浅谈如何把关房产档案的查阅

武素华　马祖梅　迟名迎

摘要:近年来,随着社会法律制度的逐步建立与完善,群众法制意识的逐渐增强,市场化经济的逐步推进深入,房产价值量的增大,涉及房地产相关的民事纠纷、行政纠纷、刑事案件也呈逐年增长趋势,而此类纠纷的解决,一大部分要通过查阅房产档案后,方可了解纠纷的相关情况,有利于解决纠纷。那么如何把握房产档案查询的问题就摆在我们的面前。有人认为,房产档案应公开查阅;有人认为,房产档案公开查阅会涉及个人财产保密、侵犯个人隐私权问题,容易导致民事诉讼,给房产管理部门带来不必要的麻烦。怎样才能解决上述矛盾,对房产档案的查询把好关?

关键词:房产档案 查阅

0 引言

笔者认为:是否公开查询,不能简单地一言而概之,而应该是有限度的,既不能完全公开查阅,又不能给与太多的限制,而是有一定规范要求条件下的允许查阅。

1 从社会发展,经济建设需要出发,房产档案资料应当予以查阅

1.1 房产档案资料是解决房产纠纷有效的原始依据 只要是涉及房屋纠纷,不论是民事、行政纠纷还是刑事案件,法院在受理这类案件时,除依据是否取得合法权属证件外,还要对房产行政部门登记材料进行审查,这时,档案中的原始资料就成为最具有权威性的依据。不论是法官也好,代理律师也好,都需要档案管理部门提供帮助,无论是本人的,还是涉及到他人的相关材料,都应及时提取出来,以便在庭审时出示。按照审判原则“谁主张,谁举证”,当事人必须取得第一手资料才能提供合法证据,而房产管理部门出具的证据是合法有效的证据来源渠道。如果不允许查阅,许多民事案件将无法受理。从保护当事人的合法权益角度看,在履行一定手续后,是应该允许查阅相关房产档案的。另一方面,当事人在进行权属登记时,已经把自己的相关证据提交给了权属登记部门,当自己的合法权益受到损害或威胁时,完全有理由提出要求,由行政管理部门再次提供原始资料,为产权人提供相关的法律服务,房产档案资料应是“取之于民,用之于民”。再次,某些特殊案件,由检查机关、纪检委立案,涉及干部贪污受贿,非法占有房产等方面的问题,也必须从产权归属方面取得证据才能定论,如果不允许查阅,就无法核实定论。因此,从党风廉政建设、刑事案件的侦破取证角度考虑,房产档案应该允许有特定职能的部门查阅。

1.2 房产档案资料是旧城改造、开发企业投资决策的基本依据,应该为经济建设提供服务 近些年,我国大部分城市都进行了大规模的城市改造,特别是一些老城市的老城区,急需拆除低矮破旧的旧楼房、平房,一方面改善市民的居住条件,另一方面是改变城市容貌。在这项工作中,每运作每一个项目时,都必须进行调查,摸清拆迁范围内的房产底数,以便进行成本核算,再进行方案设计。这时就必须到房产档案管理部门进行调查,同时办理拆迁冻结手续,如果不允许查阅相关房产档案资料,开发商也好,政府也好,根本无法进行投资预算,旧城改造则举步维艰。从为经济建设保驾护航角度分析,对于此类档案应当予以查询。

2 查阅房产档案资料应符合法律法规规定

建设部于2006年10月8日发布,自2007年1月1日起实行的《房屋权属登记信息查询暂行办法》规定,房屋权属登记机关对房屋权利的记载信息,单位和个人可以公开查询。但原始登记凭证只能由房屋权利人或者其委托人、房屋继承人、受赠人和受遗赠人可以查询;国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门、证券监管部门、公证机构、仲裁机构以及仲裁事项、诉讼案件的当事人可以查询与其事项、诉讼案件直接相关的原始登记凭证;另外涉及国家安全、军事等需要保密的房屋权属登记信息,须经国家安全、军事等机关同意后方可查询。

