关于企业内部控制制度的探讨

刘　波

企业对有关财产物资、货币资金、有价证券的收付,债权债务的发生和结算,资产的增减和费用的支付等经济业务,规定必须有两名或两名以上工作人员分工负责处理,以起到相互制约作用,这就是内部控制制度。建立企业内部控制制度,就是在企业内部的职责分工、责任制度、财务会计制度和财产物资管理制度等有关企业管理制度中,都应具体体现内部控制的要求。强化企业的内部控制已经成为现代企业管理的重要手段。

一、建立企业内部控制制度的必要性

企业内部控制制度作为企业生产经营活动自我调节、自我约束的内在机制,在企业管理系统中具有举足轻重的作用,对企业生产经营成败的影响至关重要。企业内部控制制度划分为内部管理控制制度与内部会计控制制度两类。内部管理控制制度是指那些对会计业务、会计记录和会计报表的可靠性没有直接影响的内部控制。例如,企业单位内部的质量管理、人事管理、安全管理等,就属于内部管理控制。内部会计控制制度是指那些对会计业务、会计记录和会计报表的可靠性有直接影响的内部控制。例如,由经管现金和签发支票以外的第三人编制每个月的银行存款调节表,就是一种内部会计控制,通过这种控制,可提高现金交易的会计业务、会计记录和会计报表的可靠性。企业单位通过建立健全内部控制制度,可以有效保证企业经济活动的正常运转,保护企业资产的安全、完整与有效运用,提高经济核算(包括会计核算、统计核算和业务核算)的正确性与可靠性,推动企业各项方针、政策的贯彻执行,评价企业的经济效益,提高企业经营管理水平。尤其是随着企业财务管理系统电算化的普及,计算机电算化软件密码缺乏牵制性,常用的密码设置方法已不适应电算化会计信息系统的管理和发展,造成计算机信息失控、数据被破坏情况日趋严重,而相关人员又责任不明、相互推卸。财务管理电算化应加强内部控制,提高会计信息的保密程度,避免信息泄漏及对实体信息的破坏。内部控制贯穿于企业经营管理活动的各个方面,只要企业存在经济活动和经营管理,就需要建立相应的内部控制制度,加强内部控制。

二、建立和评价企业内部控制制度的基本原则

(一)互相牵制原则

企业每项完整的经济业务活动,必须经过具有相互制约关系的两个或两个以上的控制环节方能完成。横向上,至少由彼此独立的两个部门或人员办理,以使一个部门或人员的工作受另一个部门或人员的监督;纵向上,至少经过互不隶属的两个或两个以上的岗位或环节,使上级监督下级,下级牵制上级。

(二)职责分离原则

按照企业经济业务的性质和功能,将其经营管理活动合理划分为若干个具体工作岗位,赋予相应的职责权限,对授权、执行、记录、保管、核对等不相容职务要相互分离控制,起到事前能预防,事中或事后能及时发现漏洞的作用。

(三)协调配合原则

协调配合原则是互相牵制原则的深化和补充。在强调互相牵制原则的基础上,必须做到既相互牵制又相互协调,要避免只管牵制而不顾办事效率的机械做法,各部门或人员必须相互配合,各岗位和环节都应协调同步,各项业务程序和办理手续要紧密衔接,以保证经营管理活动的有效性和连续性,使内部控制制度起到既防错防弊,又在保证质量、提高效率的前提下促进经营管理效果的作用。

(四)成本效益原则

在企业内部控制制度设计上,必须遵循成本效益原则。要在认真总结、科学分析的基础上,以高效、实用为出发点,合理设置内控层次和内控流程。要使实行内部控制的成本低于由此产生的收益,力争以最小的控制成本取得最大的经济效益。

(五)时效性原则

在企业内部控制制度建立并取得一定成效后,不能认为就可以万事大吉了。企业经济业务涉及的内容不是永久不变的,一些新的问题会不断出现,企业需要根据情况的变化,对相应的内部控制制度作出及时修正或建立新的内部控制制度。

三、企业内部控制制度的主要内容

企业应从本行业、本单位工作实际出发,建立健全和强化自身合理的内部控制制度,作出书面文字规定。这样,不仅有利于企业有关人员了解处理日常经济业务的政策和方法程序,也有利于企业内部控制制度的连续性。

