高校档案馆科学定位研究

王玉斌

摘要：在高等教育发展的新形势下，高等学校档案馆必须进行科学定位：高等学校档案馆要成为学校永久保存档案的基地、高等教育研究的基地、爱国荣校的教育基地，成为学校档案信息服务中心、学历文凭认证中心、社会资本培育中心。实现这一科学定位的前提是高校档案馆必须更新观念，提高对档案工作的认识：保障是引进和培养档案管理的高素质人才，而推进信息化建设，建设数字化档案馆。实现高校档案管理的现代化是实现档案馆科学定位的必由之路。

关键词：高校档案馆定位

高校档案是高校发展的史记，是高校文化的积聚，是高校精神的发扬。做好高校档案工作，确保高校档案的齐全、完整与安全，是高校的一项重要基础性工作，对高校发展具有重要的现实意义和深远的历史意义。高校档案馆是高校档案管理的专业机构，负有高校档案收集、整理、保管、开发与利用等职能。当前，高校正处于改革的攻坚期、发展的关键期，而高校档案工作明显落后于高校发展的整体水平，高校档案馆要实现与高校同步发展，并为高校发展提供智力支撑，高校档案馆就必须走跨越式发展之路。积极主动地应对挑战，以超前意识对高校档案馆进行科学定位。

1、高校档案馆的定位设想

教育部2008年27号令《高等学校档案管理办法》中明确指出：“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构。”它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。它和一般的档案馆一样具有三项职能：一是保存历史的职能，二是服务职能，三是管理职能，其中存史是基础，服务是档案馆价值的实现手段，管理是存史、服务的保证条件。除此之外，作为高校档案馆又具有自身的一些特性。首先，高校是一种学术性组织，其历史的积淀在高校发展中具有十分重要的作用。高校的历史越长，其生命力也就越强。故而，在保存的档案内容上，高校档案馆应尽力收集最为完全的大学发展进程历史记录。其次，在服务对象上，主要针对学校各职能部门、广大在校师生员工及毕业生。因此高校档案馆在高校这一特定环境中，如何较好地发挥作用。实现快速发展，就要找准定位。综合高校档案馆的功能作用，其科学定位应是高校的“三个基地、三个中心”。即：永久保存档案的基地、校史研究基地、爱国荣校的教育基地、档案信息服务中心、学历文凭认证中心、社会资本培育中心。

1.1永久保存档案的基地。保存档案是所有档案馆存在的基础，如果一个档案馆没有档案。也就失去了存在的意义，这是其性质和被赋予的基本任务所决定的。“高校档案是高校发展记忆的基石，是高校历史的原始记录。作为一种重要的信息资源，高校档案的质量和完整程度影响到我国高等教育甚至整个社会记忆的留存。”高校档案馆集中保存了高校历史进程中存留下来的珍贵档案，这些档案是学校文化传承、办学教育思想、科学研究等历史发展的见证。真实地反映了学校的具体状况。无论是保存传统意义上的实物档案还是高度信息化的数字档案，都不会改变档案馆作为永久保存档案基地的定位，

1.2高等教育研究基地。历史资源是高校发展的厚实基础和宝贵财富，我们研究校史、挖掘学校的历史资源，重要的意义还在于认识历史、借鉴历史，与时俱进地推进高校教育事业的发展。高校档案作为历史的记忆，它的史料价值、凭证价值是查考、研究、处理问题的依据，同时也是校史研究、高等教育研究和高校档案管理研究的第一手材料。高校的文化及其传统、办学教育思想等是由教职工和学生们共同创造的，既是有形的也是无形的，无形的文化多以有形的文化为基础，比如著作、论文、手稿、雕塑、建筑、音像、会议记录、校训、领导讲话等，这些文化载体多由档案馆保存并传承下来。这些资料既能从宏观上折射高等教育发展中的规律性。又能从微观上反映高校办学的得失和经验。通过对这些资料的加工、提取、挖掘，为编写校史、年鉴、名人轶事等提供了丰富的题材，为高等教育研究提供第一手的资料。

1.3爱国荣校的教育基地。高校档案记述了高校的优良传统。翻开高校档案，记录了学校的光荣历史。高校档案中所记载的每一页历史都有着丰富的爱国荣校的教育内容，是对师生进行爱国主义教育的好教材。在档案馆基础上建立的校史馆，经过对档案资源提炼加工，举办不同类型的展览活动，进而有效地宣传学校文化、办学指导思想。如校史展、教育展、荣誉展、名人名家展等。这些生动教材和丰富的素材具有真实性、直观性、原始性和生动形象的特点，是其他部门所不能比拟的，学校档案馆凭借馆藏资源优势对广大师生提供道德情操、思想品德、科学文化知识教育和素质教育，具有很强的说服力、感染力和吸引力。《高等学校档案管理办法》第8条也明确提出了“有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地”的要求。

