开发提供必要的条件。

三、人员知识化

人员知识化是实现档案信息服务的最重要的活力因素。要强化档案服务功能,必须“化物先化人”,不仅要加强档案工作人员的服务思想观念,使他们抛开计划经济遗留的陈旧的思想观念,而且要加强对档案人员的岗位技术培训,使档案人员必须具备获取、判断、运用纷繁复杂信息的能力。

档案管理需要档案工作者有创新精神。高等院校档案的利用向来是“你来我取”匡式管理,是一种被动的利用(服务),这样不仅导致了档案管理的被动,往往也导致档案管理人员的被动,“被动的工作往往就没有业绩”。高等院校档案部门应及时采取措施,从掌握利用者需求入手,扩大档案利用范围,主动做好服务,改变长此以往档案提供利用仅局限于“你来我取”这种最原始、最简单的被动地利用方式,通过各种途径掌握利用者的需求情况,变被动服务为主动服务,如信息发布、参加有关会议、调查研究等方式,掌握院校各项事业的工作重点和需要的档案信息,了解社会对档案的需求,提前有针对性地做好服务工作,把许多被埋藏在库房深处有实用价值的档案进行深层次地开发。另外,高等院校档案工作者要善于掌握和应用现代化电子和网络技术的技能,借助计算机信息平台,一方面可以提高信息获取能力,从而更好地进行档案利用;另一方面,通过上网学习,从中获得信息资源;使自己掌握新知识、新技能。随着现代化科学技术的发展尤其是计算机缩微、光盘技术在档案部门中的推广应用,要求档案工作人员不仅要有一定的专业知识,而且要具备现代的新型档案利用活动所需要的技术知识。许多新方法、新问题往往通过网上信息学习,或得到有益的启迪,或“一点就通”。

档案信息服务是档案部门的一项高层次的工作,对人员要求很高,不仅要有较高专业知识要求,而且对相关专业知识,尤其对计算机管理为主的现代化管理知识与技术要有一定的掌握。档案工作人员要转变观念,更新知识,应逐步从过去单一专业型、单纯专业型向复合知识型、能力知识型转化,在工作学习中注意吸收情报学、图书馆学、计算机管理学、自动控制学等相关学科的知识,使自己具备更高的技术与技能。

四、服务社会化

服务社会化是实现档案信息服务的关键因素与精髓。服务社会包括服务项目化、服务思想社会化、服务宣传社会化、服务组织社会化。

档案服务项目社会化就是档案工作人员在及时准确地掌握社会需求信息基础上,推出符合社会需求的不同层次的档案文献服务项目与咨询服务项目。首先,要根据社会需求,有目的、有计划地进行档案文献编研,开发出适销对路的档案编研,如历届本科生及研究生优秀论文汇编、历年科研成果汇编、各系历届毕业生人数统计等材料。其次,在文献服务的基础上,还要适当地增加咨询服务的内容,因为随着档案服务的社会化,咨询服务的作用也将越来越大。

在服务社会化过程中,要树立正确的服务思想,正确的服务思想才能产生自觉的服务行动,旧的传统观念和工作方式不改变,档案信息服务不能真正落到实处。面对档案信息的浪潮,要实现档案信息社会化必须摆在档案服务思想与方向。在提供档案服务过程中,还要抓住如新生入学、教师培训、校友会、教学工作总结等机会,向校友及人员进行广泛的宣传,使他们了解和利用档案。

档案服务组织社会化,也就是建立服务窗口。随着人们对档案信息服务的要求越来越呈现出新的特点。档案服务窗口可拉近与利用者的距离,向社会提供快速有效的档案服务。其次,要按照不同时期出现的档案服务规律及特点,组织好下一阶段重点,本着为档案信息需求人员提供及时的、准确的、优质咨询信息服务。

未来社会是信息社会,要赢得未来,必须先赢得信息。在信息的海洋中,要我们把握时代赋予的挑战和机遇,以卓有成效的档案信息服务,在未来信息社会中求得一席之地。因为,历史将根据我们的作为决定未来。□

(编辑/永安)