如何推进施工企业财务集中核算

罗雄艳

摘要:随着现代经济的发展,大型施工企业集团在我国日益呈现出规模,企业发展越快、规模越大。另外,随着电子信息技术的飞速发展,企业生存环境和经营管理模式也发生了彻底改变。作为企业管理核心内容的财务管理工作面临着严峻考验,而作为财务管理基础的财务核算,如何适应企业规模日益壮大和信息技术的发展,及时、快速、准确提供财务管理所需信息资料是财务管理需要迫切解决的问题。本文通过对大型施工企业财务核算的现状及存在的问题进行分析,进而提出推进施工企业财务集中核算的建议。

关键词:财务 集中核算

1 施工企业财务核算的现状及问题分析

从大型、特大型施工企业的现状来看,由于施工企业分布地域广、流动性强、不可预见性大、底层工程项目部的存续时间短、管理难度和跨度大等特点,致使施工企业要实现财务集中核算的难度高于其他行业。目前集团级大型施工企业财务核算主要还是使用传统的单机版财务软件,每一个会计核算主体建立一个相对独立的帐套对其自身经济事项进行核算,未实现财务核算集中,相关数据仍依靠原始的层层汇总上报,统计数据费时费力且不准确。这样的财务核算和信息上报方式主要存在以下问题:

1.1 管理跨度大,财务管控难度增加 集团级大型施工企业目前的普遍采用的组织架构为“集团公司”—“工程公司”—“项目部”,工程公司为利润中心,项目部则为成本中心。随着市场竞争的加剧,施工企业的施工地点遍布全国各地,尤其国家为拉动内需,在基建领域的投资越来越大,项目部数量不断增加,单个合同金额越来越大,传统的核算模式导致集团公司、工程公司对下属项目部的财务管控越来越困难,管理层对企业的真实经营结果越来越难以准确掌握。

1.2 信息时效性差,上下信息不对称 由于采用传统的单机版核算模式,当集团总部需要统计某一数据进行决策时,就需要下级各单位全员参与,层层上报。这样的统计方式非常费时,往往集团总部汇总完各单位上报数据时实际情况已经发生巨大的变化,汇总完的数据已无法及时反映企业真实情况。在竞争日益激烈的市场经济时代,无法保证及时性的数据对于管理层来说是无任何意义的,有时甚至会影响其决策的正确性。

在数据上报过程中,相关部门不愿及时提供或者截留相关信息,甚至提供虚假信息,人为制造信息“孤岛”,高层决策者难以获得准确财务信息,导致集团内上下信息不对称。另外,由于集团需要的统计数据会因各会计主体核算方式、会计政策以及财务人员对统计数据范围的理解不同而影响统计数据的准确性,从而导致统计汇总数据缺乏有效性。

1.3 财务信息严重滞后于业务信息,无法做到事前计划、事中控制和事后监督 目前施工企业采用的财务核算模式往往会因为缺乏有效的监督,导致入账时间的严重滞后,使得财务信息落后于业务信息,大大削弱了财务管理在企业管理中所应起的计划、控制和监督作用,造成企业各部门的信息无法衔接,形成信息孤岛。另外,单机版的核算模式,上级单位不能时刻把握项目部会计核算的进度、是否及时入账等情况,上级财务部门所需的财务信息不能及时、准确获得,导致企业管理层不能从财务信息中获得决策所需要的相关信息。

2 施工企业实施财务集中核算的作用

财务集中核算是由集团总部统一设立“一帐式”会计帐簿,统一制定会计科目、人员权限、业务流程等,各子公司在上级公司规定的范围内增设会计科目、人员等,并基于互联网在异地独立录入数据,电子数据集中存储于集团总部数据库,并由集团统一结帐,编制会计报表,使集团公司能够实时查询与处理相关信息,实时生成合并报表和帐务数据,并能实现跨帐簿、跨企业和多维的数据统计和分析。该种核算模式的改变从根本上解决了施工企业传统会计核算遇到的问题,极大的提高财务信息的质量,主要表现在以下几个方面:

