浅析科研院所的外事管理工作

张佳音　李　航

摘要：文章总结分析了外事管理工作的收获和经验，提出了科研院所在外事管理工作中的一系列思考，探讨了外事管理工作人员如何在新形势下更好地做好外事管理工作，促进科研院所的发展，提高科研生产水平。

关键词：科研院所外事管理

0引言

近年来，随着国家对外开放的不断扩大以及与国际间交流的进一步加深，国际间的学术交流、科技合作和考察访问等活动也日益增多。如何抓住这些机遇，创造条件，利用改革开放的大好时机，与世界各国广泛开展学术交流和科技合作，充分吸收和利用国外的先进科学技术及管理方法，培养科技人才，提高科研院所的科研生产整体水平，扩大知名度，增强科研院所在国际上的地位和竞争力，是科研院所外事管理工作中的一项重要任务，同时也是这些院所外事管理人员所面临的一个挑战。通过对我所外事管理工作收获和经验的总结分析，提出了科研院所在外事管理工作中的一系列思考，探讨了外事管理工作人员如何在新时期更好地完成时代赋予的历史使命。

1科研院所外事管理工作的主要内容

一般科研院所的外事管理工作都要遵循中央“统一领导、归口管理、分级负责、协调配合”的原则，并按照上级外事主管部门的有关规定，承担所有的对外交往和各项外事工作。根据本科研院所的发展战略，制定外事工作相应的具体政策和工作计划，使外事工作紧紧围绕并服务于科研和生产。主要的外事工作应该包括以下几部分：

1.1因公临时出国(境)人员的管理与报批根据本院所实际情况，选派管理人员或技术人员赴国(境)外执行合同、进行技术交流考察、洽谈合作、共同研究、联合设计、工程承包、出席会议、参观、参加展览会、讲学、研修培训、购销产品等。团组形式包括：本院所人员出访团组、参加外系统单位出国组团、邀请外系统单位人员参加本院所组团等。由外事专办员向上级外事主管部门提出申请，经上级外事主管部门按规定程序审批后，再办理出访人员的出国手续(政审、护照、签证等)。

1.2邀请国外人员来华的管理与报批负责科技交流、参观访问、商谈经济和科技合作、讲学或短期工作，共同设计、研究、学习、进修、引进的国外专家团组的接待工作。由本院所提出申请，上级外事主管部门审批，同时将来访人员的有关情况及接待方案上报上级外事主管部门。

1.3因公护照的申办和收缴管理申办因公护照要严格遵守国家规定并按程序办理。因公护照主要发给出国从事经济、贸易、科技交流等公务活动的人员和访问学者。因公出国(境J人员申办护照时，须根据有关出国任务批件和人员审查批件逐项填写“申请出国护照签证事项表”、“护照申请卡”，并附任务批件和政审批件。因公出国人员领取护照时，须向上级外事主管部门交纳押金，回国后在7天内将护照交还上级外事主管部门，同时取回押金。领取护照后因故未出境者，应将护照及时归还。持照人应妥善保管好护照，出国人员在国外丢失护照后，应立即报我驻外使、领馆并补办临时证件，并由驻外使、领馆报外交部领事司注销护照，回国后及时将有关情况向上级外事主管部门汇报。个人不得无故私自保留因公出国护照。

1.4出访团组行前外事教育对于出访团组来说，行前外事教育是非常必要的。综合近年来有关外事纪律的各项规定、要求，结合我所组团经常前往国家在海关、出入境和检疫等方面的政策法规，参照外交部以互联网等方式发布的出国注意事项和典型案例通报，由外事专办员及时向因公团组提供有效出国信息。督促团组成员学习有关法律法规和对外科技交流保密守则，加强法制观念，遵守外事纪律。了解出国常识，目的国的民俗、礼仪以及在境外寻求领事保护的渠道和方式。提醒携带大量外汇现金出境时，行前应了解途径和目的国有关外汇申报的规定。要求团组在国外遇到问题时及时与我驻外使、领馆联系，返回后要向上级外事主管部门和外办报告。外事无小事，出访团组行前外事教育是绝不能忽略的，这将直接影响一个单位的国际形象。

2我所外事管理工作的主要收获

2.1增强国际合作意识，积极开展对外交流，提高我所科研生产的总体水平。国际合作和对外交往是我所科研生产工作的重要组成部分，也是我所在加入WTO等新形式下发展的客观要求。我们在外事管理工作中除强化工作人员的这一意识外，还加大宣传力度，并制定一些切实可行的具体政策措施，鼓励并支持各科研生产部门积极开展对外合作与交流。在这种大气候下，我所每年都有部分优秀的专业技术人员和管理人员，申请到国外进行专题合作研究、科技考察、学术交流、参加国际会议和各种培训、洽谈产品出口等。通过这些活动，他们把国外最先进的思想、技术和成果带回了国内，用以指导我所的科研生产工作，提高了我所的科研生产整体水平，缩短了与世界先进水平问的差距，促进了基础研究学科的建设和发展，推动了我所生产力的全面发展。

