中国海油公文一体化系统

胡悦嘉

摘要：办公自动化是中国海油信息化建设的重要组成部分，公文处理、流转和交换是办公自动化的核心应用。本文介绍了中国海油公文一体化系统建设背景。对公文一体化系统的总体框架、系统功能、实施效果做了阐述，并简述公文一体化系统存在问题与展望。

关键词：公文一体化；办公自动化；Domino

1系统建设背景

中国海洋石油总公司在国家。推进信息化和工业化融合”政策和有关规划的指导下，在信息化方面做了大量工作。办公自动化是中国海油信息化建设的重要组成部分，通过实现办公自动化，可以优化现有的管理组织结构。调整管理体制，在提高效率的基础上。增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

公文处理、流转和交换是办公自动化的核心应用。公文是传达贯彻企业的方针、政策，发布行政规章制度，施行行政措施。答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况。交流经验的重要工具。对于企业内各项工作的高效有序运行、统一员工思想具有重要作用。在中国海油总公司机关内部以及总公司与所属单位机关之间经常进行大量的公文接收与传送。

目前建立在中国海油Domino办公自动，化平台上的总公司的公文应用包括公司文件、领导批示和督办报告等模块，各分公司也建立了相关的公文应用模块。但是，目前的收、发文应用模块只是用来记录公文处理的结果。而真正的文件流转过程信息(如文件当前的处理状态、当前处理人、在某个处理环节所花时间等)却没有通过计算机进行管理，由此容易导致公文流转过程的不可控和传递效率问题。

此外，文件在海油上下级公司之间的传递目前没有在办公自动化平台上实现，各下级公司的文书人员一般通过登录总公司系统相关模块，从总公司公文系统发布的文件中拷贝粘贴文件内容到本地的办公系统公文模块中。容易由于权限限制的原因，导致公文不能及时传递。

针对上述问题，中国海洋石油总公司决定开发满足自己需求的公文一体化系统。

2系统总体框架

中国海油公文一体化系统按照“统一系统格式，统一工作模式”的原则。在总公司、各二级单位内建立既相对独立，又互相关联的大公文系统。公文一体化系统是提供一种对海油系统内公文、档案的一体化处理平台，以用于处理公司内部的公文流转。能够实现包括公司内各级组织内部的公文处理，以及公司各部门之间、公司与下属单位之间的多级公文交换。

公文系统的总体框架如图1所示：

整个公文系统建立在Domino的安全机制之上，包括收文、发文、督办、档案、工作流引擎和公文交换系统。收文系统接收外部文件(包括外单位的纸介质文件和从本系统内其他单位交换来的电子公文)，利用工作流引擎提供的流转控制进行相应的处理，在收文处理过程中。相关的督办人员可以针对文件发起督办。发文系统主要处理内部各种正式文件、请示报签等文件的审批过程，利用工作流引擎进行相关的流转处理，文件发往系统内其他单位时。通过公文交换系统自动进行传递，并记录相应的接收情况。督办系统可以从收文、发文系统中发起，也可以由督办人员直接发起。也可以利用工作流引擎提供相关报告的流转。公文系统中的文书档案系统主要处理文件的归档、查询、借阅和利用。工作流引擎则是系统后台处理流转的基础支撑工具。

各公司的公文系统能相对独立完成本公司内的收文处理、发文审批和工作督办等具体工作，同时，各公司公文系统互相之间可以通过公文交换系统连接为一个整体。形成完整的上下级文件的自动传递。上下级公文系统形成一体化的公文流转、交换和归档的处理过程。总公司的发文，可以通过公文交换系统自动下发到各收文单位的公文系统中。各单位接收到文件后，在收文系统中接收文件，文件自动进行收文登记，进入收文数据库中，接收文处理流程进行处理。通过完整的公文传递，可以确保海油的公文上传下达的畅通。

各功能之间通过业务接口形成一体化的公文流转、交换和归档的处理过程，如图2所示：

3系统实现的功能

3.1发文管理

发文管理子系统提供公司中针对各级组织内部和组织之间的公文流转功能，实现从拟稿到文件下发的一个完整流程的控制，并支持公司与其各级所属单位的公文交换。实现发文过程(经过的步骤包括：起草、核稿、会稿、审稿、签发、编号、套打盖章、印发、存档)；催办；督办(自动和人工督办)；查询、统计等。通过与流程定义功能的关联，达到发文自动化。

在发文过程中可以实现文件的批注(痕迹保留)、流程跟踪、流程的中断处理以及正式发文。在公文流转过程中，若任何一个审核环节通不过，系统能提供驳回功能，使公文直接驳回到发文拟稿部门或发文人。在办公室给定发文的字号后，系统能自动计算发文文号。用户也可以手工对发文文号进行修改。系统能自动产生发文登记簿，并按要求打印输出。若公文下发到公司各部门，系统将自动记录各部门签收情况，各部门签收后，部门收文流程将被自动激活，从而完成收文工作。在发文流程结束以后，公文将自动归档到企业级文档库的相应类目和拟稿部门的部门文档库中。处理完后的公文根据情况若需要发布，系统能自动发布到公司门户首页的“公司公告”栏目中。

