基于工作流的高校图书馆办公自动化系统的设计

刘　婷

中图分类号:TP2文献标识码:A文章编号:1671-7597(2009)0710033-02

一、引言

随着社会经济的发展和现代科学技术的进步,特别是网络的快速发展和普及,为办公自动化提供了很好的发展契机。办公自动化(Office Automation,简称OA),顾名思义,就是让工作中的各项活动实现“自动化”。自动化实现的媒介就是通过计算机及计算机网络,以及其他的电子技术。美国麻省理工学院M.季斯曼教授指出:“所谓办公自动化,就是将计算机技术、通讯技术、系统科学及行为科学运用于传统的数据处理技术难以处理的数量庞大且结构不明确的包括非数值型信息的办公事务上。”

OA现在是一种新型的办公方式,随着信息技术和网络的发展,OA的核心问题是如何提高办公效率,工作流技术是一种对工作进行优化的思想和技术,可以大大地提高办公效率。

随着图书馆信息化进程的加快,图书馆内部数据流、信息流、资金流的信息管理已成为图书馆的管理提升的重要步骤,成为图书馆向信息化迈进的基础。对图书馆这个特殊的环境下的办公自动化的含义,我们可以理解为:将图书馆办公业务的手工作业状态转变成自动化处理的过程。

二、工作流技术概述

工作流管理联盟(Workflow Management Coalition,WFMC)于1993

年成立,给出了工作流的定义:工作流是一类能够完全或者部分执行的经营过程,它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。其目的主要是实现人与计算机交互事件结合过程中的自动化。工作流管理系统(Workflow Management System,WFMS)是通过计算机技术的支持去定义、执行和管理工作流,协调工作流执行过程中工作之间以及群体成员之间的信息交互。随着计算机技术的发展,特别是网络的普及,工作流管理系统的应用范围已不仅仅限于传统办公环境和工业制造中,已经逐渐扩展到企业应用环境中。

三、系统设计

(一)建设目标

办公自动化系统是为日常办公、公文管理、工作请示、汇报、档案、资料等管理提供高效、畅通的信息渠道。同时也能大力推动图书馆内部的信息系统发展,提高图书馆的办公自动化程度和管理水平。

1.实现对图书馆内部文档、图书资料、公文及其他信息的全面管理;

2.在图书馆内部建立起基于文件流程的平台,为图书馆提供快捷、灵活的信息传递机制;

3.建立稳定、安全的图书馆内部信息流平台,实现图书馆可制定的工作流和多种形式的内容发布系统。

(二)模型和功能设计

建立如图1所示的基于工作流的OA模型。

1.日常事务:包括接待管理,车辆管理,会议管理,固定资产管理,日程安排和邮件管理六个方面。

2.公文管理:包括收文管理和发文管理。通过网络实现各种审批流程,包括从公文创建到公文存档的整个生命周期,即从公文的拟稿到核稿到签发到归档。通过它可以实现无纸化办公。

3.文件管理:实现电子化的文档管理,让用户方便的对文档进行查询。新建,编辑,删除文档或文件夹,按照文档的种类和性质对文档分类管理,分类查询。并设置了用户对文档的使用权限:普通,中级,高级以及管理员。

4.图书管理:实现图书信息的管理。

5.核心管理:包括用户管理,数据备份,日志管理,服务配置等。设置用户各功能模块的使用权限;完成系统每天各种数据的备份;提供工作流程定制工具等功能。

6.信息发布:包括公告栏、通讯录。管理员可以对校内,馆内新闻进行发布,管理编辑和删除;管理馆内人员通讯录。馆员能够阅读公告,查询某人的联系方式。通过办公自动化系统发布通知,新闻,用无纸化的形式替代了书面传阅的通知方式,方便快捷节约。

7.工作流管理:是系统模型的核心部分,主要解决办公环境的协作问题。其目的在于通过各种已经设置好的资源建立起适合图书馆应用的办公流程,生成每个用户的使用权限、汇报权限、审批机制等。

图1基于工作流的OA系统模型

图2公文管理模块

(三)公文管理

公文管理是本系统的重要模块。通过公司的内部网络,利用公文流转系统将传统的人工公文呈报方式改为网上传递,缩短公文流转时间,提高办公效率。它的主要功能是负责管理系统中所有的公文,从公文创建到公文存档的整个生命周期,实现发文、审批等工作的无纸化办公;实现电子化的文档管理;提供方便的文档查询和记录。按照公文的种类、公文的性质和公文的流转方式,完成各种标准、规范的公文管理模式和流程,也支持用户自定义的、灵活的公文管理模式和流程,实现以收文、发文为核心的公文管理自动化。在公文处理环节中,着重对企业公文的内部流转进行精心设计。其传递过程,主要分为公文呈报、公文签发、公文跟踪、公文查询四部分。

图3公文管理的流程设计

(四)流程设计

办公自动化的流程是一个非常复杂的系统。在我们实际的工作中,办公的特点是一项工作一般由多个人员按照先后顺序协作完成,并且在它们之间符合一定的办公流程。每项工作都由一个任务的集合和任务之间的流程关系集组成。从工作流管理的角度分析,业务流程是指为了一个业务目标将相关的业务文档、信息按照预先定义的方式传递给业务人并进行相应处理的过程。而每个业务流程又由若干个业务活动组成,每项业务活动都由一个任务集和任务之间的流转关系集组成,同时将业务过程划分为任务和角色,通过用户操作权限的分配和管理构筑整个集成系统。因而数据的流转也因为业务流程的不同而各异。数据随着业务流的流转而流转。

在本系统中采用了灵活的流程自定义工具,方便用户自己定义业务流程,用户的业务流程的改变也可以很快重新部署新的流程。在用户使用的过程中,用户可以先去定义自己的流程。工作流引擎从数据库中读取相应的过程描述,根据这些描述,生成相应的工作项,添加到有关用户的工作项列表中。用户可以根据自己制定的流程去进行办公,用户可以方便地查看自己的工作项列表。当选定了需要执行的工作项以后,系统将启动相应的功能模块,供用户进行相应的功能操作。

四、结束语

本文通过分析和研究高校图书馆办公自动化的业务过程,设计了实用的办公自动化系统,实现了预期的目标,并实现了动态跟踪公文流转,流程的自定义功能,使系统更加人性化。

参考文献:

[1]刘蕾、刘厚泉,基于工作流的B/S模式OA系统设计与实现[J].微计算机信息,2008年第24卷,第2-3期.

[2]刘梅,办公自动化系统在图书馆的应用[J].科技资讯,2008,No.19.

作者简介:

刘婷(1982-),女,山东大学计算机科学与技术专业,同等学力在读研究生,就职于山东电子职业技术学院。