公路工程项目公司档案管理的实践与思考

庄　波

摘要：公路工程档案是公路建设事业记载的宝贵财富，公路工程档案管理工作是公路建设中的重要工作，本文结合作者在公路工程项目公司的多年经验，阐述了项目公司工程档案管理的一些措施。

关键词：公路工程档案管理措施

0 引言

随着我国逐步推广项目法人制的实施，公路工程建设投资的主体也日益多元化，过去完全由政府投资变成现在的由民间或国外资金参与部分投资甚至是全额投资，政府以BT或BOT方式引进大量的民间或国外资金参与各级公路建设，建设项目的单位名称也由过去的指挥部变成现在的项目公司。由于工程项目建造周期长、涉及面广的特点，这就注定项目公司的管理方式应有别于其它行业的公司管理模式，其工程档案管理也应有自己的特点和要求，作者认为：项目公司的工程档案管理应该规范化、标准化、制度化和信息化，保证档案归档的质量，才能有效地发挥档案的功能，真正让工程档案管理很好地为工程项目的养、建、管、营各环节服务，对降低项目管理费用，保证工程项目的每一个阶段按预定的计划顺利完成有着至关重要的意义。

怎样才能提高项目公司工程档案管理的质量，除了要根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和《公路工程档案编制办法》进行档案的整理、交接和归档外，作者结合工作实际，针对项目公司档案管理容易忽视的地方，提出以下几点措施。

1 加强项目前期工作的档案管理

由于公路工程项目的特殊性，在项目上马准备建造阶段，项目公司一般还没成立，即使成立了，由于人员不到位，或公司主要精力放在项目的招标上，很多项目往往忽略前期工作的工程档案管理。项目运作中经常发生两种情况：一是项目前期工作是一班人马，项目正式运作又是一班人马，在工作过程当中，资料经常被多人频繁借阅，会出现在资料移交时才发现有些资料已丢失；另一种情况是有些项目中途变更业主，有些资料在上一个业主中已丢失，这种情况追索起来极为困难。这样，在项目公司完成招标工作进入实际运作阶段后，整理前期的资料就会发现有些资料缺少或丢失，这时想找回这些资料，往往要花费很多时间和费用，有时一些资料还不一定能找回。为避免出现资料丢失，项目公司在项目一开始就重视工程档案管理工作，由专人负责，做好资料借阅、归还等登记工作，在业主资料移交时，做好登记和签字，及时整理归档前期工作的工程档案，并专人妥善保管。

2 强化项目公司档案部门的管理职能

项目公司的档案部门，基本是公司的信息中心，其档案记载着项目的建设历程，所以，强化档案档案部门的管理职能，形成档案管理的制度化，将给公司带来高效运作、规范管理的便利，同时也降低公司的管理费用。项目公司的档案管理主要是做好日常维护、备份、归档和借阅登记管理等工作，由于工程档案数量极多，平均每公里公路的纸质档案近100页，采用计算机信息化管理也非常必要，它让档案部门追索资料的去向，查询、检索资料变得更加方便快捷。

3 规范项目公司各部门的工程档案管理

工程项目的建造周期较长，在建设过程中，项目公司各部门的人员经常会变动，有的项目公司甚至连项目经理都要更换。为防止在人事变动时出现资料丢失的现象，这就需要项目公司从成立之初就要规范工程档案的管理，使项目公司各部门的工程档案实行制度化、规范化的管理。实践中发现比较有效的工程档案管理制度是：各部门收到外来文件后，留下复印件，原件要及时送档案部门归档，同时要做好来文处理和登记工作，以便查询、追索之便；对于向外单位发文，要有统一人员把关和签发，同时除本部门留存一份以外，还要送一份原件给档案部门存档。这样，档案部门就保存了项目建设过程中的所有档案原件，避免了项目运作过程中出现人事变动而出现资料丢失现象。

4 涉及施工、监理及设计的工程档案管理要实现信息化

公路工程建设过程中，涉及施工、监理及设计的收文、发文、变更等工程文件数量最多，而且经常要翻查，所以对于这类工程档案要小心处理和保管。措施是：收文要按发文单位编号归档，附件跟收文一起存档。项目公司发文要有统一的编号，同时要做好发文登记；发文登记的表格可以根据项目的实际情况自行设计，但在表格设计时要体现出文件的类别、经办人、收文日期、附件等关键要素，文件的类别可以按合同文件、变更通知书、会议纪要等形式分。不管是收文还是发文，档案管理员要及时按类别录入电脑，以便必要时进行检索查询，加快查找时间，提高工作效率。

5 注重对上级部门发文和报送资料的工程档案管理

每个工程项目在建设过程中均不可避免地要向上级有关主管部门报送资料和文件，在报送过程中经办人要做好签收登记，同时还要注意要详细做好上报资料的清单，并让接收资料单位的主办人员签收确认，这些工作看似琐碎，但在关键时刻就体现出重要性。工程项目公司向主管部门报送出去的文件资料有些是极其重要的，而且有些只有一份原件，一旦遗失，将造成很大的麻烦，甚至会影响工期。例如广西某一公路工程的项目公司，为了办理施工许可证，把红线图及相关资料报送给规划部门了，但由于该项目在建造过程中出现重大变更，设计图纸需要重新修改和出版，修改的设计图纸出版滞后，导致规划部门以资料不齐全为由暂缓办理；但部分资料已上交给规划部门，过了一段时间，修改的设计图纸出版后收齐资料再去办理施工许可证时，规则部门有关人员却告之红线图找不着了；如果不是当时上报时做好详细清单和签收确认，事情就很难说清了，后经过项目公司出具签收登记表之后，规则部门才同意补办一份新的红线图。

6 结语

综上所述，项目的公路工程档案管理贯穿公路工程建设的始终。只有重视和做好工程档案管理，才能更好地为工程建设服务，确保工程项目公司运作顺畅和高效。