城市道路工程档案的利用及存在的问题

孙　妍

档案信息资源的利用,是档案管理活动的出发点和落脚点,是档案作用和价值的主要体现。研究城市道路工程档案的有效利用,既是现代市场经济的需要,也是档案工作自身发展的需要。

城市道路建设是国家交通基础设施建设的重要内容,是城市组织生产,发展经济及文化娱乐所必需的交通设施。城市道路构成了城市的基本骨架,是建设现代化城市的重要因素,也是总体规划的重要组成部分。近年来,道路建设高潮迭起。随着城市道路建设事业的高速发展,正不断形成和积累起大量的道路工程档案。如何利用好这些档案对我国未来的道路建设起到了至关重要的作用。

一、城市道路工程档案的作用

1.建立城市道路档案工作的根本目的,是发挥档案信息为城市道路工程建设提供有效依据。主要表现在以下几个方面:

首先,城市道路档案的利用工作,是实现城建档案为城市建设服务的重要手段。国家建立和发展城建档案工作就是因为城建档案对城市的规划、建设、管理和科技活动有着重要的作用。城建档案本身具有极大的技术经济价值,但锁在库房里其价值发挥不出来,必须通过利用工作使城建档案信息转化为生产力,为社会创造财富。城建档案的利用价值体现在两个方面,一是社会效益,二是经济效益。社会效益主要是为社会提供各项服务。化解纠纷排除隐患,稳定民心,有时是不能用金钱所代替的。经济效益通过查阅资料减少了不必要的损失和重复活动,节省了人力、物力、财力,避免了经济损失。

二、城市道路工程档案中存在的问题

1.缺少管理经营城市基础设施的理念,重建轻管或只建不管的思想普遍存在。长期以来,我们在城市建设当中,强调加快建设,相对忽视了管理,更没有把城市基础设施作为资产来经营。由于建设单位甚至是直属专业建设单位,没有树立长期经营的观念,因此,对与城市管理有密切关系的城建档案工作不大重视,施工单位也没有普遍树立档案意识。建设过程中对规范不重视、方案随意变更、档案临时拼凑的现象屡屡发生,道路工程档案完整收集相当困难。

2.道路工程档案质量不高。由于一些建设、施工单位没有足够重视档案工作,虽然建了档,但其质量不能令人满意。表现在以下方面:一是没有编制竣工图。在验收中发现竣工图多是在设计图上加盖竣工图章充当竣工图,有的甚至连竣工图章也没有。多数工程都有设计变更,而竣工图上没有将变更标出。这是违反国家对竣工图的有关规定的。二是复印件过多。城市道路档案的真实性是它的生命。在验收中发现,一些单位将从其他工程档案中复印的材料合格证、试验报告等放入道路竣工档案中,从而失去了档案的真实性,降低了档案本身的价值,也不利于长久保存。三是书面不规范。部分档案的书写不规范,使用了不合要求的材料,纸张破损严重、字迹不耐久,给档案的永久保存带来了极大的困难。这些现象都不符合城市道路工程档案的归档要求。

3.缺少应有的声像档案。在这次道路工程竣工验收中,没有一个单位提供声像材料,没有对道路施工前的原貌、開工及竣工验收的过程进行及时拍摄,缺少了道路建设过程的形象性历史记录。

城建档案内容庞杂、涉及面广、综合性强,城建档案具有多个部门。多种专业和多种技术相交叉的特点,这就需要对档案管理、工程技术及其他业务技术工作进行统筹规划、统一管理、全面指导的技术业务综合管理人才。业务指导人员要想胜任自己的工作,必须加强档案理论知识吸其他相关专业的学习,不断探索新知识、研究新问题,提出新思路,真正担负起业务指导的职责,为推动城建档案工作而努力。同时,通过多种渠道,采取多种方式,加强对档案工作重要性的宣传,在建设、施工单位中,尤其是在领导观念中,树立较高的档案工作意识,从而推动建设、施工单位档案工作的提高。城市的建设将步入新的快速发展期,城市管理的问题将越来越突出,作为规划部门应积极适应新的发展形势,开创性地工作,满足城市发展的需要。□

(编辑/刘佳)