加强档案管理工作

李　立

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着社会的发展,档案管理工作越来越引起有关部门和领导的重视。

目前,许多档案管理人员大多都是半路出家,他们大多缺乏专业学识,知识结构老化,而且由于长期以来缺乏领导重视、缺乏有效的激励机制,档案工作得不到认可,他们工作热情不高、没有创新精神,工作潜能得不到发挥,导致许多单位档案管理方式落伍、档案归案不全、档案质量不高,档案管理工作不能很好地为当前及未来经济工作服务。

要加强档案管理工作,提高档案管理水平,做好新形势下的档案管理工作,就要培养一支高素质的档案管理人员队伍。而造就高素质的档案管理人员队伍的途径就是在各级领导的关心下提高管理人员的综合素质并建立有效激励机制,充分发挥档案管理人员的积极性和创造性。

一、档案管理工作应引起各级领导的高度重视

2002年2月13日,中国正式加入世贸组织不足百日,美方就对中国销往美国的轴承产品及其零件的慈兴集团进行反倾销指控。我方律师出示了大量的证据,本案历史14个月最后判定中国输入美国的轴承倾销案不成立,所有中国生产的球轴承类产品,继续以正常的关税对美出口。本案给了我们不少有益的启示。启示之一是慈兴集团平时十分注重收集原始资料,并建立大量完整的第一手档案资料。试想如果没有平时积累的大量原始资料,临时抱佛脚,这场官司就不可能打赢。慈兴集团的胜诉还告诉我们,企业的经营者和管理着,要高度重视档案管理工作,加强对档案工作的领导,档案管理工作也是企业管理系统工程的一部分。档案工作功在前日,用在一朝。档案工作是企业各项管理的汇集点,是各项基础工作的基础,加入世贸组织以后,档案工作在企业管理工作的地位和作用,越来越突出,越来越重要。

二、做好档案管理人员的培训工作,提高档案管理人员的素质

针对目前档案管理人员缺乏专业背景,知识结构老化的突出问题,各单位应加强档案管理人员的后续教育培训工作,全面提高档案管理人员的整体素质。

1、档案专业知识培训。良好的档案专业素质是搞好档案管理工作的关键,各单位必须加强档案管理人员脱产学习、远程教育、聘请档案专业教师举办专题培训班等方式,充实档案管理人员专业知识、更新知识结构、了解档案管理的前沿动态。

2、电子、通讯技术培训。随着电子、通讯技术的发展,互联网正悄然改变人们的工作生活方式,在电子、网络环境下,一张纸、一支笔就能产生一份文件的时代已经过去。传统档案管理方式亦逐渐发生变革,档案管理的基础业务必须以网络为依托、以应用软件为手段实现数字化。虽然档案管理人员对信息技术应用的程度较前几年有了很大提高,但仍与如今工作要求存在较大差距,造就一支高素质的复合型档案管理人员队伍,是搞好档案管理的当务之急。各单位除了从外部招聘满足要求的复合型人才之外,另一个途径就是对现有档案管理人员进行电子、通讯技术方面短程的培训,使他们掌握信息理论与信息知识,熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术及多媒体技术,达到电子、网络环境下档案管理人员所应具备的素质要求。

3、加强法律、法规学习,利用法律知识保护自己。伴随着中国20多年来经济的高速发展,人们的民主法制观念逐渐加强,国家民主法律制度不断完善,国家各项工作逐步走入法制化和规范化,中国也逐步进入法制社会。法制社会最基本的特征是人们主要通过法律手段来解决各类纠纷,要求人们必须具备较强的法律意识与证据意识。档案是最直接、最原始的记录和反映了人们从事社会活动的客观、真实面貌,具有得天独厚的任何其他信息所必具备的证据价值。对档案人员首先要进行《中华人民共和国档案法》及有关各种专门档案和特殊制成材料档案的法规知识培训,另外还应拓展到档案案卷内容所涉及领域相关法律法规,使档案管理人员具备比较丰富的法律知识,树立起强烈的法律意识,自觉自如地运用档案法及其他法律知识,依法治档,确保档案全面收集和优质归档,并维持档案管理工作正常运转。

三、建立有效的激励机制,充分发挥档案管理人员的积极性和创造性

针对长期以来由于对档案管理人员激励不足导致档案管理人员创新精神不足、工作热情不高、工作潜能得不到完全发挥的问题,各单位除了需进一步提高档案管理人员的综合素质之外,还必须建立一套行之有效的激励机制,调动档案管理人员的积极性和创造性,从而提高档案管理水平。

首先,要对档案管理人员进行精神激励。以往,由于许多单位领导包括档案管理人员自身对档案重要性的认识不足,认为档案管理工作对单位发展影响不大,没有其他部门工作重要,档案管理工作在单位管理体系中属于“配角”。身处法制社会与知识经济时代,必须充分认识到档案管理工作的重要性,有必要对档案管理进行一个全新定位,档案管理工作不应再滞后和被动,而是成为关系全局的重要部分,成为机构决策的依据,成为提高机构行政效率的关键。档案管理工作有了这样一种全新定位,谁还能小看它?档案管理人员还能不为自己工作的重要性而感到自豪?应不断强调这种全新定位,让档案管理人员及其他工作人员认识到档案管理工作的重要性,增加档案管理人员的自我满足感。这种自豪感和满足感必然会转化成一种强大的精神动力,促进档案管理人员的积极性和创造性,极大地提高工作效率与工作质量,提高档案管理水平。

其次,恰当运用物质激励。即便档案管理人员对自己所从事的工作充满高度的自豪感,具备再高的职业道德,如果长期牺牲其物质利益,付出得不到应有回报,档案管理人员的工作热情肯定不高,在工作上就表现出应付了事,工作不积极主动。各单位可以通过工资制度改革,根据档案管理工作的重要性制定一个内部公平的岗位工资,并对档案管理人员的工作表现进行考核,奖优罚劣,使档案管理人员的工作绩效通过奖酬得到合理体现。恰当运用物质激励,可以不断激励档案管理人员发挥潜能,做好档案管理工作。

(作者单位:河北省水文工程地质勘察院)