档案信息自动化系统管理若干问题的分析

刘文英

随着社会的发展及办公条件的改善,如何加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作各个环节的计算机化,是实现档案工作现代化,提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代,但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业,初步建立了文书档案处理系统,使系统不断向信息管理的目标推进,其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“全信工程”,为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用,离开推进应用水平的提高,就脱离了实际,加强管理的指导思想,是要积极进取,开拓创新,争取条件采用先进技术,还要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性、统筹兼顾,全面安排,调动各方面积极性,更要从现实出发,循序渐进。如何提高应用水平,需要深入考察与自动化系统相关的情况、分析存在的问题,寻找解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题,阐述个人的一些想法。

一、推进自动化,必须提高档案标准化、规范化水平

当前,档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱,特别是到了县、乡级更是严重,这些都严重影响了系统整体水平的提高。主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件功能并没有充分发挥。档案标准和规范本身是一个系统工程,档案信息自动化的内涵,包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成,互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要提高系统的整体水平

档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,并通过网络加以联接,提高系统的综合能力。每个节点的装备水平和应用能力要逐步提高,这样整体水平才能提高,也才能发挥更大的作用。

三、抓数据库建设,选定技术路线

档案信息自动化系统是由文件处理向信息管理系统过渡,完成进一步关键在数据库建设。开发和建设数据库系统是档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。建立数据库是一项长期的工程,经过由低到高,由单个到群体的循序渐进过程。把综合数据库的完善提高和各单位档案目录建立起来,通过网络连接形成开放的分步式数据库群,能使自动化系统效率提高。

档案信息自动化工程影响最大的技术是微机、工作站、服务器性能的提高,网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发的发展。在信息技术迅速发展的今天,选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的,应推行适应的先进技术,使经济效益的合理性和技术的先进性相统一。

四、推行先进的管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必须的方式,档案信息自动化也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针,又是自动化系统管理时要考虑的原因,要使高度集中管理和方便使用有机结合。目前是集中统一管理不利,分散现象严重,就必须从管理制度上保证,业务技术规范、标准,硬软件的选用上下各层次和各专业办公自动化等都纳入统一的档案信息自动化系统中,实行集中的管理,不能各自建系统,造成信息分割和资源浪费。还要解决方便使用问题,建立集中统一管理下的分散系统,是提高档案工作的整体水平先进模式。

五、发挥管理人才的潜能

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育,造就一大批复合型人才是实现档案信息自动化的需要。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍,其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳,人才流失。计算机技术人员的培养和管理是一项工程,要有针对性地对他们进行政治思想教育,培养其事业心和奉献精神,有计划组织进修,掌握信息技术的新知识,在工作和生活中多关心和照顾。在管理上要不断引入竞争机制,对某些项目实行项目管理,在保证完成档案建设的前提下,开展对社会有偿服务等。

六、实现科学民主决策

档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合阶段,如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来,正确领导和协调发展将起着重要作用。因此,提高行政决策的科学性和决策过程的民主化,行政领导要与档案业务、计算机专业技术、后勤保障等部门共同研究,从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物的可能、社会经济效益等多方面进行分析,集思广议才能避免失误。要加强档案信息自动化建设的协调工作,讨论并提出系统建设中长期发展目标和指导方针,协调自动化系统建设中各有关方面工作,审定系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范、实施方案、投资规模、经费预算及重大立项和执行,为提高行政决策水平建立了制度保证。

档案信息自动化建设,在经济建设中,发挥着积极作用,要充分利用档案信息自动系统,为现实提供有力的参考依据,来指导现实工作。□

(编辑/永安)