1.4档案信息服务中心。档案提供利用是档案工作的根本目的，也是服务学校教育教学、科研和社会服务的直接方式。档案馆丰富的馆藏就是一个丰富的信息资源，它可以多方位地提供各种信息。“开发档案信息资源，让历史以更智慧的方式走进大众，可以弘扬学校办学传统，提升大学文化，凝练大学精神，鼓舞、激励、引导广大师生心往一处想。劲往一处使，为学校改革和发展提供强大的精神动力。”口目前档案信息提供服务方式也是多种多样。主要有三种：一种是档案资料的直接利用；一种是数字化档案信息资源的利用，如电子文件等；另一种就是经过加工提取的档案信息整合资源。

1.5学历文凭认证中心。高校档案馆馆藏资源中最重要的一部分就是学籍档案，它详细地记录了每一个毕业生的在校学习情况，是最为原始的真实记录，具有很强的权威性。随着毕业生就业的需要，以及毕业证书文凭特殊作用的发挥，社会上的一些不法分子利用制造假证谋取暴利，使得大量的社会用人和认证单位向毕业生所在学校寻求印证。高校档案馆可以利用该项资源，建立学历文凭认证中心，成为本校毕业证书、学位证书、考试成绩公证的唯一单位，进一步体现学校学历文凭管理制度的规范化。

1.6社会资本培育中心。大学的最大财富是培养出的各类合格人才。这些走向社会的毕业生，成为母校的校友，由于这些校友与母校的天然联系，使这些校友成为学校的最主要的资源，最主要的社会资本，成为大学联系社会的一个很重要的桥梁。按照国外大学评估指标体系，校友对母校的年度捐赠是评价一所大学声誉的指标之一。在大学评估指标体系中一般占到5％的份额，该指标可以间接地度量校友对母校的满意程度。世界一流大学的校友捐赠一般占到本校所获总捐赠额的50％。

随着档案馆开放力度的加大，档案馆与社会的联系逐步扩大，除了为社会科研机构、厂矿企业及个人提供广泛利用外，高校档案馆服务最大的对象是本校的毕业生。高校档案馆通过良好的档案服务，为校友提供有价值的档案资源，帮助他们解决一些自

己的问题，使其加深对学校的了解，使得校友与学校之间关系加强，能真正感受学校的发展，激发其愿意为之宣传或资金投资、捐助，从而提升学校的社会资本价值。

2、实现科学定位的举措

2.1更新观念，提高认识，加强领导是实现高校档案馆科学定位的前提。在新形势下。面对现代信息技术的发展，数字化校园的建设，以往“抄抄写写、剪剪贴贴、装装订订”的传统的“小作坊”式的档案管理模式已很难适应新时期高校对档案工作的要求，长期以来以纸质文件为基础建立的传统档案管理思想、管理原则、管理方法必须以新的管理思想、管理原则和管理方法所代替。即在高校发展的攻坚时期，高校档案馆必须形成新的办馆理念，树立信息化、数字化、全局化的思想，树立“大档案馆”思想，把档案馆真正建成学校的信息中心。新的《高等教育学校档案管理办法》对此作了具体规定：“高校档案工作由高等学校校长领导”(第5条)、“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。”(第5条)因此，高校领导必须更新高校档案工作的观念，提高对档案工作重要性的认识，加强对高校档案工作的领导，把档案工作纳入学校发展的议事日程和整体规划。这是实现高校档案馆科学定位的前提。

2.2引进人才，优化结构，加强培养是实现高校档案馆科学定位的保障。馆以才兴。面对档案工作的新形势、新要求，高校档案工作对档案管理人员提出了更高要求。高校档案馆要有一支具有较高专业素质和综合实力，管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队。这个团队应该包括档案专业人才、计算机专业人才、高等教育管理专业人才等。高校档案馆要积极引进专业人才，优化人才结构，加强现有人员培养，提高档案管理人员的政治素质、业务素质和信息化素质。这是把高校档案馆工作做好、做大、做强的重要基础和有力保障，是实现档案馆科学定位的基础与保障。

2.3推进信息化建设，建设数字化档案馆，实现高校档案管理的现代化是实现高校档案馆科学定位的必由之路。数字化档案以档案的信息资源为核心，以档案的网络建设为基础。以扩大档案信息资源的开发利用为目标。它把分散于不同载体不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络方式互相联结，从而提供及时利用，实现资源共享。高校档案馆要把档案信息化建设、数字化和现代化建设列为工作的重点，要把档案工作与学校的改革和发展有机地结合起来，积极向有关领导、教师推广档案意识。在高校档案信息化、数字化建设中，特别要注意把档案的数字化、信息化建设纳入学校的总体规划，积极探索实现档案信息化建设和学校电子校务建设有效衔接的途径，使档案信息资源与学校公共信息平台的信息实现对接。只有如此，才能实现档案信息开发利用的最大化。