货运代理操作方式的改进研究

卢少平　袁春满　陈友姬

摘要:货运代理操作方式是货运代理企业运作的具体体现,直接决定企业的经营效率与效益。本文在分析两种传统的货运代理操作方式:区域划分法和环节划分法及其优缺点的基础上,提出了三种改进的操作方式:混合应用法、环节压缩法和环节重叠法并对改进的操作方式与传统操作方式进行了对比分析,给出了改进的三种操作方式的适用范围。

关键词:货运 货运代理 操作方式

中图分类号:F570.81

文献标识码:A

0 引言

货运代理为无船承运人,不提供远洋运输船舶,自己没有任何运输工具,主要从事货运代理工作,即为货主需要运输的货物联系车行或船东,准备保证货物顺利运输的一切手续,然后将货物交给有船承运人,由有船承运人将货物运到目的地。货运代理是货主和有船承运人之间的中介,是贸易和运输的基本联系机构,在货运行业中起着重要的连接作用[1]。

货运代理企业的核心是货运代理操作,只有合适的货运代理操作方式才能使企业得以生存并且持续发展。因此,提高货运代理操作效率对于货运代理企业来说具有根本性的意义,也是当前货运代理企业所极力追求的目标之一。

1 货运代理操作基本流程

货运代理企业的经营范围包罗万象,比如国际国内空运代理、集装箱拼装及运输代理和国际快运代理等。无论何种货运代理,其工作流程主要包括以下三项内容:首先与客户洽谈,获得客户的货运代理权;其次是确定货运事宜,包括获取客户相关的运输信息(装车地点,目的港,运输要求等)、订舱、拖车、装柜、报关等主要操作,以及补料、对单、安排交款、催单、催款和交单等协助操作;最后跟踪货物,以随时向客户反馈货物的相关信息[2,3]。

为了研究方便,不再具体考虑货运代理企业的经营范围和规模大小,统一认为货运代理企业操作流程主要包括以下基本活动:揽货、订舱、拖车、报检、报关、补料、对单、跟货等。上述基本活动也可以说是货运代理基本操作流程,如图1所示。

在货运代理企业中,上述基本活动(有些企业可能有专门的部门负责揽货方面的业务,不再将揽货作为操作部门的活动内容)均由操作部门负责实施。货运代理操作部门是整个企业的核心部门,其运作方式直接关系到企业的根本利益。因此,怎样做或者选择怎样的操作方式使得货运的整个操作运作流程能够更加畅顺、快捷、方便,成为货运代理企业必须要着重思考的重点。

2 传统的货运代理操作方式

在当前的货运代理企业中,操作部门一般沿用下面两种操作方式:区域划分法和环节划分法。

2.1 区域划分法 区域划分法是根据运输目的地的不同划分出不同的区域范围,由不同的操作人员负责相关区域所有货运操作工作的一种货运代理操作方式。在采用区域划分法的货运代理企业中,通常由一人负责一个或多个地区的货运操作。该操作方式如图2所示。比如,某国际货运代理公司的业务范围遍布全世界,能够代理运送到世界各大港口的货物,操作人员A负责欧洲这一地区的所有货运操作,那么该公司接到的所有去欧洲的货运操作的整个运作流程都是由A负责。即从接到订单后,A就要参与其中:开始建立客户信息,向客户获取运输资料;跟着确定装柜日期,然后向相关的船公司或航空公司及其代理订舱;再下来就是找合作的拖车行去换单,提柜;然后安排装柜,安排报关、补料和追出提单;最后安排财务付款,催款,跟踪货物情况,拿到正本提单和一切所需的文件后还要寄给客人,最后将相关的资料存档。

2.1.1 区域划分法具有以下优点:①操作人员全程跟踪整个运作过程,能够较好的把握全部的信息,有助于更好的调节其时间表,合理安排各项工作内容。另外,操作人员可以更好地掌握整条货运操作链,发挥个人的特色,充分显示个人能力。②整个运作流程都由固定人员操作,所有的货运信息都由固定人员自己来掌握,不用跟其他同事交接,因此该操作方式不但不会产生交接不清的问题,而且还能够确保不同操作环节之间更顺畅、更紧密的衔接,使得整个操作流程能够畅通无阻的运作下去。③能够提高操作人员的整体能力和对所负责的客户或线路的熟悉程度,使得其在操作过程中能够根据各种不同客户的需求或相关货运线路的特点来安排整个货运操作过程,能够更好的满足客人的需要,顺利完成货运操作流程。

