强化内部控制，促进企业理性发展

邓晴雯

摘 要:随着经济的全球化和现代企业的发展,内部控制管理已成为企业内部管理体系中不可缺少的重要组成部分。文章通过对内部控制的内涵和强化内部控制管理的对策等内容的阐述,论证了完善内部控制,确保其有效运行,促进企业理性发展的迫切性和重要性。

关键词:内部控制 有效性 内部审计

中图分类号:F270 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)07-207-02

随着经济全球化和现代企业制度的不断完善,许多企业的经营规模日益扩大,业务越来越复杂,更有许多企业跨行业、跨区域集团化经营,使得企业拥有各种不同的专门技术和众多员工,也使得企业高层管理人员不可能直接控制企业经营,而不得不依赖有关职能部门和人员提供的各种各样的会计、统计等相关经营资料和信息,以便控制企业各项工作的正常运转,指挥生产经营的有效运行。同时全球经济一体化,使企业面临越来越多不确定因素和各类风险。内部控制作为现代企业制度下自我约束机制的重要组织部分,是现代企业经济的重要管理手段。开展内部控制,充分发挥内部控制职能,对于完善企业治理,促进企业科学管理,改善组织经营,增加企业价值具有极其重要的作用。因此,企业必须健全内部控制制度,使内部各职能部门及人员都能够有效地进行工作。

一、内部控制的涵义及其控制内容

COSO报告指出,内部控制是由企业董事会、经理阶层和全体员工实施的,为营运的效率效果、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性等目标的实现而提供合理保证的过程。

内部控制理论的发展,经历了内部牵制、内部控制制度、内部控制结构和内部控制整体框架四个联合体,总括这四个阶段内部控制的内容,主要体现在三个方面:

第一,内部控制是企业治理的重要机制,在现代企业制度下,股东、董事会和经理人员权利、责任和利益的相互制衡是企业内部控制和治理的基本内容。

第二,企业的内部控制按照不同的控制领域可以划分为会计控制、管理控制和内部审计控制。内部会计控制是为了保护财产的安全完整和提高财务报告的正确性和可靠性而建立的,具体包括经济业务的审批手续、经济活动的会计核算制度、财产物资的保管制度、内部稽核制度等等。内部管理控制包括组织的计划和为提高经营效率、保证企业既定管理政策的实施而采取的所有措施和方法,主要内容有计划控制,信息、报告控制,操作与质量控制,人员组织与培训,业务核算与统计核算,其他控制。内部审计控制是根据系统的控制目标和既定的环境条件,按照一定的依据来审查调节被审计单位经济活动的一种控制活动,它的主要过程是对照标准、查明问题、提出措施、监督纠正。

第三,内部控制的整体框架由五个要素构成,即控制环境、风险评估、控制活动、信息与交流、监督。在内部控制体系中,控制环境是整个体系的基础,良好的控制环境为提高内部控制效率、实现内部控制的目标提供了重要的保障;风险评估在充分考虑影响机构实现其经营目标的内部不确定性因素的基础上,明确了内部控制的“关键风险点”;控制活动在风险评估的基础上,针对“关键风险点”,进一步明确“行动和控制活动的要点”,并制定一系列政策和相关实施程序;监督管理则通过独立的内部稽核部门对内部控制系统各个要素的运行情况进行有效的监控,并且对现有政策及程序是否健全作出判断;信息与交流则贯穿于内部控制程序的全过程,为内部控制体系各个要素的正常运转提供有效的信息支持,以便于及时发现内部控制过程中的问题并采取有效的补救措施,确保内部控制的效率和内部控制目标的实现。这五要素相互联系,相互作用,对不断变化的情况作出积极反应,形成一个持续不断的动态过程。这个过程既无起点,也无终点,不断发挥作用,实现内部控制目标。

二、建立健全内部控制制度遵循的原则

1.内部控制制度是否合法。企业要建立的内部控制制度不能与国家的有关法令、制度相背离。符合国家政策和法令,是企业建立内部控制制度的大前提,在此基础上才能根据企业的实际情况和业务特点,制定符合企业自身发展需要的内部控制制度。