2.2加强国际间的交流与合作，促进我所的人才队伍建设。由于政策、措施的落实，各个学科的专业技术人员和生产管理人员，都积极寻求各种可能的机会，申请出国参加各种考察学习、研究、交流、培训和进修，以进一步提高自身的素质，了解相关领域的研究动态，掌握世界最新的技术和思想。这些人员回国后，都在自己的专业领域中起到了明显的骨干作用，带动了学科建设和生产的发展，并创造了一种积极向上的氛围，鼓励大家不断学习、与时俱进、开拓进取，极大地提高了我所人才队伍的整体素质。

2.3在学习先进技术和思想的同时提高我所的知名度，扩大我所在世界范围内的影响力。产品出口合同签订后，要根据合同的规定和客户需求，拟订对外方人员的培训计划，包括培训内容、时间、地点、被培训人员要求等。组织培训教员制定好教学大纲、编制好教材。培训内容主要包括：产品性能、工作原理、操作、使用、维护、维修等方法及安全注意事项等。在培训过程中，每天先由专家教员进行理论讲解，然后便开展小组活动，通过一系列有趣的问题讨论，理解、消化讲课的内容。每个小组再派代表进行口头或书面汇报，让国内专家和外方学员在一种轻松自由的环境中进行相互交流，专家教员则进行现场讲评，使大家又进一步巩固了所学的内容。讲完课后还专门安排时间进行现场模拟演习，让每个小组的学员们与专家一起到我们的生产厂房进行实地讲解和模拟演练，针对理论和实际的差异进行现场比较教学和现场考试。这种灵活多变、轻松自由的教学模式，极大地提高了大家的学习兴趣，收到了事半功倍的学习效果，深受广大外方学员们的喜爱。而对外事工作人员来说，则需要做好全面、周到的安排和协调工作，随时与外方学员沟通，了解学员们的所需，以便专家们及时调整教学计划，使大家在有限的时间内，获得最大的学习收获。我们从中不但学到了许多有用的专业技术知识，而且锻炼了自己内外协调的应变能力，因为任何一步考虑不周、准备不充分都有可能影响到整个教学任务的完成，影Ⅱ自到整个培训的教学效果。出口产品使用培训工作的顺利开展，提高了我所专业技术人员的综合素质，扩大了我所在国内外相关领域的知名度，为今后我所产品的出口奠定

了良好的基础。

3科研院所外事管理工作的思考

通过对我所近几年来的外事工作总结，我觉得要做好科研院所的外事管理工作，适应新时期、新形式的要求，更应注重加强以下方面能力的培养：

3.1加强外语和专业知识的学习，提高对外交往的能力。这是做好外事工作的基础和前提。科研院所的外事工作人员必须要有坚忍不拔的毅力，长期坚持努力学习，才能熟练地掌握好、应用好外语。此外，还应根据本院所的特点，及时了解国内外相关科学技术领域的发展动态，掌握有关这些领域的专业知识和相关理论，熟悉这些领域的专业用语和用法，才能使自己在外事管理工作中做到得心应手，应用自如，并且不断地提高自己的工作水平和对外交往能力。

3.2强化服务意识、信息意识和保密意识。科研院所的外事工作一直强调为全院所的科研生产服务，积极创造各种机会和条件，让生产管理人员和专业技术人员参加国际学术交流、科技考察及培训进修等，以提高他们自身的管理水平和业务能力，从而带动全院所的发展。我所的外事工作实践充分证明了这一点。今后更应强化这方面的服务意识。我们在与外国专家的各种交流和接触中，经常会获得许多与科研院所的科研生产相关的信息和知识，这对我们来说，是学习知识和积累信息的机会。我们应紧紧抓住这些机会，尽可能多地收集信息，反馈给领导，为领导决策做好参谋，为本院所的发展献计献策。此外，外事工作管理人员还应强化保密意识，了解外事管理工作中的相关法律、法规，掌握涉外保密工作的基本知识和方法，在对外交往中掌握好原则和尺度，以确保国家秘密和与本院所科研生产相关的秘密不泄露，最大程度地保证国家和院所利益不受损失。

3.3建立健全外事工作档案。外事活动的内容较为广泛，外事档案应包括各种外事文件、计划安排、总结汇报、会议纪要、合作协议、来往信函等内容，我们应该对每一项内容都做详尽的记录，并定期整理，装订造册，分类、分别保管。这些详尽的外事档案是外事管理工作的重要组成部分，它既是全院所外事工作的记录，更是外事日常工作必不可少的备查资料，有助于我们更好地总结外事工作经验，制定下一步工作计划。外事无小事，我们决不能忽略了对档案的整理、归档工作。外事管理工作是科研院所工作的重要组成部分，与单位的中心工作紧密相联。这项工作做的好坏，直接影响着一个单位的声誉、形象和国际地位。我们应该在平时的工作中勤于思考，勤于总结，努力使外事工作与全院所的重点工作贴得更紧，服务得更优、更好。