电子文档管理研究

王　梅

[摘要]目前,电子文档的应用已经涉及各个领域,由此带来的电子文档的管理也成为机构内部信息部门、档案部门、法律部门关注的焦点。下面将对电子文档管理进行探讨。

[关键词]电子文档管理研究

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1671-7597(2009)0710037-01

一、电子文档的定义

是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

二、电子文档的特性

1.易修改,由于电子文档容易修改的特点,如果不能很好的保护,就可能受到非法的修改,不管这种修改是有意还是无意的,都会给文档所有者带来一定程度的损失,这个时候它又变成一个缺点。

2.易删除,对于电子文档,其删除是非常方便的,只需要有改文件的操作权限(这个权限往往可以通过合法的和不合法的手段获得),然后点击鼠标或者通过键盘删除文件都是非常容易的,一般情况下,事后也没有任何地证据可以说明文件丢失的时间和原因。正是这样的特点,如果被别人利用了这个特点,进行恶意的破坏活动,可能会给电子文档的所有者造成无可挽回的损失。

3.易复制,传统方式的文档进行复制往往需要一些辅助的材料和机器,如复印纸,复印机等相关资料。这是电子文档的一个优点,也是一个缺点,优点是通过复制,人们可以非常方便地进行信息共享。但是,当文件是个人隐私或者商业秘密的时候往往不希望别人看见,这个时候如果被别人复制,造成个人隐私暴露或者商业泄密,都是文档所有者所不愿意看到的,这里需要解决的就是对文件的保密。

4.易损坏,文件损坏的原因主要有硬件损坏,人为破坏(有意或者无意),病毒破坏,人力无法抗拒的因素(火灾,地震等),就文件损坏原因的调查中,人为破坏占了80%,其余的20%文件损坏是因为其它的各种因素,对于人为破坏,我们必须采取积极的措施来加以防范,不然很可能会因为疏忽而造成巨大的损失;对人为破坏以外的情况,一个比较有效的措施就是做好备份。

三、电子文档管理存在的问题

众所周知,任何文档保存的最终目的都是提供利用,因此,电子文档的保护观念应该是树立如何保护所存在信息能长久的安全及有效使用。其保护工作的构成要素包括以下几个方面:载体的保护、技术(软件和硬件)的保护、工作环境的保护、数据安全保障。

1.电子文档的可塑性,是指在文件传递和接收传阅的过程中不会被人为的增加、删除或修改部分可用的信息。这样使得电子文档是没有经过篡改的,其表现在电子文档是否真实的基础上,而电子文档的真实性则是指其内容和显示形态等全部信息都保持着反映历史原貌的原始状态。

2.电子文档归档程序不完善。当前,大多数办公自动化系统在设计时没有档案工作者参与意见,因此,对电子文档的归档考虑不周,只设计了逻辑归档功能。也就是说电子文档生成时存在什么位置,归档后仍未改变,而没有把生成的电子文档集中下载到脱机保存的载体上,这样,一旦信息系统出现问题,电子文档就会被破坏,甚至全部丢失。

3.电子文档存储载体存在安全隐患。很多部门的电子文件直接保存在硬盘存储器上,但是如果系统出现故障,就极易造成数据的丢失。有一些单位的电子文档以软件磁盘作为存贮介质,由于软磁盘易破坏,可靠性和保管期限存在较大问题。

4.电子文档依赖的设备环境数据缺乏保护。电子文档的生成环境是很复杂的,而且电子文档对设备有依赖性,一些单位存档电子文档时,没有注意保存其生成软件及设备等方面的参数,如果系统由于未知的错误而崩溃,那么由它生成的电子文档就可能难以读取。

四、加强电子文档管理的措施

(一)完善制度,规范管理。电子文档管理法制化是社会发展的必然趋势,是依法治国、依法治校的具体体现。我们在实际工作中不断总结经验,理清思路,改进方式,使电子文档的管理加快走向系统化、规范化、制度化、科学化道路,以达到防范和惩治档案信息违法行为,维护电子文档信息安全的目的。

(二)电子文档管理中信息安全和保密措施。电子文件是经过电子技术处理而存储的磁带、磁盘、光盘介质上的数字信息的集合体。它具有利用网络传输,查询速度快,利用方便等特点,但有易修改带来的安全隐患和防伪问题。在现代信息技术突飞猛进的发展中,要保存好电子文件信息,就要找出一种既节省费用又不使文件丢失的电子设备。档案的电子文件化既要考虑电子文件的优势,更要考虑其安全性和防伪问题。要避免保密内容不恰当公开,就应当对信息严格审查,或对信息查询者设立权限限制。同时对上网信息的输入、输出、使用等三个方面进行安全防护,采用防火墙、安全代理、权限控制等技术防止数据丢失或泄密,确保信息档案的安全。

(三)遵循档案的发展规律,推进文档管理一体化模式。虽然电子文档具有高效、便捷等优点,但由于现行的档案法律法规还没有对电子文档存在的合法性、利用的有效性等问题作出明确的界定,故而,为确保档案永久保存的需要,对电子文档的管理还是要与纸质文档的管理同步进行。即对有查考利用价值的文档打印一份纸质同步归档,这份纸质文档不但可以永久保存,而且还可以作为辨别电子文档真伪的“坐标物”。实行电子文件与纸质文件同步归档是目前确保档案安全性的比较可行的方法。对电子文档与纸质文档的同步归档虽然存在重复劳动等不足,给归档和档案管理人员增添一些麻烦,但对档案的利用和永久存储大有好处。

(四)建立有效的电子文档信息监督反馈机制。真实性是档案的灵魂,因而保障电子文档的真实性是维护档案的保存、查考、利用价值的关键。针对电子文档自身存在不稳定等局限性,对电子文档真实性的考证必须从技术支持及管理模式等方面加以规范。如建立监管制度,从电子文件生成时就开始对其严密监管;推进电子文档管理的一体化模式,建立对各项操作的跟踪记录,制定文件生成和办理的流程控制程序,分别对文件的起草、审核、签发、接收、承办、归档的全过程进行监控,以保证电子文档的真实性。要建立正常的电子文档信息监督反馈机制,首先要指定档案信息管理监督人员,定期对各级档案信息进行核对检查。其次是建立档案信息反馈链,发现档案信息有问题便及时反馈到相关部门,扩大管理范围。最后要建立一支业务过硬的专兼职档案管理队伍。

参考文献:

[1]张俊平,办公自动化条件下电子文档的规范化管理探析,科技信息,2008年第2期.

[2]尤菊芳、耿灵珍,电子文档的管理及发展趋势,新视野,2007年第4期.

[3]吴琦,高校电子文档问题及其管理策略,科技信息,2008年第16期.

[4]http://baike.baidu.com/view/879413.htm.