高校科研经费财务管理的新问题

蒋业香

【摘 要】 本文剖析了高校科研经费财务管理中存在的新问题以及产生这些问题的主要原因,提出了科研经费财务管理创新的举措,为改进与加强高校科研经费财务管理提供了新的有效途径。

【关键词】 高校科研; 财务管理; 问题与对策

随着高校科研工作的不断加强,科研经费来源趋于多元化,经费数额也大幅上升,已成为高校资金的重要组成部分。科研经费的财务管理是高校科研管理的基础工作,用活用好科研经费对高校科研工作的开展非常重要。但是,目前高校科研经费的财务管理中存在一些亟待解决的新问题。

一、高校科研经费财务管理的新问题

(一)科研经费财务管理体制不够严谨

1.科研经费成本核算缺位。科研成本应包括与科研活动有关的学校公共资源(如图书馆等)、水、电等的使用费,科研用房、仪器设备等的折旧费,科研人员的薪水、福利等的支出费。多数高校在科研经费到账后,只提取少量的管理费,有的甚至不提管理费。原应进入科研成本的支出,往往是从教学事业费中列支,这样使多数科研人员误以为科研经费全部属于个人所有。

2.科研经费支出控制不严。科研项目中的餐费、日用品支出、礼品支出占的比重较大,有的超过50%。科研报销单据中所列的明细账与实际情况不符,经常出现种种违规现象,如发票开具时间与科研活动时间不一致,常把立项之前的旧发票拿来报销;使用票据不规范,利用虚假发票套取科研经费;有的编造假名单套取劳务费。

(二)科研经费财务管理制度不够健全

1.对科研经费支出缺乏应有的监控。对这种特殊的专项资金,计财处难以对本校每年申报的科研项目的信息资料进行收集整理,难以对科研课题经费支出的情况、结题成果推广运用的效益进行分析,更谈不上参与科研前期、中期、后期的管理工作,所以容易造成计财处与科技处“两张皮”,经常出现科研项目尚未结题,科研经费已用完的现象,而科技处对此又难以监控。

2.对科研结余资金的处理缺乏规章。因诸多原因科研工作实际已经终止,上级拨入的经费出现了“挂空”现象。经常出现将挂空经费挪作它用,甚至挪作私用。某些课题完成后,往往还有相当多的结余资金。按照“结余留用”原则,便成了课题组的自有资金,使用的随意性很大。由于缺乏明确的时间限制,常常出现“马拉松”式的报销问题。

(三)科研固定资产管理不够规范

1.科研资产购置明显不足。不少科研人员、院所部门领导,缺乏可持续性科研眼光,往往将科研经费用于其他方面,预留购置资产严重不足。

2.科研资产流失比较严重。一方面,高校科研经费购置固定资产的管理,名义上存在着科技处、院所、计财处等齐抓共管,实际上共管缺位。购置后的科研仪器设备、图书资料大部分由课题组保管使用,在科研人员工作调动时,缺乏严格的资产交接手续,物随人走。更有甚者,某些固定资产被化整为零,将国有资产拆分成材料开具发票。由于科技处与计财处缺乏规范、严格的监督,从而造成学校国有资产的流失。另一方面,对专利权、商标权、软件等,学校管理的意识、措施较为薄弱,流失现象比较严重。

3.科研资源共享非常低下。科研活动实行专项经费管理,各个课题内容不同,当然图书、设备购置也不相同;也有课题内容相近,常常设备重复购置。由于分属不同课题、不同部门,科研资源的共享性很差。

二、高校科研经费财务管理问题的主要原因

(一)项目争取与经费管理相脱节

高校往往强调调动科研人员的积极性,全力争取科研课题,而对正确使用科研经费促进学校可持续科研的意义缺乏足够的认识;对科研经费从根本上讲是国家财产,理应遵守国家财经纪律的要求缺乏足够的重视,形成了“重争取,轻管理”的潜规则。

(二)上级制度与高校管理相脱节

财政部、教育部尚未制定统一的高校科研经费财务管理制度,目前科研经费管理和会计核算一般参照教育事业的财务制度,与科研经费的特点还不相适应。部分高校针对科研经费的特点作了一些补充规定,但总体上管理制度不够完善。由于缺乏有效、可操作的科研经费管理制度,财务人员在具体工作中往往做的是一笔糊涂账。

(三)经费预算与实际需求相脱节

项目负责人普遍认为编制预算的目的是申报项目,因此预算一般凭经验估计,很少去做科学性与合理性的研究,也不请相关的财务指导。当然在经费到位后也不会严格按预算执行。由于计财处对科研项目的运作过程不熟悉,获取的信息不对称,也难以监督科研经费的预算执行情况。实际上预算形同虚设,缺乏应有的制约力。

(四)成本核算与实际支出相脱节

目前科研经费管理中的“成本核算”,实际上是核算经费是否用完。至于将经费花在何处,是否花的与科研有关,对此科技处一般不管,财务处也只有流水账;通过对科研项目的投入与产出分析来评价科研经费使用的经济效益更是无从谈起。结果是科研经费超范围开支、不合理开支、私有化开支成了“人皆默认”。