2.1 提高财务信息的可比性、时效性和准确性 采用财务集中核算方式,集团总部通过设立统一的会计科目等方式统一了集团所有单位的会计政策及核算流程,从根本上解决不同核算单位的信息差异,提高财务信息的可比性。因为电子数据全部存储于集团总部的数据库中,集团公司和工程公司可以直接取得管理所需的数据,减少了人为制造“信息孤岛”的可能,所需信息不再需要通过逐级的层层汇总上报,极大的提高了数据的时效性和准确性。

2.2 增强集团公司及工程公司的财务管控能力 通过财务集中核算的模式,上级单位可以查看下级单位会计核算的全过程,极大提高上级单位的财务管控能力,及时了解项目部的最新财务状况。通过项目部间以及历史数据的对比分析,查找财务管理的薄弱环节,不断提高财务管理及企业管理水平。

2.3 改变内部审计方式,强化内部监管力度 传统会计核算模式,内部审计往往受限于人力物力,只能审计到几个项目,或只能等项目部结束时才进行审计。财务集中核算模式可以从根本上改变传统的审计方式,内审人员可以通过多种手段,利用现有的数据资料,在事前、事中从海量数据中分析出可能出现问题的项目,再进行有针对性的审计,提高审计效率。

3 施工企业实施财务集中核算的关键

3.1 充分了解企业的管理现状和需求,做好前期规划 任何一个系统,前期规划是系统实施成功的关键。财务集中核算系统,对于大型施工企业来说,核算单位少则几百个,实施起来是一项巨大的系统工程,前期如果未能规划好,将可能出现大量的重复工作,甚至可能导致失败。为了确保实施成功,在系统实施的前期应作好以下工作:

3.1.1 充分了解外部审计和内部管理需求。目前会计核算主要有两中模式,一种是为对外信息披露为主。另一种是为内部管理提供信息为主。这两种模式在一定程度上是一致的,但是在部分层面上又是不同的。一般来说,财务集中核算以满足外部审计需求为主,兼顾考虑内部管理需求。从核算模块来看,总帐和报表模块是必须选择的,其他相关模块可以逐步实施。

3.1.2 选择好核算软件。从目前国外软件来看,一般都是标准化的产品,且价格偏高,根据国内企业管理的实际情况来看,短时间内适应的难度较大。从国内软件来看,标准化成度不高,且价格相对便宜,适应企业个性化需求强,与国内企业的管理现状结合较为紧密。从施工企业集团的特点来看,所涉及的行业较多,工程项目分布较广,个性化需求较为突出。因此建议采用国内的核算软件。

3.1.3 选择好硬件。首先,由于财务集中核算系统的数据量和要求的速度不是特别高,从目前硬件设备来看,采用一般的应用服务器和数据库服务器就能满足需要,而不需要采用小型机,价格也相对要便宜很多。其次财务集中核算是基于互联网的,对网络要求很高,由于国内电信市场主要是三种网络:电信、网通、铁通,这三者由于种种原因导致互相之间存在一定的瓶颈,因此要对所属核算单位现有的网络状况进行调查摸底。为确保网络速度,集团总部尽可能满足所属单位在同一网络中进行业务处理;所属单位要加大对网络的投入,公司层面财务部门由于查询数据量大,要使用专线,确保所有核算单位100%上线并能在线进行业务处理。

3.1.4 成立项目组织,配备项目实施人员。财务集中核算是一项巨大的系统工程,必须得到企业领导的大力支持,要成立有强有力的组织架构,各级财务领导要参与其中。对于项目实施,尽管软件厂商会派实施团队,但最终用户是企业的财务人员,因此企业也必须成立项目实施小组。实施小组要能充分了解实施财务集中核算的相关需求,并配备具有一定计算机操做水平的人员。

3.15 作好基础数据的编码工作。计算机是通过编码来进行存储数据的,对于会计科目,在会计电算化时代就已经进行了规则编码。但要适应外部审计和企业内部管理的需求,必须增加很多个性化的辅助信息。如何能直接从系统中提取这些数据为管理服务,辅助信息的正确编码是系统能否满足管理需求的关键,在系统实施前必须予以充分考虑。

