运用Ｅｘｃｅｌ强化医院财务收入审核

2009-10-28王君朱志峰胡延菊吴绍荣

会计之友 2009年25期

王　君　朱志峰　胡延菊　吴绍荣

【摘要】随着三峡大学仁和医院(以下简称“我院”)支付方式的不断增加,收入审核难度增大,如何准确、全面、及时地了解收入的上缴情况,方便核对账目,已成为亟待解决的问题。我院财务人员经过不断摸索,利用Excel强大的数据管理功能,采用建立模板、自动汇总、公式判断等办法,建立了一整套工作流程,有效提高了财务收入审核的力度。

【关键词】收入; 监审; Excel

一、Excel强化医院财务收入的思路

医院财务收入审核(以下简称审核)是医院财务会计管理的重要组成部分,直接影响医院财务会计管理的质量。医院一般建立了收入查询系统,其主要职能是对各种收入比如门诊、住院、体检等分别进行各种查询,分类进行统计。审核不仅要对各种收入进行统计,更主要的是要在确保收入资金及时回笼的情况下对各收费员工作的准确性进行审核。传统的审核一般只确保票款相符即可,审核完成没有记录,这在支付方式单一时是可行的。目前医院收入的支付方式较以前有很大的不同,项目、品种繁多,主要有现金、社会医疗保险、特殊行业医疗保险、各类商业保险、各类金融机构结算卡。同时,医院为了简化兄弟医院单位送诊的病人、大型厂矿企业职工就医时的结算程序,一般采用挂往来账的形式进行结算。因此当支付方式变得复杂,票据数目、种类、人次繁多时,出错或者各种支付方式互串直接影响到收费员工作的质量,核对查找困难会给月末银行对账、医保对账以及对往来单位(有时需要核对每笔明细)结账带来很大的工作量,工作效率极低。为此我院综合现阶段审核特点,利用Excel强大的数据管理功能进行审核管理,对各种支付方式分类汇总,完整记录审核的整个过程,取得了良好的效果。

二、具体操作步骤

(一)建立Excel模板体系

医院每笔收入均需通过收费员窗口进入收费系统,医院通常会设门诊、住院两种服务区域。门诊、住院收入内容及收费结算方法各有不同,为此我院根椐其结算特点建立了两种Excel模板体系。

1.建立门诊收入审核日报表模板。门诊收入审核报表模板分日报表(图1)和周报表(图2)

图1模板的建立通过Excel内的公式来实现。其主要可分为四部分:(1)挂账合计=SUM(H21:V21),H21:V21为统筹医疗、博爱医院等医保支付协作医院、单位;(2)应交款合计=E19+F19-G19;(3)实交款合计=SUM(Z19:AE19);(4)误差=+W19-Y19。通过设立误差栏(W-Y)来检验其正确性。

周报表与日报表在同一个模板中,数据主要由日报表中Excel内的公式汇总形成,如收入合计为+AH8+AJ8+AL8;统筹医疗为+H61;博爱医院为+N4。周报表中重点要设置判断差别栏来检验其正确性。判断差别栏由应缴款+AI14+AI15+AI16+AP14

+AP1、实缴款+AN8+AH9-AP9-AS9-AI10-AM10-AP10-AS10

-AI11-AM11-AP11-AS11-AI12-AM12-AP12-AS12形成判断,差别+AS13-AT12为零时保存备查,审核完成。

2.建立住院收入审核报表模板。住院收入审核报表模板与门诊收入审核一样,分日报表(图3)和周报表(图4)。住院收费通常采用预收款形式。医保病人的医保费用支出为结算金额与实结金额之差。建立日报表模板时分设应缴费J、应缴款R、实缴款T以及误差S四区域。

J=+E5-F5+G5-H5(结算金额E、退费金额F、预收款G、退预收款H);R=+J5+K5-L5;T=SUM(U5:Z5)。在建立模板时考虑到结算金额与实际结算金额I形成医保费用,医保M=+E5-I5,通过设立误差栏来检验其正确性S=+R5-T5。

周报表(图4)住院周报表与门诊周报表相同。

(二)数据的录入工作

门诊收入的录入依据每位收费员当日填写的收费报告单收入数据,利用收入查询系统进行查询,此项工作必须细致、准确。它的准确性直接影响到Excel审核工作的质量。将各位收费员收费报表一一录入图1所列项目中,利用误差栏检验其正确性。数据录完后自动累加至周报表形成图2。以其差别判断来检验;住院收入的录入较门诊收入复杂,不能单纯以收费员的报告单录入,要对结算金额等图3所列项目进行明细录入,如图5。其他与门诊收入录入同理。数据录入工作完成并保存后误差为零,审核结束。

三、运用Excel进行审核解决的问题

(一)查询对账功能。如当月发现POS卡对账有误时,打开当天的记录便清楚地显示出明细,对账一目了然,如图6。有效纠正了原来对账时漫无目的、全面审核工作量大而不能突出重点的弊端。