三、高校科研经费财务管理的主要对策

(一)财务管理的观念创新

1.国家的财经法规是高校科研经费管理工作的指针。制度创新不能悬空进行,需要正确和坚实的认识指导。高校计财处应与审计处、科技处密切配合,积极主动地在科研人员中大力宣传《会计法》和教育部、财政部颁发的《关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见》等财经法规,使他们充分认识到,只要是通过学校或学校授权的有关职能部门与往来协作单位签署科研协议,并由学校提供必要条件的科研项目,其科研经费都应归属学校。

2.高校科研经费来源不同,均须纳入学校计财处统一管理,确保专款专用。纵向科研经费一般为财政拨款,属国家预算资金,虽不具有创收作用,却是促进高校科研活动持续健康发展的支撑条件。横向科研经费是学校通过提供技术咨询、技术服务、技术成果转让等项目所取得的社会投资。纵向、横向科研经费共同构成了学校经费的重要组成部分,必须由学校财务部门集中核算,专款专用。

3.加强科研经费的管理,提高资金的使用效益,是高校增强科研竞争力的基本保证。对此从高校领导到科技处、计财处、项目负责人应当达成共识,采取措施切实加强科研经费的管理。分管财务、科研的校领导应该对科研经费的管理和使用负总责。

(二)财务管理的制度创新

1.要探索新型有效的财务管理运行机制。一般高校对于科研经费的财务管理,都由计财处负责,而有些高校在科技处下设了专门性的财务室,负责科研经费的管理,工作人员由计财处派出。这样,财务管理人员不仅较易掌握科研工作的基本情况,而且还能从立项开始,全程参与科研管理工作。

2.要制定完备的科研经费财务管理制度。科研经费的来源渠道较多,基础学科和应用学科、人文社会科学和自然科学在经费使用方面也有很大差异,因此,要针对学校科研经费的不同类型,分别制定完备的科研经费财务管理办法,明确规定不同性质科研经费的使用原则、开支范围、审批手续等,对其中的人员经费、评审费、管理费、餐费、礼品费等都应作出严格规定,使得管理工作有法可依。

3.要建立科学的科研经费财务核算体系。为了避免科研经费和国有资产的浪费与流失,应该严格实行科研经费的“全成本核算”。

4.要推行科研经费财务数据的分析通报制度。建立会计核算网络,向包括科研人员在内的有关人员动态、及时地反映每一科研项目的拨款进度、经费使用与结余情况;对于数额巨大的重要项目,也应分阶段地及时进行财务分析,以保证科研工作的顺利进行。

(三)财务管理的手段创新

针对科研经费财务管理的特点与需求,财务人员可以与信息技术人员合作,共同开发科研经费财务管理信息系统,对科研经费财务信息进行动态查询、统计、分析和管理,实现科研经费财务管理由结果控制转变为过程控制,由被动式管理转变为主动式管理。

建议具体采用如下科研经费财务管理程序进行控制,如图1 所示。某高校取得一个横向项目80万元,经费预算要求资料费9万元以内、差旅费7万元以内、测试加工费在8万元左右、人员经费8万元以内、设备费控制在27万元左右、材料费12万元左右、鉴定费5万元以内、其它费用为4万元以内。

第一,根据到款金额设立科研项目代码XXXXX,同时输入控制程序使其在该项目代码XXXXX下,分科目报销总额为:资料费9万元、差旅费7万元、测试加工费8万元、人员费用8万元、设备费27万元、材料费12万元、鉴定费5万元、其它费用4万元。

第二,日常工作时以原始凭证办理报销业务。当该项目所报销的资料费总额超过9万元时,计算机系统会提示费用已用完,自动停止;未超过时则自动通过。其余费用科目运行过程与结果同上。

第三,项目完成结题时,按照真实的财务数据编制财务报表,其数据基本与经费使用计划一致。

第四,依据财务报表提供的数据对项目进行成本分析和技术经济分析,得出真实有用的数据,为今后的科研经费管理提供可信的参考。

由此可见,启用科研经费财务管理信息系统受益明显:一是可以实现科研经费财务管理的全程控制。在项目初始化时,就将经费细分为资料费、差旅费、测试费、材料费、业务费、评审费等费用。在使用中如出现个别科目费用超支,系统会作出相应的提示。这就能保证科研经费按照申请计划使用,实现了事前控制;进而在系统运行中再根据实际情况的变化微调各科目具体支出指标,也就实现了事中控制;在项目完成时通过系统迅速做出财务报表,并进行相关财务指标分析,为今后的科研经费申请提供了有益的财务信息,为科研管理决策提供了可靠的依据,这就实现了事后控制。二是可以将财务专用系统中的数据转化成科研人员能理解的语言和数据,将预算执行情况及时反馈给科研人员,实现财务管理信息的有效共享。三是可以为财务部门和科研人员之间搭建起实时沟通的桥梁,为实施新的科研经费管理理念提供一个有效工具。●

【参考文献】

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[3] 胡欧哲.电算化条件下的高校科研经费管理方法研究[J].当代经理人,2006,(21):1451-1452.