2.内部控制制度是否协调。一项内部控制制度往往涉及企业的若干职能部门,比如设备、生产、质检和财会等部门。各部门会根据各自的职责和各自的业务观念制定一些控制制度,这样就有可能造成内部控制制度的不协调。因此,审查所制定的内部控制制度的协调性是审查制定内部控制制度的一项重要内容。

3.内部控制制度是否合理。企业制定内部控制制度是为了更好地实现企业的经营目标,在确定控制目标、采取控制方法和措施时,应根据企业的实际情况,如企业经营目标、企业规模、经营特点、管理水平和已有的内部控制制度的情况,适当地加以规定,切忌脱離企业实际和经营目标。要为群众所接受,科学合理,简明扼要,方便易行,同时还应讲求实效。

4.内部控制制度是否经济。内部控制的最终目的是提高企业的经济效益,减少低效和投资浪费,因而制定内部控制本身也应讲求经济效益,应尽量以少量的控制成本去获取较好的控制效果。一是对内部控制制度的控制应有重点,对企业经济活动有重要影响的部门和环节应实施强有力的控制;二是在建立新的内部控制制度时,将该项内部控制制度所需花费的代价与其能够实现的效益进行对比。

5.内部控制制度是否能有效反馈。制定内部控制制度时,必须设置必要的信息反馈环节,它们应能及时地将在控制过程中偏离控制目标的偏差和原因反馈给管理部门,以便采取必要的调节措施,实现有效控制。信息反馈是现代控制理论的核心。及时有效的信息反馈,是确保控制目标实现的关键环节,是内部管理制度与内部控制制度的区别所在。

6.内部控制制度是否全面。全面是指一方面它要对企业经营活动与经营目标的有关方面进行控制;另一方面它必须对经营活动的全过程进行自始至终的控制。主要有:(1)人员素质的控制,这是内部控制科学有效与否的重要决定因素;(2)组织控制是组织机构设置和适当的权责划分;(3)业务程序控制是企业内部为保证各项经济业务按一定的程序有效运行而规定的业务处理过程中所必须具备的环节及其经历顺序;(4)信息质量控制是保证所反映的企业经济活动信息的全面、及时、公允和可靠;(5)资产保护控制是内部控制的各种控制方式都具有保护资产安全的作用;(6)预算控制是以数量、金额来体现预算期内企业工作方针和经营决策的综合经营计划,具体表现为反映在预算期内各项经济业务和经营成果的一整套业务报表和财务报表。

内部控制是衡量现代企业管理的重要标志,实践证明:得控则强、失控则弱、无控则乱。企业应从实际出发,按照自身经营特点和管理系统要求,实事求是地建立自我调整、检查和制约的内部控制体系,从而形成一个建立完整、运用灵活、富有实效的控制网络系统,这也是企业经营管理顺利运行的根本保障。

三、强化内部控制的对策

1.适应新形势,强化电算化条件下的内部控制。随着会计电算化普及与发展,电子商务迅速兴起,企业必须迅速建立健全相应的内部控制制度,使新形势下的内部控制有法可依、有章可循。一方面,要严格分离系统中的不相容职务,按电算化运行程序建立严格的岗位责任制度,将系统操作人员、管理人员和维护人员这三种不相容职务互相分离,互不兼任。另一方面,要针对电算化特点强化系统操作及维护控制。操作规程应明确职责权限、操作流程及注意事项等,如严禁越权操作,操作过程中出现的问题要详细记录并向管理人员报告,无关人员未经许可不得进入机房等。对硬件的维护控制,应按照固定资产造册登记,专人保管,制定设备使用、检修制度;对数据的控制,应对数据处理的输出结果指定有关人员定期检查;对软件的控制,防止对软件的非法修改和删除,并建立应用软件操作人员权限分级制度,未经授权批准人员不得进入机房,单位会计数据需保密并有特殊要求的,机房应有屏蔽设施。