3.2 制定会计核算办法,建立统一的核算标准 从2007年起,财政部规定在上市公司和国有大型企业开始逐步实行《企业会计准则》,由于新准则已经和国际准则趋同,相关的解释说明还在陆续发布,财务人员在执行过程中使用职业判断时难免会出现差异。其次,对于同一经济业务,按照准则,可以采用不同的核算方法,但对于集团企业来说,要做到可比,方法就必须统一。因此,对于施工企业集团,要实现财务核算集中,制定适应本集团的会计核算办法,建立统一的核算标准势在必行。对于会计核算办法,应注意以下几点:

3.2.1 要包含企业所涉及的经济业务。集团企业的通用核算办法,必须包含全集团所有的经济业务类型,制定办法前必须对所有涉及的经济业务的现状和存在的问题进行调查摸底,对所要达到的目的进行研究,查找解决问题的办法,并将其纳入核算办法,给所有操作人员一个较为实际、全面、明晰的操作指南。

3.2.2 要统一经济业务的核算方法。对于同类经济业务的相关核算、存在多种核算方法的经济业务要进行规范统一,确保相关数据具有可比性。

3.2.3 要详细说明内部辅助核算规定,满足管理需求。从目前财务集中核算软件的思路来看,管理所需要的个性化信息,一般均通过辅助核算来满足需求。辅助核算的设置,首先必须了解企业的管理需求,哪些是集团层面关注的,哪些是工程公司关注的,哪些是工程项目部关注的,要分析清楚,对于集团层面关注的,全集团所有核算单位均必须采用,其他的可以由具体核算单位自行选择。当管理水平更进一步的时候,可以将基层公司关注的提升为集团关注,提高全集团整体管理水平。核算办法中要对这些辅助核算进行详细说明,在具体实施过程中往往由于内部辅助核算使用不正确而导致集中的数据不能真正发挥其应有的作用。

3.2.4 办法不能违背准则及相关解释。办法必须以准则为准绳,以准则解释为标准,结合企业的实际情况来进行制定。

3.2.5 能用软件控制的,不用办法来约束。由于不同人的业务素质和职业判断水平存在差异,因此办法执行起来也可能出现偏差。但如果用程序来规定,用计算机来控制,在实际执行过成中的标准化程度就会越来越高,出现偏差的可能性就会越来越小。因此,在充分了解软件功能的基础上,尽可能的让计算机来进行约束,达到相关控制目标。如明细科目增加权限,最好由集团层面统一规定。

3.2.6 设置模板,规范、统一会计基础工作。对于大型施工企业集团,尤其是上市公司,如何正确、适度、统一反映相关信息尤为重要。实现财务核算集中后,为了满足管理需求,在集中核算系统中增加了大量辅助核算,会计凭证、明细帐、辅助帐、会计报表要统一、适度反映,集团层面要设置统一的模板,所有核算单位统一引用。另外,对于原始凭证的格式,在计算机普及以前,原始凭证都由印刷厂统一印刷,但自从计算机普及以来,财务人员自行用计算机编制的现象越来越普遍,原始凭证格式五花八门,作为企业集团,要从内控的角度出发,编制一套统一的原始凭证格式,规范各项会计基础工作。

3.3 以工程合同为主线,建立多维工程项目财务信息网 在项目法施工下,一般都是以工程合同进行组织机构的设置,项目部是施工企业集团最小的经济业务主体。而作为项目管理、责任成本管理和领导决策所需要的信息,都需要将与合同有关的相关信息进行归类、汇总、分析,财务集中核算系统要想及时、准确、快捷的从海量数据中查找出来,就必须以工程合同为主线,建立多维工程项目财务信息网:

3.3.1 根据内部责任成本管理的需求,对成本类科目设置专项辅助核算。责任成本管理是施工企业提升企业管理水平和经济效益的有效途径。责任成本管理是针对工程合同,将工程整体按单项工程或工种等来进行细化,按照内部责任定额编制内部责任成本预算,并根据实际发生的成本与预算成本进行对比分析考核。作为集团企业的财务集中核算系统,必须要满足责任成本管理的需求,及时、准确的提供相关责任区所实际发生的成本构成明细,因此必须对“工程施工—合同成本”的相关明细科目按照责任成本的分类设置辅助核算,并将成本核算到各实际作业队,从多种角度为强化责任成本管理提供准确、及时的相关数据信息。