2.1.2 区域划分法具有以下不足:

①工作量分布不均衡,甚至出现较大差距。虽然每家货运代理公司都具有自己的营业范围,但客户需求不是一成不变的。如:在某个月份,去非洲的货柜可能有100个,而去欧洲的就只有30个,那么负责非洲这一区域的操作人员这个月的业务量就是负责欧洲区域的3倍多;但这些数据又是不稳定的,也许到下个月,去欧洲的货柜有50个,而去非洲的却只有10个。虽然可以进行某些调整,将工作量进行均衡,但这样也存在很多问题。由于负责区域的不同,有可能对其他区域的相关要求不熟悉,很容易发生问题,同时还会拖延工作进程,影响整个工作效率。

②工作步骤过多。货运的整个操作链有很多步骤,整条链都由一个人来操作是很吃力的。要熟悉每一个操作环节并保证顺利完成有一定难度。有可能会因增加相关操作环节的时间,影响整条货运操作链的运作进程。

2.2 环节划分法 环节划分法是将操作流程划分为多个不同环节,由不同的操作人员专门负责相关环节内所有货运操作工作的一种货运代理操作方式。整个货运代理操作流程可以划分为四个环节:订舱、拖车、报检报关(包括报检、报关两项活动)、补料跟货(包括补料、对单和跟货三项活动)。因此,在一般的货运代理企业里,一共需要四个主要操作人员ABCD就行了:A负责订舱。公司里所有的货运业务都由他来安排订舱;B负责拖车。A把订舱单转给B,B负责安排拖车行、打单、提柜、装货;C负责报检、报关。B拿到柜号、封条号和装箱单后,把相关的资料交给C,C负责安排报检和报关;D负责补料跟货。D根据B和C提供的资料补料给船东,进行对单、出提单,并跟踪货物运输情况,及时向客户反馈货物信息。

2.2.1 环节划分法具有以下优点:①熟能生巧,各有所精。各操作人员对自己所负责的环节非常熟悉,对各自相合作的企业也非常了解和友好,比如订舱的同事与船公司及其代理;拖车、报关同事与拖车行、报关行等。这样的长期合作关系使他们工作起来更方便、更快捷,在解决应急问题方面的成功率也更大。同时使整个操作过程的效率也得到了很大的提升。②工作量分布较为平均。因为每一单业务每一个操作人员都参与其中,区别就在于对突发事件的处理能力和个人工作能力。这样能更充分地利用好每一个操作人员的劳动力和反映出各自的事件处理能力。另外,分工合作更能相互推动、相互监督,使整个操作流程和工作环境充满活力。③加强工作环境内人与人之间的交流和互动。由于是分工合作,共同完成一个任务,交流是不能缺少的,这样整个操作部门就成了一个真正的团队,一个活跃的团队,互相鞭策,共同前进。

2.2.2 环节划分法具有以下不足之处:①存在交接不清问题。由于存在很多责任模糊的地带,并且不是独自掌握整个运作流程,在交接过程中,总会出现误会或交接不清的情况,这会对整个运作流程的顺利合作造成一定的影响。比如,有一票货物预定在这个星期三装柜,订的舱位在星期五中午12点截关,由于船提前截补料,星期四中午12点截补料完毕。订舱方面认为这是补料方面的工作,应该由负责补料操作人员来跟进。但补料方面却认为这应该是在订舱时就应该了解清楚的,应该由订舱方面向船公司或其代理了解清楚后告诉他,最后两人都没去了解该事情,造成延迟补料,产生了费用,同时拖延了整个货运操作链的运行。

比如,A是负责文件的,所有的文书工作都由A来负责,也就是说装柜的清单和客户的资料都由A来掌握,B是负责拖车报关的,负责与拖车行和报关行联系,在一票货运业务中,B要安排拖车前问了A关于装柜的货物种类,A本身对拖车报关是不熟悉的,并不知道B问题中的用意,再加上B没解释。在回答时,因为装柜的货物种类太多了,A只告诉了B其中的几种,结果B叫了车,装柜之后车却动不了了,原因是A只告诉了B的货物种类是梯子和柜子,B根据经验判断这些货物并不重,就只叫了10吨的车,结果货物里还有30多个方的瓷砖,整只柜起码15吨,最后的结果是要请拖车行派另一辆车来拖同时还要找吊车把装好的柜吊到空车上,这样既浪费了时间又大大的增加了费用。

