浅谈图书情报档案一体化管理

张建伟

摘要：在当今世界信息化、数字化、网络化飞速发展的形势下，我国档案、图书、情报各自为政的传统发展方式面临挑战。实现档案、图书、情报一体化管理已成为必然趋势、意义深远，并为国内外档案界、图书界和情报界的许多有识之士所认同。本文简介了图书情报档案一体化的涵义，图书情报档案一体化管理的依据，在此基础上分析了档案、图书、情报一体化管理存在的问题并提出了解决措施。

关键词：图书情报档案一体化；涵义；依据；问题；对策

1图书情报档案一体化的涵义

所谓图书情报档案一体化是指将图书、情报、档案各自独立的系统统一为一个整体的过程。图书情报档案的一体化，说到底是一种竞争性的互补关系，即各种要素通过竞争冲突，不断地寻找、选择自身的最优功能点，在此基础上进行互补匹配，打破图书、情报、档案之间的层层壁垒，加强三者之间的协调与合作，通过网络共建、资源共享、分布式收藏、远程存取等手段，实现信息、信息人员、信息技术、信息设备、信息标准等各种要素之间的匹配与磨合，为用户提供集成的一站式服务。

2图书情报档案一体化管理的依据

2.1图书、情报、档案都具有信息性

图书、情报、档案同属文献信息范畴，都是重要的信息资源。档案侧重的是原始的信息，情报侧重的是最新的信息，图书既含有原始的，又有最新的和一般的知识信息。信息是图书、情报、档案三者之间相互联系的纽带。

2.2图书、情报、档案同属基础理论、技术理论和应用理论研究

图书、情报、档案的研究内容皆包括基础理论、技术理论和应用理论研究。基础理论研究学科对象、性质、体系结构等，是整个学科的理论基础;技术理论研究工作环节、程序、方法和技术等，是一种对实际工作的研究;应用理论研究是两者在具体实践中问题的应用研究。

2.3图书、情报、档案载体相同

图书、情报、档案三者都是记录人类知识的载体，都是经过人脑加工处理后再现的一种特殊形式的信息，均属提供知识信息的服务工作，它们本身都不直接参与生产建设和科学研究，但都是提供知识信息的服务性工作。这种服务性，是三者生存和共同发展的基本因素。

2.4图书、情报、档案工作标准和规范相同

图书、情报、档案的工作内容都是收集、加工整理、存储有关文献，为用户提供知识成果、交流信息与文化知识。相同的工作内容导致了它们具有共同的工作标准和工作规范。

2.5图书情报档案管理技术相同

现代化技术的广泛应用，为图书、情报、档案一体化管理提供了物质条件和生存环境。由于图书、档案、情报都是以承载和传递知识信息为基本职能，都含有收集、加工、存储和输出信息工作的内容，管理方法和手段又基本相似，所以，网络环境下采用计算机技术、光学技术、声像技术、现代通讯技术是图书、情报档案管理的共同发展方向。

3图书情报档案一体化管理存在的问题

3.1思想上认识不足

长期以来，档案、图书、情报部门隶属于不同的管理部门，相互缺少必要的交流，许多人无法将档案、图书、情报三者归于一体，他们对档案、图书、情报一体化管理在观念上转变不过来，思想上又有抵触情绪。在管理与领导层中，也有部分人对档案、图书、情报一体化管理的重要性、必要性认识不足。没有意识到档案、图书、情报一体化管理在新时期是势在必行。

3.2体制与政策上滞后

我国现行的档案、图书、情报部门的管理体制之间还是条块分割，缺乏协作联系，这种体制分化了用户的整体要求。同时各部门实行的自我建设，没能建立统一的行业标准，资源配置的宏观协调不能展示，导致大量的重复建设，造成人力、物力、财力的巨大浪费。在一体化建设过程中，还缺乏完备的管理政策的引导以及法律的保障。