3.2收文管理

公司收文有两类，一类是由外部单位下发的纸质公文。另一类是系统内部单位的电子来文(通过发文系统产生)。收文处理主要包括：签收登记并拟办；主管领导批示；相关部门承办或传阅；办公厅(室)归档等环节。对于外单位的纸质来文，在收文管理中，提供与扫描仪的接口，以便快速、方便地将纸质文件扫描成电子文件，该系统能把多页的正文合成一个文档。并且扫描操作可以直接集成在收文登记的界面中。对于通过公文交换传递来的电子文件，可以直接签收登记，避免文件的重复录入工作。对于整个收文办理过程，系统都能提供流程监控和圈阅记录等功能。在收文流程结束以后，公文能自动归档到企业级文档库的相应类目和传阅部门的部门文档库中。系统为公司定制收文登记簿，该登记薄能根据要求打印输出为Excel表格。处理完后的公文根据情况若需要发布，能自动被系统发布到公司门户首页的“公司公告”栏目中。某些收文若需转发到公司各部门，则系统能提供转发功能，并自动记录各部门签收情况。

3.3工作督办

实现两种工作的督办：文件督办和领导安排工作的督办。督办情况要按时间形成督办报告。督办工作的过程为办公厅(室)秘书根据领导要求创建督办事项，说明工作事项、处理部门、责任人等，提交后，相关部门责任人(可能有多个)接收到督办通知，处理交办事项后，分别填写工作反馈信息。文件督办可以直接从收文、发文中发起，督办过程与领导交办工作的督办类似。秘书每周能将当周的督办事项汇总为督办报告。同样利用工作流

引孽中定义的流程进行流转。

3.4文书档案

对于公文档案来说，需要保留公文正文内容，并进行检索、借阅、利用。因此，在公文系统中。设立文书档案的功能，流转完成的各类文件进行归档操作后，自动进入相应的文书档案数据库。文书可以进行文书档案的立卷、分类操作，普通用户可以查阅相应的档案信息，进行检索、借阅等操作。文书档案提供与“兰台档案系统”的接口，定期将文书档案库中新的档案信息提交到“兰台档案系统”中去。

3.5文件交换

在公文系统中的公文交换平台，作为公文交换的枢纽，将需要交换的公文自动分发到正确的位置，并提供分发过程中的加密功能。以保证公文交换过程的保密性。对需要交换出去的公文，在将需要交换的公文提交给公文交换系统时，在公文上附加上公文交换信息，包括：给公文加上时间戳和相关责任人的数字签名和单位的数字签名，以确保交换公文的真实性、可靠性和完整性。对接收的公文，交换中心检查数据的完整性、真实性，公文交换系统根据接收文件的属性，将文件自动登记签收，并通知相关人员进行处理。(如图3所示)

3.6工作流引擎

工作流引擎的功能包括：流程环节定义、流向定义、审批人产生方式、驳回方式定义、多人处理规则定义。利用工作流引擎可以进行复杂工作流的定制工作。运用这个程序可以设置包括流程循环、流程分支、子流程嵌套、会签等功能。也可以通过比较简单的修改工作流设置，实现业务流程变更。

4系统实施效果

公文一体化系统在总公司办公厅、各部门、各所属单位全面推广使用，同时在使用过程中不断完善，取得了很好的实施效果。

文件的起草人员了解了文件流转过程中的所处状态，同时。通过公文的网络流转提高公文的审批速度。

各所属单位，如各地分公司通过办公网络及时、安全地与上下级单位进行公文的交换。实现文件上传下达的网络化和一体化。避免公文的重复输入，提高对公文传达事项的处理效率。

各所属单位的文书管理员对本单位内的文件的运转状况有比较全面的掌握，对公文进行各种条件的查询统计分析，对文档运转的效能进行监控，及时发现公文流程中的关键路径，进行流程优化。

5存在问题与展望

在中国海油公文处理过程中，有大量审批修改的行为，其中大部分操作者是总公司、所属单位的领导。虽然公文一体化系统已经在总公司、各部门、各所属单位推广应用，但是公文审批过程是：领导秘书将文件(纸介质)送领导批示后，将批示录入收文系统中。在领导审批环节，仍然是人工加上纸介质。公文一体化系统没有将系统与审批技术结合起来。为方便各级领导在公文审批、请示报告审批等方面的工作，可以在公文系统未来的升级改造中提供符合领导使用习惯的手写批示屏，使领导可以通过类似于传统纸质文件批阅的方式对公文、请示进行批注。

传统的公文是否有效与其是否具有公章直接相关，这种“红头+公章”的公文处理模式仍会延续到公文处理系统中。中国海油公文一体化系统的公文中没有使用电子公章，还没有和电子签章技术结合起来。为了保证电子公文的效力，公文一体化系统需要有可信的电子公章。在今后的公文系统升级改造中，可以考虑结合具有印章防伪功能、打印防伪功能、先进电子盖章技术和电子印章管理功能的电子公章系统，使电子公文在使用过程中真正具有效力。