②由于每个操作人员都有各自特点,所以,对于分工协作,共同完成一个任务是需要相互配合,相互迁就的,这就相应的增大了分工合作这种操作运作方式的应用难度。

3 改进的货运代理操作方式

上述两种传统的货运代理操作方式是目前应用最为普遍的两种操作方式,各有优劣。为了提高操作效益,可以在上面两种操作方式的基础上对操作方式进行改进。改进的操作方式应基于上面两种操作方式的优势进行考虑,一方面要充分发挥区域划分操作方式的整体把握、统筹兼顾的优点,另一方面也要充分考虑环节划分操作方式中分工协作、共同进步的优势。下面给出三种改进的操作方式。

3.1 混合应用法 所谓的混合应用法,就是将区域划分法、环节划分法两种操作方式融合后形成的一种操作方式。在该操作方式中,首先根据不同区域由专门操作人员负责统筹的基础上,再根据不同操作环节由相应专业人才进行具体操作。通过融合区域划分和环节划分两种操作方式,增强了两者的优点,同时互补了各自的不足,

混合应用操作方式具体内容如下:首先,根据企业业务范围、规模以及工作量等历史数据,将货运范围划分为几个较大的区域,每一区域指定由一个操作人员负责统筹安排,把握整个操作过程;其次,确定出每个操作环节的操作人员,由其具体负责实施具体环节中的业务;第三,具体环节操作人员要统一调度。

在混合应用操作方式中,具体操作环节中的业务还是由专门的操作人员负责实施,但统一由操作人员调度部门进行调度安排;负责区域统筹安排的操作人员主要任务是获取信息、传递信息、把握整体、负责协调,以保证环节之间的顺利衔接和整个操作流程的顺利完成。

混合应用操作方式如图4所示,区域负责人A、B、C分别具体负责地区1、地区2、地区3的货运业务;在具体业务操作过程中,由调度部门根据实际情况对不同环节的人员进行调度。

混合应用操作方式比较复杂,并且可能需要增加人员数量和建立新的部门,考虑运营成本,该操作方式比较适合于业务量和经营规模都比较大的大型货运代理企业。当业务范围较大,工作过程较为繁琐时,单纯应用区域划分操作方式或环节划分操作方式出现问题的几率急剧增加,并且对公司整体运营的影响也较大。此时采用混合应用操作方式,可以大大降低出错概率。另外,操作人员的划分更加精细,可以更好发挥各自的特长,统筹协调能力强的可以作为区域负责人进行全局掌控,具体环节业务能力强的可以具体负责相关业务工作,这样使得整个操作部门的系统性更强。

当然,也可以在原有操作人员和部门的基础上采用混合应用的操作方式,这需要从以下几个方面进行考虑:①操作人员调度工作由现有的某个部门承担,可以建立人员调度系统,提高人员调度效率和科学性;②由于区域负责人不需要负责具体业务,仅是负责统筹协调工作,因此在进行区域划分时,可以更加粗略,与区域划分操作方式相比,此时的区域数量可能会有一定程度的减少;③区域负责人可以从原操作人员中选取,选择原则可以偏重于掌控全局能力和协调能力;④具体环节操作人员通过统一调度,工作量更加均衡,不会因为人员减少(选取出了区域负责人,但区域负责人数量较少)而大大加重个人的工作负担。

因此,混合应用操作方式与区域划分、环节划分两种操作方式相比,具有更大的优势,可用性更强。

3.2 环节压缩法 环节压缩法是指在环节划分操作方式的基础上通过形式上减少操作环节来进行货运操作的一种货运代理操作方式。所谓形式上减少操作环节指的是将联系比较紧密的环节合并为一个环节。这样原来由两个或多个操作人员负责的业务就变为由一个操作人员负责。该操作方式的思路是通过减少环节,降低环节之间的交接,进而降低由于交接而出现问题的概率。比如,订舱的操作人员负责订舱、接触客户、获取所有信息、制作所有相关文件资料(包括补料、对单)、跟货等;而拖车、报检报关的工作由另一位操作人员负责。这样,整条操作链的所有环节归纳成两部分。由两个人负责操作整条货运操作链,能大大减少出错概率。如图5所示。