3.3人才上的匮乏

要实现档案、图书、情报的一体化管理，必须有一支较高素质的专业人员队伍。但现实中，由于现有的教育体制和分工，真正熟练、精通、协调三者理论和实践技能的人不多，具备对三者组织能力的人更为短缺，这严重制约着一体化建设的进程，也将制约着信息资源管理水平。

4完善图书情报档案一体化管理的对策

4.1实行有效的国家管理。

要实现档案、图书、情报一体化管理，国家应该也必须履行宏观管理的职能。包括:(1)建立全国性的专门管理机构和相关体制。(2)颁布专门的以及对其有利的法律、政策。(3)制订专门的以及对其有利发展战略计划。(4)健全保护信息用户主权的各种机制。同时对网络信息服务进行统一监督、管理和控制，构建系统化的动态链接。实行统一管理，要将重点放在研究文献信息系统的有效管理问题上。对文献信息进行科学的分类和处理，保证文献信息获取、加工、储存、传递等渠道的畅通，控制管理所必需的信息数量，合理控制信息流量，深化文献信息及开发层次，提高文献信息传递效率，吸收能力和利用率，建立灵敏的信息反馈系统，发挥信息系统的整体效益。

4.2优化信息资源共享环境

首先，经济环境的优化。图书情报档案一体化管理是在生产的社会化、市场化形势下发展起来的，建立规范、完善的市场经济体制和公平、公正、公开的市场竞争机制是推进图书情报档案一体化管理的根本措施。第二，管理环境的优化。社会信息环境对图书、情报、档案部门的工作提出了越来越高的要求。相互独立的图书、情报、档案部门越来越不能满足用户的信息需求，因此，必须建立一个强有力的领导机构，统一规划，统一管理，把众多的图书、情报、档案部门的人、财、物等资源纳入整体规划之中，实现图书、情报、档案三者之间跨部门、跨地域的合作，达到资源共享的目的。第三，技术环境的优化。以数字技术为基础，以网络为业务平台，以数字图书馆网络建设为主体，实现图书情报档案一体化管理。第四，管理体制的优化。数字图书馆并非狭义上的传统图书馆的数字化，它是国家的数据中心，是覆盖我国各个行业的信息资源库。实现管理体制的优化就是使数字图书馆工程成为图书情报档案一体化管理的平台。

4.3采取统一的原则和严格的标准与规范

首先，网络必须支持CPIP协议及Z39.50标准，使计算机能在同一或不同一的局域网上联网。其次，网络必须支持广域网下的集成管理，以便进行联机采访、联合编目和馆际互借。第三，各图书、情报、档案机构要针对本单位的特色资源确定数字化信息资源的范围和内容，有重点地建设数据库。建库中严格遵守和体现标准化、规范化的原则，如著录格式、标引规则、数据指标、符号转换、图像处理等，还要有应用硬件与软件的兼容性，以适应网络化的要求。第四，打破条块分割的管理形式，要求各部门的管理人员必须解放思想，彻底打破各自为政的情报界限。第六，建立合理的管理机制，要求各部门之间互相协调，信息之间传送迅速快捷。

4.4培养一批适应一体化需要的复合型人才

新型的一体化管理，要求既懂档案管理，又掌握图书情报信息技术的复合型人才。因此，在人才培训方面，要从管理科学、电脑技术和外语方面培训入手，对各类专业人才和高级管理人才进行填平补缺式培训，培养出既懂管理又懂业务的通用型人才，在档案、图书、情报一体化管理中，能作为中坚力量，给一体化实施注入活力。档案学、图书馆学、情报学在人才培养上实行“一体化”的教育培养模式。

总而言之，实现档案、图书、情报一体化管理是信息社会发展的必然要求，也是实现信息资源共享的有效途径。因此，我们应予以足够重视并且认真探讨和实践，使档案图书情报一体化管理进一步完善，最大限度地满足社会和用户对文献信息的需求。