浅谈公路工程监理资料的管理

2009-08-31韩万里

现代企业文化·理论版 2009年14期

摘要:文章主要论述了公路工程监理资料的内容、分类、编制方法和归档管理方法。

关键词:公路工程;监理资料;监理工作质量

中图分类号:U415文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)21-0096-02

监理资料是评价监理工作质量的重要依据。其记载着监理机构在监理过程中协调建设单位、设计单位和施工单位在工程实施过程中参建各方的关系;记载着高级驻地、专业监理工程师、监理员等各级监理人员在现场检查、巡视、旁站、测量、试验等各自所做的监理工作;记载着监理机构在监理全过程中形成的各种书面指令、批复、通知、报告等。监理资料形成于监理、设计、施工、验收的各个阶段,是与工程建设同步进行的,它是考核每位监理人员的依据,是检查项目监理机构水平的依据,是评价监理单位监理成效的依据。所以在公路工程中,工程监理资料是工程质量的内在反映,是监理工程师在工程项目施工阶段进行“四控制、两管理、一协调”活动的记录,是工程延期、索赔、质量、安全事故原因分析及责任追究的重要凭证,它是项目监理过程的产品,是评定工程质量和核定工程质量等级的重要依据,是工程技术人员和各有关部门实施工程管理、制定技术标准和规范的重要参考资料。而搜集、整理、积累、检查、汇总监理资料的过程,往往也是发现问题、不断纠正和及早预防错误、取得经验并不断提高的过程。因此,必须重视起有关公路工程监理资料的管理工作。

一、监理资料的基本内容

监理资料的成型周期较长,它贯穿于施工准备阶段到竣工验收阶段整个施工过程,资料的形成过程复杂、种类繁多,因而,要想整理一套完整的监理资料必须与工程同步进行。监理资料包括下列内容:

(一)监理管理文件

即监理规划、监理实施细则、监理月报、监理日志、监理日记;监理会议纪要(第一次工地会议、工地会议、现场协调会);监理工作总结(总监编写并审批)。

(二)工程质量控制文件

即各类工程材料、构配件、设备报验;施工测量放线;施工试验报验;不合格项处置记录;质量问题和事故报告及处理资料;分包资质管理。

(三)工程进度计划管理文件

即工程动工报审表及附件;年、季、月进度计划;月工、料、机动态表;停、复工资料。

(四)合同管理文件

即施工监理招投标文件;建设工程委托监理合同;施工招投标文件;建设工程施工合同、分包合同、各类定货合同等;工程变更文件;合同其他事项管理。

(五)计量支付文件

即概预算或工程量清单、工程量报审与支付证书、预付款报审与支付证书、月工程进度款报审与签认、工程款支付申请与支付证书、工程竣工计算。

(六)交工缺陷责任期监理资料

即交工及交工证书和缺陷责任期监理资料。

(七)其他资料

即监理通知及回复;其他往来函件;工程照片、音像资料;监理机构及人员情况,各级监理人员的工作范

围、责任划分、工作制度等。

二、监理资料的分类方法

对监理工作中形成的有保存价值的文件,应按照一定的原则和方法分门别类整理立卷。立卷的原则是遵循文件自然形成的规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。整理立卷可从以下几方面进行:(1)合同文件;(2)设计文件;(3)监理文件;(4)会议纪要及监理月报;(5)进度控制资料;(6)质量控制资料;(7)投资控制资料;(8)监理通知及指令;(9)工程验收资料;(10)往来函件;(11)监理日志;

(12)监理台账。对于12 大类资料应单独组卷,大型或较复杂的工程,资料较多时每类资料可分册装订。

三、监理资料的编制方法

为进一步加强监理工作,规范和统一资料的整编工作,必须对资料中存在的各种问题进行有效的预防。为此,应采取以下措施和编制方法。

(一)监理资料的编制措施

1.编制监理资料实施细则。按照国家及有关技术规范,结合实际,在实施细则中明确各类工程应编制哪些资料,如何编制,各类资料的具体要求,各类人员在编制中的职责,使其具体化,使资料的整编标准化。

2.制定监理资料常见问题的治理办法。在充分调查研究,认真分析本单位资料编制过程中存在问题的基础上,提出常见问题的纠正方法,使有关人员吸取教训,少走弯路。

3.编制工程施工监理资料样本。由于工程监理资料具有非消耗性和共享性,可对编得较好的资料做出评语,指出其优缺点及努力方向,供有关人员参考。

(二)监理资料的编制要求

由于工程施工监理资料原始数据来源分散、信息量大,情况复杂,资料整编工作任务繁、责任重,既需要各方密切配合,又需要专人负责管理,因此,必须设置专职资料员。对专职资料员要进行定期和不定期的培训,特别是新规范、新标准、新工艺、新材料等方面的培训必不可少,使他们懂得有关规范和标准,能够熟练地从事资料整编工作。在资料整编中应做到:

1.及时收集资料。随时掌握材料进场情况和工程进度,每进场一种材料,按要求作必要的测试,并且充分利用现场例会收集资料。资料员难以解决的问题,要向总监汇报,取得支持。必要时,可以签发书面联系单,以引起有关方面及人员重视。对已收到的文件、资料要做好记录,妥善保管,以防丢失或损坏。

2.检验资料力求齐全。现场监理人员应按合同或规范要求,认真审核承包人提交的质量检验报告单,并签认后报监理工程师备查,对材料的试验和抽验应由现场监理完成后报工程师签认。

3.仔细核查,不留隐患。主要核查资料的内容是否齐全,所反映的情况是否符合工程实际,结论是否正确等。对检查中发现的问题应按规定的程序正确处理。

4.归纳分类,条理清楚。对已收集齐全并确认符合要求的同一类单项资料,应按一定次序编排整齐,填写好汇总表,打印出分类封面,以备装订成册。需要分析计算的,还应按要求做好计算,并附计算式。装订要规范,便于存查,编制成册的资料应由监理企业法人代表或总工程师签字,并加盖企业的公章。工程监理资料从其产生、管理、使用过程都具有明显的信息性。

四、监理资料的归档及保管方法

(一)资料的档案管理规格

1.编制卷内文件页号

(1)卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷单独编号,页号从“1”开始;

(2)案卷内文件材料排列要求文字材料在前,图样在后,管理性文件材料按问题、时间或重要程序排列;

(3)案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页名;

(4)页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

(5)成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。

(6)案卷封面,卷内目录,卷内备考表不编写页号。

2.卷内目录的编制

(1)序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。

(2)文件号:填写工程原有的文号或图号。