压缩环节,减少操作人员,但是工作量不变,必然会增加现有操作人员的工作量。因此,对于业务量大的货运代理企业来说,环节压缩操作方式的优势看起来并不明显。但是,在应用环节压缩操作方式时,如果企业的业务量和经营规模比较大,可以像独自操作那样将其分成几大块,由两人一组的形式负责完成,组的数量可以根据不同企业的不同需求做出相应的改动。这种操作运作方式除了能够解决多环节造成的缺点外,还能避免某些操作环节中劳动力浪费的现象。缩短货运操作流程既能够降低环节交接发生问题的概率,又能降低由一个人独自运行整条操作链所带来的不便等问题。同时,还可以通过组与组之间的竞争来推动整个企业的进步,使企业在货运代理行业中更具有竞争力。在划分组时,可以根据企业规模、业务量来对组的数量进行动态调整,以适应企业的不同需求。这些都是环节压缩操作方式所具有的明显优势。

3.3 环节重叠法 环节重叠法是指在环节划分操作方式的基础上,通过扩展操作人员的环节业务范围来进行货运操作的一种货运代理操作方式。在该操作方式中,一个操作人员至少要负责两个环节的具体业务,但在所负责的两个环节中,有主次之分。比如,操作人员A负责订舱和拖车两个环节的业务,但在订舱这个环节上为主要负责人,在拖车环节上为次要负责人;操作人员B负责拖车和报检报关两个环节,在拖车环节上为主要负责人,在报检报关环节上为次要负责人,依次类推。这样在每个环节上都有两个人负责。如在拖车这个环节上,由A、B负责,由于A继续跟踪拖车环节的业务,尽管不是主要负责人,但与B的交接就会有效避免产生交接不清的问题。该操作方式如图6所示。

环节重叠法在不增加操作人员的基础上,有效避免了环节划分法带来的交接不清的问题。但由于每个环节同时由两个操作人员承担,一方面增加了操作人员的工作量,另一方面可能会对公司业务承接方面造成一定的影响。这个问题可以通过以下方式进行解决:首先,在每个环节中,次要负责人不需要全程跟踪该环节,当交接清楚,主要负责人能够顺利展开工作后,可从中脱离出来,继续其主要环节的业务工作;其次,公司在人员安排方面,注意人员的搭配,并且平时就做好相邻环节人员之间的沟通协调。

4 货运代理操作方式的比较分析

混合应用法是在区域划分法、环节划分法两种操作方式的基础上设计的,具有两种操作方式的综合性优点,具体对比分析见表1。

环节压缩、环节重叠是在环节划分的基础上改进而来的,主要是为解决环节划分中交接不清的问题而设计的。这两种操作方式分别通过两种不同的途径降低了交接不清而产生问题的概率,具体对比分析见表2。

5 结束语

随着货运行业的持续发展,货运代理的形式也越来越多元化。要想适应不断变化的货运代理过程,货运操作方式也应该进行改进。本文在分析传统操作方式的基础上,给出了三种改进的操作方式,并与传统操作方式进行了对比分析。在给出的三种改进的操作方式中,混合应用法结合了区域划分、环节划分两者的优点,同时弥补了各自的不足,具有更强的适应性,非常适合业务范围广、规模大、业务量多的大型货运代理企业;环节压缩、环节重叠两种操作方式是在环节划分操作方式的基础上,通过进一步改进,保留分工协作的优势,分别通过减少环节、增强衔接降低因交接不清出现问题的概率。当然,改进的三种操作方式也不是尽善尽美,它们在解决一些问题的时候也带来了一些新的缺点,但相对于传统操作方式则具有明显优势,能够更好的适应货运代理企业的运作,并且也会在实际运用过程中,针对其不足之处,给出相应的解决对策。

参考文献:

[1]无船承运人跟国际货运代理人之间的联系[EB/OL].

http://bbs.baoyuntong.com/showtopic-1023.html,2008-12-09.

[2]广州多运多货运公司[EB/OL].http://www.gzdyd.com/cn/Information.asp.2008-12-10.

[3]深圳市铠辉国际货运代理有限公司[EB/OL].

http://www.longlory.com/about.asp,2008-12-12.