3.3.2 与合同有关的会计科目设置同一辅助核算。为了按照工程合同将与合同有关的信息全部罗列,在核算系统中应将所需要的信息设置同一合同项目辅助核算。如应收帐款、应付帐款、工程结算、工程施工等会计科目,均按照合同设置同一辅助核算。

3.4 建立多维分析体系,加强对数据的分析 财务集中核算工作并不仅是简单地建立起一套计算机网络系统并进行计算机管理,计算机系统仅仅是提供了获取信息的一种较为科学、先进的手段。获取信息只是信息化管理的第一步,关键在于如何分析信息、利用信息,让信息成为企业良性发展的动力。财务信息集中后,如何从已集中的海量数据中提取有用信息,是实现财务核算集中后要着手的重点工作。首先,要充分发挥现有模块的作用,用报表模块设置相关内部管理报表,制定相关预警指标,对所属单位的数据进行对比分析,寻找管理上的漏洞和不足,强化上级对下级的实时监控;二是数据分析不能停留在集团层面,工程公司要更加细化数据分析,工程公司要形成一套自有的数据分析系统;三是数据分析不能光停留在帐务资料方面,要与其他相关数据进行对比分析,如全面预算、费用预算、责任成本管理等相关数据要与各期间实际发生的财务数据进行对比分析;四是要设置相关表格,对一些应控数据进行提炼,定时、不定时进行分析;五是要根据企业的实际情况,逐步开发新的管理、分析模块,强化数据分析能力,尽可能发挥财务集中核算对企业管理的作用。

3.5 建立完善的安全保障体系,保证系统安全运行 安全性对于企业财务集中核算系统是一个很重要的问题。首先,财务集中核算系统所依托的Internet体系使用的是开放式的TCP/IP协议,容易被拦截侦听、身份假冒、窃取和黑客攻击等,这是引起安全问题的技术难点。其次,财务集中核算系统对于企业内部使用者来讲,如果使用权限划分不当、内部控制不严,容易造成信息滥用和信息流失。再次,实施集中核算后,企业的财务核算活动几乎完全依赖于网络系统,如果对网络的管理和维护水平不高或疏于监控,导致系统瘫痪将严重影响企业的整体运作。因此,财务集中核算系统所面临的外部和内部侵害,要求我们必须构建完善的安全保障体系。一是建立科学严格的财务管理信息系统内部控制制度,从软件开发到硬件管理,从组织机构设置到人员管理,从系统操作到文档资料管理,从系统环境控制到计算机病毒的预防与消除等各个方面都应建立一整套行之有效的措施,在制度上保证财务管理信息系统的安全运行。二是采用防火墙、VPN、入侵检测、网络防病毒、身份认证等网络安全技术,使在技术层面上对整个财务管理信息系统的各个层次采取周密的安全防范措施。

3.6 加强人才培养,正确处理好人、技术和管理三者之间的协调关系 人是企业最核心的资源,先进的信息技术和网络技术能否充分发挥作用,完全依赖于人对技术的掌握以及对管理的协调作用。通过财务集中核算系统的建设,使财务人员从会计信息日常繁杂处理流程中摆脱出来,起到一个管理员、分析员、控制员而非记录员的作用,就必须加强财务人员专业知识、计算机知识和分析能力的培养。只有重视人、技术和管理的集成,才能真正实现网络环境下企业对财务的协同管理和控制,从而实现企业整体利益的最大化。

总之,实施财务集中核算在实际操作中需要解决的问题还很多,应该看到,实行财务集中核算以后,它在加强内部管理、规范会计行为、及时准确提供会计信息、强化财务监督、提高经济效益上取得的成效是显著的,我们应该从查找问题的症结出发,提出合理建议并积极运用到实践当中,最终使财务集中核算系统得以完善和发展,从而真正提高企业的整体管理水平。