(一)明确处理各种经济业务的职责分工,制定业务工作流程

企业建立健全和强化内部控制制度的核心问题是合理的职责分工。按照职责分离原则划分各个人的工作,特别是一些不相容职务要实行严格分离。明确每个岗位的职责,使每一个人的工作能自动地相互检查另一个人或更多人的工作,从而达到相互牵制的目的。为每一个岗位设计工作流程,将管理过程标准化,明确规定每个人应该做什么、如何做、何时做以及正确进行工作的结果等。一般情况下,处理每项经济业务的全过程,或者全过程的某几个重要环节,规定要由彼此独立的两个或两个以上部门、两名或两名以上工作人员分工负责,起到相互控制的作用。例如在采购业务中支出采购货款时,规定要由采购经办人填写货款支付申请单,物资供应计划员或供应负责人审查货款支付申请数额、内容及收款单位是否与合同和计划一致,会计员审核货款支付申请单内容并核对采购预算后编制付款凭证,最后由出纳员凭手续完备的付款凭证办理货款支付,整个货款支付过程前后须经四人分工负责处理。

(二)严格资产保管与记录的分工负责制

规定管钱、管物、管账人员的相互制约关系,旨在保护资产的安全完整。建立现金收付复核制,物资收发复秤制、复点制等防错防弊的内部控制制度。严格规定出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作;银行票据的签发印鉴,必须有两人分别掌管;向银行提取较大数额现金时,必须由两人以上,对领款、点验入库的全过程共同负责;仓库材料明细账要设专人稽核或另设记账员记账;管钱、管物、管账人员离开工作岗位或调动工作时,要办理必要的交接手续或正式移交清单。

(三)保证会计凭证、会计记录完整性和正确性的规定

对各种自制原始凭证,在格式、份数、编号、传递程序、各联的用途、有关领导和经办人签章、明细数同合计数及大小写数字一致等方面作出明细规定;制定对各种账簿记录要求账证一致或保持一定统驭关系的规定;建立会计核算中规定的双线核对、余额明细核对、各种报表相关数字核对的内部稽核制度等。

(四)建立财产清查盘点制度

为了保证财产物资的安全和完整,物资保管员对每项物资进行收付后,除要实行永续盘存办法核对库存账实外,还要规定财产物资的局部清查和全面清查制度,以保证账卡物相符或及时处理发生的差错。对现金出纳员规定每日下班前要结账清点库存现金,遇有差错要及时报告,会计主管人员还要经常检查出纳员工作,定期或不定期检查库存现金及金库管理情况。

(五)加强会计电算化系统内部控制制度

1.记账凭证的制作和审核。计算机代替手工填制记账凭证比手工制作的凭证更规范、效率更高,但是难以给查账和审计工作提供可靠的依据。应先由计算机填制输出记账凭证,然后由有关经办人确认后签名或盖章,无签名或盖章的视作无效凭证,不得进行账务处理。为了对原始凭证与记账凭证中的差错进行校正,可直接由主办会计根据审核无误的原始凭证操作计算机制作记账凭证,并将数据存入一个临时数据库中,以便调出修改。同时对输出的记账凭证确认后签名或盖章,然后交稽核员稽核。对于审核无误的记账凭证,稽核员交出纳进行收、付款,并操作计算机将主办会计存入临时数据库中的凭证数据转入正式数据库中,以便进行账务处理。

2.电算化人员配置与分工。会计电算化可以大大提高会计工作效率和会计工作的水平,但是不能以此代替原手工会计处理中已建立起来的内部控制制度和管理制度,应加强对电算化系统的管理。要明确系统管理人员、维护人员不得兼任出纳、会计工作,任何人不得利用工具软件直接操作数据库。程序设计人员应对数据库采用加密技术进行处理,严格按会计电算化系统的设计要求配置人员,健全数据输入、修改、审核的内部控制制度,保障系统设计的处理流程不走样、不变形。

3.系统操作权限的控制。设多级安全保密措施,系统密钥的源代码和目的代码应置于严格保密之下,从计算机系统处理方面对数据信息提供保护,通过用户密码口令的检查,识别操作者的权限;防止用户利用合法查询推出该用户不应了解的数据。系统操作权限的分配,应由财务负责人统一专管,达到相互控制的目的,明确各自的责任。

建立和完善内部控制是企业在市场经济下必然而且必需的选择,在我国现实国情下,内部控制的建设不是短期内就能完成的,也不是单靠企业的自身的努力就可以达到的,因此,需要政府、企业、社会个方面共同努力,进一步完善公司治理结构,促进我国社会主义市场经济的健康发展。

(作者单位:河南省地质矿产勘查开发局第三地质调查队)