浅论现代办公室工作者素质

袁文科

摘要:办公室工作者的素质是综合性的,包括政治素质、思想素质、能力素质、心理素质等多种因素,在电子信息化时代的今天,如何体现自己的素质尤为重要。文章对现代办公室工作者素质进行了讨论。

关键词:办公室工作者;综合素质;思想素质

中图分类号:C931 文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)26-0062-02

在电子信息化时代的今天,作为办公室工作者素质的高低,观念能否与时俱进,直接影响办公室工作效率,甚至会影响到一个单位的发展。作为企业办公室工作人员,要具有良好的综合素质,要有超前意识,要树立一切为生产服务的理念,为提高企业效益出谋划策。

一、办公室工作者素质的内容

作为办公室工作者,既要有过硬的专业知识,又要有洞悉驾驭局势的能力。其素质是综合性的,包括政治素质、思想素质、能力素质、心理素质等多种因素的合理构成和动态综合。办公室工作者素质的高低对于发挥办公室功能,完成工作任务,提高工作绩效具有十分重要的作用。

1.办公室工作者的政治素质,决定着办公室活动的政治方向。要坚持以提高企业效益为中心,坚持贯彻科学发展观思想,解放思想,改革创新,做好领导的好参谋。要有高度的革命事业心和政治责任感,要矢志不渝,在成绩面前能保持清醒的头脑,失败的时候能毫不气馁,勇往向前。还要有高度的遵纪守法自觉性,率先垂范,严于要求,坚决执行党纪国法,同一切违反党纪国法的行为作斗争。

2.坚持实事求是的思想路线,不照搬书本,不放弃原则,而是要实事求是。切忌生搬硬套,主观蛮干。要自觉深入群众,听取群众的呼声。正确意见要采纳,不正确的要做耐心细致的说服教育工作,使办公室的决策和行为得到群众的拥护和支持。要有“先天下之忧而忧,后天下之乐而乐”的高尚情操,吃苦在前,享受在后。对上不吹不拍,对下不欺不压;要平易近人,亲切和蔼;要严于解剖自己,听得进别人的批评意见,勇于批评和自我批评。倡导自下而上的批评,对于来自下面的批评,更要有“言者无罪,闻者足戒”的气度,对待批评,不能仅停在口头接受上,更多的在于内心深刻反省,在实际中改正。

3.办公室工作者还应有良好的知识素质。它包括扎实的马克思主义基本理论知识,娴熟的管理专业知识。要努力精通技术和业务,干一行,爱一行,钻一行。既掌握管理的一般原理,又要学习社会主义经济理论,管理艺术知识,管理心理学以及信息学、统计学。排除干扰,控制局势,具有良好的组织、协调能力。要善于做协调工作,正确处理个人与组织、与下属、与群众的关系。自觉服从上级,主动与同级工作,明智地对待下级,宽容地对待群众。要善于解决矛盾,广泛交往,沟通思想,联络感情,应付自如,有临机处置的灵敏应变能力。面对常人无法忍受的困境,要能鼓起足够的勇气,大胆探索,克服困难,走出新路。

4.心理素质影响人的行为。办公室工作者同普通人一样有生理、安全、社交、尊重、自我实现等需要。但是,由于办公室工作者的角色与普通群众角色的区别,决定办公室工作者应有广博的兴趣,坚定的共产主义理想和信念,善于观察事物,分析问题,多思而不“钻牛角”,处理问题慎重而又有独创性。

二、提高办公室工作者素质的措施

1.办公室工作者的思想观念决定办公室工作效率。何谓办公室观念,就是有一种超前意识,注重采用一系列科学的方法,具有更大的空间和时间跨度,登高望远,有经济头脑,懂得市场经济的竞争性、风险性、信息观念、人才观念、民主与法制观念。办公室工作者良好的素质,正确的观念从何而来?它不能从天而降,也不能从地下长出来,更不会从上级那儿领来,只能通过多种途径的修养得来。办公室工作者处在改革的年代,新情况、新问题层出不穷,更新知识尤为重要,这就要求我们必须结合自己工作实际勤于学习,做到有目标、有计划地多读一些书,启迪思维,开阔视野,更新知识,吸取更多的精神食粮。要勇于实践。实践是认识的源泉,实践是检验认识正确与否的标准,学习书本知识,需要在实践中检验和发展。办公室工作者离开了亲身实践,要提高自己的素质是完全不可能的。而实践的途径和方法是多种多样的,要根据具体情况,选用适合的途径和方法,通常除了处理日常办公室事务实践外,还可以通过深入第一线,开展调查研究,了解乡土民情,掌握政治、经济、文化、社会生活等方面的情况,剖析各种问题的来龙去脉,以提高自己用马克思主义立场、观点、方法观察问题、分析问题的能力。还可以通过承担某项临时的专门工作任务,主持某个会议,起草某个文件,到基层蹲点等实践活动,在实践中自觉地体验感受,总结经验教训。人类总是通过不断地总结,有所发现,有所发明,有所创造,有所前进。作为现代办公室工作者更应当善于总结,经验何在,教训何在,茫然不知。经验不能及时推广,教训不能深刻吸取,甚至问题一再重复出现。那么,这样是不可能搞好一个地方、一个单位办公室工作的,自身素质也不可能得到提高。办公室工作者除了通过学习、实践和总结以提高修养外,还必须自律,要严格解剖自己,正确认识自己,找出自己的缺点和错误。对自己有清醒的认识,对自己的言行要经常反省、解剖,要正确对待权力,树立全心全意为人民服务的思想,处处起表率作用,按照高标准严格约束、控制自己。要给自己订出一个高标准作为修养的目标,以此来约束、控制自己的一言一行,锲而不舍地朝着这个目标努力。进行自我约束和控制需要良好的意志力,没有这种意志力,办公室工作者就难以进步,难以使自己的精神得到净化和升华。

2.讲究办公室工作方法,办公室工作者对待人或处理问题,要做到心知肚明,审时度势,要坚持一切从实际出发,坚持一般与个别、普遍与特殊区别对待的工作方法,善于总结发现,不断更新和进行自我完善,否则,会给党的事业带来难以弥补的损失,难以适应形势的发展和工作要求。

3.为了保证提高办公室工作者素质目标的实现,办公室工作者还必须要对办公室工作的基本含义和它的重要性有所了解。在办公室工作中,要讲究处事的艺术性,要对办公室工作对象、所处理的问题心中有数,要抓中心,突出重点。统筹兼顾,全面安排。对不同的对象要因人而异,区别对待,要诚恳、坦率、谦虚热情待人。对待人的过失要善于批评,以鼓励为主,不可以用生硬和命令的口吻,还要博采众长,善于发挥每个人的特长,如有的人有战略头脑,又有组织管理指挥的才能,这种人放在相应的办公室领导岗位比较合适;有的人知识丰富,思维敏捷,又能直言不讳,秉公办事,这种人可以放在智囊团,参谋班子里,协助领导决策比较相宜;有的人实干精神强,埋头苦干,任劳任怨可放在办公室具体岗位工作。不同的人会有不同的长处。那么办公室工作者对待人或处理问题就要讲究艺术,驾驭工作全局,成为一名合格的称职的办公室工作者。

总之,办公室工作者是政府及企业中负责组织、协调和监督的人员。其地位、责任、影响非常之大。要切实负起办公室工作者的责任,就要注重个人素质,注重工作修养,讲究工作方法和工作艺术。只在这样才能干好办公室的工作,无愧于办公室工作者这个光荣称号,完成领导交给的各项工作任务,为企业的繁荣和发展做出自己应有的贡献。