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浅论档案工作的创新

2009-11-17于思琪

活力 2009年17期
关键词:档案管理工作发展

于思琪

创新是一个国家和民族进步的的灵魂,也是我们档案事业兴旺发达的不歇动力。创新意识它不仅影响档案事业生存质量,也代表档案事业发展的方向。因此,在新的形势下,档案工作者如何创新,怎样创新,这就是我们必须研究解决的重要课题。

一、社会发展新形势要求档案工作必须实现创新

随着经济社会的发展,人类适应自然、改造自然活动在不断创新、发展、档案工作作为党和国家的一项重要事业,也必须根据时代和实践的发展要求,不断创新,在这样的背景下,社会对档案事業的传统格局和传统的运作方式提出了许多新的需求。

1.符合扩大档案资料的收藏和管理范围的需求。随着现代化管理技术的广泛运用,电子文件的大量产生,档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料,而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案,这种趋势已越来越明显。

2.符合利用档案信息的需求。现今提供利用的档案,不仅有文书档案,也有科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等,以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。要求能够快捷、方便地查询到自己所需要的信息,这种档案信息需求的大潮,已经开始冲击档案传统的服务方式。

3.从服务方式上看,除要求提供档案原件进行摘抄外,还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制服务。而且这种需求巳形成较高的呼声,在这样的情况下,一味因循守旧,必然会被知识经济社会淘汰。

以上这些说明,新时代要求档案工作必须打破常规,创新管理和服务机制。这些新情况新问题迫切需要广大档案工作者既要在思想上高度重视,又要在行动上主动探索,更要在实践上积极创新,才能使档案工作跟上形势的发展,实现其应有的价值,发展其应有的作用。

二、档案工作创新需要坚持的原则

坚持推动档案整理原则。档案创新是档案基础工作的组成部分,档案整理工作则是便于档案的保管和利用。一方面,档案创新能够反映档案整理状况,人们通过具体地利用档案的活动集中反映出档案创新工作和档案整理工作的整体水平;另一方面,档案创新要以档案整理有序为基础,把便于检索方便利用作为确保提供档案信息服务的前提与条件;档案创新,客观上要求档案整理工作必须创新。因而档案创新与档案整理有着密切相关的内在联系,两者具有相互联系的内在关系。

三、档案工作创新的主要内容

1.思想观念上要创新。任何工作的跨越和创新,都必须有一个崭新的有创意的思想观念作前导。要充分认识创新是档案工作发展的动力,档案工作的建立、发展、壮大离不开创新。在当今社会,档案事业发展的诸多问题,没有现成的答案,也没有任何经验可以借鉴,唯有解放思想,更新观念,大胆试,大胆闯,才能在探索中前进,创新中发展。

2.基础管理上要创新。基础管理包括了档案的收集,整理、鉴定、保管到开发利用,档案工作从收集、整理、鉴定、保管到利用,都有一整套紧密相联的工作流程,每一程序的科学性、技术性都很强。伴随着科学技术的发展,档案载体包呈现出多样性的趋势。如电子计算机自动控制的电子档案;同纸质档案相比,具有更方便,准确、高效的优势,但在收集、鉴定、使用、保管、保密和安全等诸多方面,又出现了一些值得探索研究的新课题。如从我国机关档案工作的实际出发,为适应档案管理现代化的需要,国家档案局颁布了《归档文件整理规则》,这个规则的贯彻实施,改变了机关传统的档案管理的基础工作方式,兼顾了计算机和手工管理两种方式,这实际上也是档案管理手段的一种创新。