查询房屋权属登记信息,应填写《房屋权属登记信息查询申请表》,明确房屋坐落(室号、部位)或权属证书编号,以及需要查询的事项,并出具查询人的身份证明或单位法人资格证明。还应当分别按照规定提交相关证明文件。

3 如何处理公开与保密的关系

利用与保密的关系问题,在利用工作中表现最为突出,应尽可能处理好。保存档案的目的就是为了利用。因此,从原则上讲没有什么档案是不能利用的。但是,档案不仅是可供各项工作利用的重要材料,而且部分档案还是党和国家的机密,我国宪法第13条规定:“国家保护公民的合法的收入、储蓄、房屋和其他合法财产的所有权。国家依照法律规定保护公民的私有财产的继承权”,因此,房屋产权档案作为一个特殊的专门档案有其自身固有的保密性,因而在开展公开查询的工作时,片面强调保密忽视利用不对,片面强调利用,不注意保密也不对。利用与保密,从根本上说,二者是一致的,都是为了合理发挥房屋产权档案在经济建设中的作用。保密的目的,也是为了更好的利用。在房屋产权档案的公开查询工作中,由于利用者来自不同的部门,素质参差不齐,各自的利用目的不同,如若管理不善,容易造成档案内容的泄密和失密,侵犯了产权人的合法权益,给单位和个人造成无法估量的损失,因而,在开展房屋产权档案的公开查询工作中,应处理好公开与保密的关系,做好房屋产权档案公开查询的加密工作,以防造成档案的泄密和失密。

4 档案工作者在提供房屋产权档案公开查询工作中怎样演好自己的角色

4.1 加强法制学习,认真学习和贯彻《中华人民共和国档案法》,《中华人民共和国房地产管理法》、《中华人民共和国保密法》、《房屋登记管理办法》、《房屋权属登记信息查询暂行办法》等有关法律法规,依据国家有关法律、法规,加大执法力度,建立和完善以法律为基础与本单位具体情况相结合的、切实可行的房地产产权档案的管理和利用制度。通过“望”、“问”、“查”了解利用者的真实意图,既要作好档案的利用工作,又要防止档案的泄密和失密,以维护产权人的合法权益。

4.2 利用现代化手段,建立信息网络,发挥网络群体的优势,建立起信息中心,实现资源共享,拓宽工作渠道,打开工作局面,方便利用者。

4.3 加强自身素质,提高工作人员的文化知识与专业知识,培养自身的分析、识别能力。严格手续、严格把关。

房地产产权档案不同于其他档案,是一项专业性很强的档案,它涉及了产权、测绘、抵押、法律、建筑等多种学科,做好这项工作,档案工作者首先具有良好的职业道德,不仅爱业敬业,更要勤业,爱业敬业勤业是做好房屋产权档案工作的基础。第二,既要有熟悉的档案专业基本知识和技能,又要有法律、测绘等相关学科、边缘学科的专业知识,密切与产权部门、交易部门、测绘部门等业务科室的联系,做到“嘴勤”——多问,“眼勤”——多看,“脑勤”——多思考,向业务科室学习,档案工作者应成为“多面手”从而适应和满足档案事业发展的需要。第三,要有相关的房地产管理基础知识,熟悉和掌握本单位管理工作的任务,既要“知己”,熟悉“家底”,做到心中有数,又要“知彼”,介绍“家底”,了解利用者的需求,抓住利用者的心理,根据利用者的需要,不断改变服务方式,迅速而准确地为利用者提供利用线索,提高查全率与查准率,促进利用工作的发展。第四,加强知识更新,强化自身素质,熟悉和掌握现代化管理知识,掌握高科技手段,用现代科技知识来武装自己,改变过去的经验型管理方式,实现向科技型管理方式转变势在必行。

总之,房产档案的查阅,应视情况,区别对待。法人房产档案与私人房产档案查阅大同小异,同样应遵循上述原则,尽量为社会提供广泛的信息服务。把死档案用活,使房产档案在管理基础上,进行开发利用,使之产生广泛的社会效益和经济效益。