商业银行档案管理经济学分析及对策初探

唐　莉　曾佑军

摘 要:文章从经济学角度对银行档案工作的管理成本进行了分析,并指出银行档案工作也要树立成本——效益观念,最后从加强档案管理制度建设,改进档案管理模式,推进档案信息化建设的角度出发,提出了减少档案工作成本,加强产出效益的具体思路。

关键词:商业银行 档案管理 成本 效益

中图分类号:F831 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)07-258-01

一、引言

市场经济条件下,企业生产经营的目标就是追求经济效益的最大化。追求经济效益的最大化也是银行改革与发展的一个重要目标。要实现这一目标,就要求银行各个部门的工作都要树立成本——效益观念,档案工作也不例外。随着银行改革持续深入,部分商业银行成功上市,社会经济形态和银行涉及的经济活动都发生了显著变化,这无疑对商业银行的档案工作提出了新的更高的要求。而现行商业银行档案管理模式还有较深的计划经济的烙印,基本上属于“大一统”的机关档案管理模式,带有较强的国家和行政档案色彩,已无法完全适应商业银行的发展需要。

二、对商业银行档案工作的经济学反思

在计划经济时代,国家和政府的行政手段是推动企业档案工作发展的巨大外力,档案工作的动力很大程度上来自企业外部,易造成成本意识的缺失。在市场经济体制下,政府的外力推动作用大为减弱。因此,如何增强企业档案工作内在发展的动力是十分值得研究的问题。

不讲效益和投入产出的档案管理体制是无法适应企业发展需求的。从经济学的角度看,开展档案工作所需的要素是稀缺的。档案工作需要人、财、物的投入,企业的投入是为了获取档案工作可能给企业带来的效益,这种对成本——效益的计算是企业决策时的基本准则。此外,从供需关系来分析,现代企业的运营离不开信息资源的供给,但是信息资源既可以来自外部,也可以来自内部,这取决于企业对成本——收益的估算问题。商业银行各类档案部门作为企业内部保存企业信息资源的基地,无疑是企业获取信息资源时的一个重要信息源,但是,鉴于档案信息本身的局限性以及现代企业生产经济环境的复杂性,档案部门并非企业的唯一信息来源,甚至可能不是主要的信息来源。企业一般是根据各部门为企业绩效贡献的大小来决定资源的分配,而资源的利用存在一个机会成本问题,企业家总是希望机会成本尽可能低一些。这种企业经营管理理念说明,对档案工作人员而言,转换思路至关重要,档案工作部门只有不断强化和拓展自己的功能,为企业经营做出更大的贡献,才能得到企业家的重视,才能得到更多的资源。归根到底,一个现代企业的档案工作运行机制能否持久良好地运行是由成本——效益原理决定的,只有当企业在档案工作带来的效益达到企业的预期目的,投入的成本有所回报,并且企业在档案工作上的投入所产生的机会成本很小时,企业才会不断给予投入,企业档案工作运行机制才能持久运行。

当然,由于商业银行,尤其是国有骨干商业银行档案还具有社会效应和历史价值,目前它还无法完全套用经济成本理论来核算它的运行成本,但是商业银行的档案工作确需关注这一问题,树立成本——效益观念,建立起相应的运行机制,保证商业银行档案事业的持久健康发展。

三、对策建议

事实上,某些商业银行的档案管理已经考虑到了成本和效益因素。但总的说来,商业银行档案管理中对成本——效益观念的运用还处于自发状态,存在诸多问题和不足。笔者认为,在建立适应商业银行健康发展的档案工作运行体制时,必须充分考虑如何在档案管理工作中控制成本投入,增强产出效益。

1.加强档案管理制度建设,减少运行成本。规章制度是各项工作顺利开展的保证,制度建设的滞后和不足会增大企业的运行成本。归档制度建设滞后或不完善导致重要凭证文件的不足,会使企业在发生经济纠纷中处于不利地位。一是要依靠制度建设保证档案工作应有的地位,明确管理目标和工作目标,避免档案工作时松时紧,造成资源闲置与浪费。二是要加快档案制度与业务建设,着重研究解决档案工作中出现的新问题、新情况和新需求,健全商业银行档案管理门类,确保管理制度能够覆盖档案工作。三是要细化档案管理操作规定,便于基层档案人员准确操作。形成按制度办事、用制度管人的有效机制,促进档案管理工作的规范化、制度化。

2.改进档案管理模式,减少管理成本。2001年,建设银行上海市分行在全国金融系统首开先河,建成了档案中心,在其分行系统内实行统一管理和集中保管,这种全新的档案管理思路打破了分级保管的固定模式,提升了立档级次,实践证明这是压缩成本开支的有效措施。为此笔者建议:一是可以考虑对库房资源进行整合,通过档案管理集中与实体分散保管结合的模式提高现有硬件设施利用率。二是改进档案分级保管。商业银行档案类型日益增多,现行级次划分已经无法满足需要,笔者建议保留永久项,撤销长期项与短期项,设立有限期,把保存期限划分得更加细致,加速档案流转,减少库房压力和保管费用支出。三是要改进人员管理模式。对从业人员实行分类管理,可将从业人员分为管理者、操作员和骨干队伍。管理者是核心,精干高效;操作员负责具体实施;骨干队伍由操作员中的业务骨干组成。从长远来看,人员素质是搞好档案工作的基础,最终会减少管理成本。

3.推进档案信息化建设,增强产出效益。由于档案的利用者已不再局限在企业内部,许多中介机构、学术部门和个人也加入了利用者的行业,档案的社会功能逐渐显现。信息时代,科技造就了掌握信息技术的新一代利用者,他们希望得到方便、快捷的“即时信息”。要为系统内外用户提供更好的档案利用服务,就必须提供更快的信息存取和检索方式,强化档案信息化建设。首先是档案处理实现数字化。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,档案介质正由以纸质为主向数字化为主转变。其次档案管理实现自动化,让档案人员从繁杂的日常事务中解脱出来进行档案编研及信息开发。第三档案共享实现网络化,形成资源共享体系,从而提升信息资源的综合利用效能,使档案在为企业和社会的健康发展的服务中发挥自己的最大价值。

四、结论

商业银行档案是商业银行历史发展的真实记录,是商业银行经营管理的组成部分,在为商业银行改革与发展提供利用的服务过程中参与了企业价值的创造,同时也是商业银行历史积累的精神文化财富。当前,商业银行档案管理体制正在由机关管理模式向企业管理模式转变,在这种转变过程中,档案工作必须引入成本——效益观念,既要控制成本,也要增加产出,这样才能保证商业银行档案工作顺利实现三个转变,即实现从文书档案为主向业务档案为主转变;从被动借阅向主动提供服务转变;从手工管理向现代化管理转变,才能实现商业银行档案工作的持久健康发展。

参考文献:

1.陈忠海.欧美现代社会档案观及启示.上海档案,2001(4)

2.王向明.对现代企业档案工作运行机制的理论分析.档案学通讯2005(4)

3.宗培岭.2004试论现代企业档案管理制度.档案与建设2004(8)

4.宗培岭.建立现代企业档案工作运行机制.档案管理2005(6)

(作者单位:中国建设银行重庆市分行,解放军后勤工程学院 重庆 400016)(责编:郑钊)