3.服务机制和手段要创新。在服务机制和手段上的创新;主要是服务的观念要更新,服务的范围和内容要创新,服务方式要创新,并且要有一定的机制作保证。

四、以管理为基础,在应用现代技术上创新

科学技术的普及和应用已悄然地改变了人们传统的思维方式和工作方式,改变了档案管理的工作内容和整体运作规律。档案的产生已呈现出多元化的趋势,特别是光盘、磁盘和胶片档案的出现,其法律效力和保存价值都是纸质档案无法替代的,传统的管理方式方法以很难适应新事物的需求。因此,档案管理就要根据不同载体和种类的差异,考虑它的有序化管理问题。一是不同载体、不同种类的档案要分别立卷,分别保管,分类检索;同样内容、不同载体的档案可立双套卷,彼此备份说明和检索路径。二是纸质档案和特殊载体档案要依据其性能和保管期限的不同进行分库保管,并定期对其存储内容进行检查鉴定。三是要建立安全的数据库,将文件的形成、档案的存储、分类编目、主题词标引和利用等工作在计算机上进行,档案馆接收档案时,必须同时接收档案室已建成的数据,以便减少馆(室)重复。四是有条件的地区和部门要利用计算机技术和网络系统,建立局域网和系统网。五是要积极引导广大利用者。利用电子文件和上网查档,最大限度地减少重要档案原件的利用率;已开放的档案文件要全文上网提供利用,保证网上查询质量,提高档案工作的有效性,从真正意义上推进“文档一体化”和数字化档案馆建设。

五、以人为本,在人才培养上创新

人是工作中最积极、最活跃的因素,只有人的素质提高了,工作才能做好。要结合新形势、新特点、新任务培养创新型人才,首先要进行知识更新和创新。知识创新是工作创新的基础,也是事业发展的动力,只有知识创新才能跟上时代发展的步伐。应努力培养一批德才兼备,年富力强,在学术造诣、研究能力、创新意识、业务技能、专业知识等方面具有扎实功底的优秀人才。通过专门学习和培养,提高他们的创新能力,使其精通档案管理、利用、保护技术、计算机管理、外语、法制宣传等工作,使其成为一专多能、文理兼通的复合型创新人才。

提高档案工作人员的创新精神。创新精神需要在工作中不断培养。一是要有敬业精神。敬业爱岗是创新精神的基础。档案工作是一项既重要又寂寞的工作,需要档案工作者有强烈的敬业精神,勤勤恳恳,默默无闻,在平凡的岗位上创造出不平凡的业绩。二是要有丰富的知识和经验。因为知识和经验可以使人产生广泛的联想,使思想灵活敏锐,进而进发出创新灵感的火花。一个专业工作者,如果知识贫乏、经验不足,面对新情况、新问题熟视无睹,就很难做出准确的判断、提出妥善的解决办法,工作上就更谈不上会有改进和创新。三是要有求实的科学精神。要准确地把握档案事业发展面临的新形势,自身发展的新情况和所处的新环境,学习、总结一切创造性的先进做法和成果,用求实创新的精神,把握规律,勇于探索和实践;有效地、开创性地开展工作。四是要培养独立思考问题的习惯。善于独立思考向题,不作思想上的懒汉,不墨守成规陋习,这是做好一切工作的重要条件;也是进行创新活动必要前提。五是真抓实干。创新不是空喊口号;而是发展档案事业的严肃命题。因此,看准了问题,就要大胆试;拿准了的事情就要大胆办,大胆干。脚踏实地,一步一个脚印,实实在在取得实际成效,才是真正的创新,没有真抓实干的精神,不可能做出创新的业绩来。

六、以激励为手段,在机制上创新

机制是制约工作开展的关键因素,档案工作创新,必须在机制上进行创新,要积极研究和探索新形势下档案工作的特点和规律,用以调动激励档案工作者的积极性和创造性;建立以工作目标管理为中心的考核机制,用以评定工作质量和完成情况;建立工作规程管理机制,明确工作纪律,规范工作行为;建立工作保障机制,提供必要条件,确保任务实施;建立人才选拔、竞争上岗、提职晋级的竞争机制,确保优秀人才脱颖而出,优胜劣汰;建立档案科研、教育成果、评模评先的激励机制,对在档案科研工作中做出突出贡献者给予物质上的奖励;建立人才、优秀成果、专利技术的保护机制,创造尊重知识、尊重人才的氛围,激发他们的工作热情和创造性。

创新就是做前人没有做过的事情,创新就得敢想敢做,要有“敢为天下先”的精神。档案工作的创新必须以观念创新为先导,以管理创新为基础,以服务创新为主线,以机制创新为动力,遵循档案工作的客观发展规律,本着严谨的科学态度、实事求是地进行。必须把解放思想与实事求是结合起来,把执行法规、政策、规章与实际工作结合起来,做到求实务实,施之有效,行之有效。用档案工作创新促进档案事业的健康发展,努力开创新时期档案工作的新局面。□

(编辑/永安)

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