人事档案管理的现状及发展

宁芳芳　闫　萍

随着社会主义市场经济的建立和发展, 我国政治体制和人事制度都相继进行了改革, 与之相关的人事档案管理工作, 也必须研究和探索适应市场经济条件下的人事档案管理的新模式。

一、人事档案的意义及特点

人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的,是组织人事部门按照党的干部政策,在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、工作表现、工作业绩等内容的文字材料,是按有关规定进行整理后组成的,是考察了解和正确选拔任用干部的重要依据。档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部分,是做好干部工作的基本条件之一。干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量,涉及每个干部的切身利益,它反映个人的经历、德才能绩和工作表现。人事档案是国家档案体系中的一种,与其他档案相比,有其明显的特点:一人一宗的立卷方式,每一卷档案就是一个人的德、能、勤、绩等各方面的综合反映。人事档案随着人员的变动而在不同的管理层间转移。同时每个人的档案随着时间的推移和个人社会实践活动的增加而不断增长,只有到一个人死亡后才终止其归档材料的收集、整理;档案内容有机密性,干部档案中的有些内容未成为历史档案解密开发之前,是需要保密的。

二、人事档案管理体制及存在问题

随着政治经济体制改革的不断推进,管理体制在推动人事档案事业发展、正确培养考察选拔任用干部、促进人事制度改革、保障干部职工权益等方面发挥了积极的作用。但现行的《干部档案工作条例》中的有些内容已不能适应目前形势发展的要求,同时企事业单位产权制度改革的实施,干部人事制度改革的深化、流动人员的大幅度增加,以及一些社会不良风气等给人事档案管理带来了一定的冲击,再加上人事档案管理体制本身的缺陷,一些配套管理措施未能及时跟上,给人事档案工作带来很大困难,主要表现在以下几方面:

1.对人事档案管理的重要性认识不够,管理理念未能及时更新。人事档案工作是一项默默无闻的工作,不容易取得明显成绩。一些单位的领导干部和部分同志认为档案工作不如其他工作重要,没有把档案工作摆到应有的位置,出现了用时想到、不用时不要、考核检查时突击整理的现象。平时对档案工作不投入,出现问题后不能积极主动地去解决。同时,设施落后、制度不严、管理不善等原因也导致了人事档案工作一直处于被动应付的状态,难以高质量地为干部队伍建设服务。

2.人事档案传统功能弱化,弃档现象增多。人事档案与社会管理职能的分离将成为趋势,传统的“单位人”将越来越多地转变为“社会人”,人事档案的很多功用正在逐渐消失。一些人对档案的作用产生了怀疑,在转递档案有困难的情况下放弃了档案。随意将档案取走或带走, 其可靠性、真实性就大打折扣, 修改、涂改、伪造人事档案的违纪、违法事件屡有发生, 档案内容不实,擅自造档的现象严重。

3.收集归档材料不能适应新形势的需要。目前,人事档案收集的范围仍为履历材料、自传材料、鉴定、考核、考察材料、学历和评聘专业技术职务材料、政治历史情况的审查材料、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料、奖励材料、处分材料等十类。就现在而言,远不能适应当前对人才全方位、深度考核的要求,个人实际业绩、个人信用情况等材料未能纳入收集范围,竞争上岗、民主测评、推荐提名、辞职辞退等方面形成的材料以及离任审计、任前公示等材料应如何收集,收集时应注意哪些问题,尚不明确。

三、人事档案管理新模式的特點

人事档案管理新模式是在市场经济条件下建立并与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关的, 因而它应是一种社会化、开放式管理模式且具有以下特点。

1.人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性。市场经济的建立, 产生了多种经济组织形式,人事管理变成了一种社会化的活动。因此, 作为人事管理重要组成部分的人事档案工作, 也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说,市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构, 这种机构不是管理本单位人事档案的机构, 而是面向政、事、企全社会, 其管理对象包括该区域范围内所有干部人事档案, 其服务对象更具有社会性, 可以为整个区域内提供人事档案服务。

2.人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性, 决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中, 人事档案的收集、整理和提供利用往往由各单位内部人事部门负责, 该部门人事档案来源单一, 仅限于本单位人员, 内容也较为简单; 而社会化的人事档案管理机构, 其来源要广泛得多, 可以来自该区域范围内的各类人员, 又由于每类人员身份不同, 集中起来显得人员复杂, 其档案内容也非常丰富多样。如果继续沿用党政机关管理干部人事档案的一种模式管理所有类别的人事档案, 显然已经不能适应当今社会的发展要求。

3.利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展离不开人才, 无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才, 选拔合格或优秀人才, 还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业等, 都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性, 导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性; 也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围, 不仅组织上需要, 而且许多个人也需要, 那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案, 经常会被组织和个人查阅利用, 但它们的要求不完全一样, 呈现出多种多样的需求。

现阶段, 政府部门制定了进一步加大人才流动和人才柔性流动的各项优惠政策, 不断推动人才合理流动。但当前人事档案与户籍对人才的流动还具有一定的制约作用。因此, 在社会主义市场经济条件下, 建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的,也是可行的, 尽管在现阶段主要适用于流动人员人事档案管理, 但今后在更大范围内、更多类别的人事档案管理中也是适用的。我们期待着这种管理模式的拓展, 以更好地服务于社会。□ (编辑/永安)