2.建立统一科学的内部控制评价标准。目前,我国理论与实务界尚未对内部控制评价的内容形成一致的意见。独立审计师对财务报告内部控制有效性进行审计时,主要是针对财务报告形成过程中所有重要的内部控制有效性进行评价,对于外部审计师应该执行哪些评价程序、遵循哪些标准、应该在什么情况下承担责任、承担什么责任等需要慎重解决的问题都没有明确规定。外部审计师对内部控制进行评价并出具评价报告的前提条件就是要对内部控制评价进行规范, 规范制度要考虑是否具有操作性和指导性。需要注意的是,在控制环境方面存在的严重问题,加入对组织规划控制的评价将促进机构设置和责任分工的有效性。因此,必须统一目标,确定标准,寻找一套评价内部控制的有效性和效率的指标内容。

3.明确职责,完善企业内部牵制机制。内部牵制是建立内部控制制度的基本原则,也是实现内部控制有效性的关键因素,在强化职业道德自律机制的同时,应该实施必要的内部牵制。内部牵制的落实主要由适当授权、不相容工作的责任分工、凭证和记录、接近控制、独立检查等环节来实现。对于一个业务流程,不能由一个部门或一个人完成一项业务的全过程,而必须由其他部门或人员参与,并且与之衔接的部门能自动地对前面已完成的工作进行正确性检查。例如在会计信息收集、归类过程中,除了制单外,必须有复核并由财会主管审批;在现金流转业务中,现金收支的审批、收入和支出、印鉴的保管、记账等业务应分工管理,互相牵制。工作轮换制是实现内部牵制的有效手段,在实际工作中,应根据不同岗位在管理系统中的重要程度,明确规定并严格控制每一员工在某一岗位的履职时间,并对关键岗位进行频繁轮换,从中暴露出存在的问题揭示出制度设计和管理的缺陷,以便进一步改进和完善。

4.严格内部审计,强化内部监督的执行力。内部控制有效性的实现,执行是关键。企业应按照新《会计法》的有关规定,综合考虑企业生产经营特点、员工素质等因素,改变以往内部审计机构从属于财会部门,内部审计人员也多由财务人员兼任的局面,设立单独的内部审计部门,直接对董事会负责。在保障内部审计独立性的基础上,增强内部审计的权威性,对内部经营单位财务收支的真实、合法、效益及企业的生产经营活动是否按照所制定的方针政策和计划执行进行全面监督,充分发挥内部审计对内部控制制度的审查和评价作用。从而起到监督和保护企业的资产、财产安全的作用,促进企业朝着合理、合法的良性方面发展, 保证企业内部控制制度的有效执行。

内部控制审计首先是内部控制制度的特殊组成部分,是对企业内部控制制度中其他各项控制的再控制。根据现代控制论的原理,各项控制是否得到有效执行,必须靠信息反馈装置来检验,通过反馈装置将执行情况及时反馈到控制中心,以便及时修正,保证实现控制目标。通过对所制定的内部控制制度的合法性、协调性、合理性、经济性、有效反馈性和全面性的审查,基本上可以了解内部控制制度是否严密,但严密的内部控制制度是否得到有效执行,能否真正起作用、发挥效益,还需要进一步进行审计。加强和改进企业的内部控制审计,一是为了保障国家作为出资人的合法权益不受侵犯,确保国有资产的安全和增值。二是为了防范投资风险和经营风险,确保企业对所投资企业和项目的有效管理和控制。三是强化对内部控制的有力监控。企业能否建立完善的内部控制系统并切实予以实施,需要外部力量予以保证。其一般做法是,企业首先对自身内部控制进行全面而深入的自我评估,出具对外报告,包括无重大问题报告及有重大问题报告;然后,审计机关对企业内部控制进行审计,对企业内部控制报告发表审计意见。虽然不同企业对内部控制审计的要求与做法不一,而且对于内部控制是否不再只是企业内部事务的观点也存在争议,但不管如何,对内部控制进行审计带来的效用是显而易见的。因为,企业对外出具内部控制报告,审计部门对企业内部控制报告出具审计意见,加重了企业管理部门及内部审计的责任,而责任一旦加重,企业管理部门出于减轻自身责任及企业长期利益的考虑不得不在内部审计的协助下真正关注内部控制的缺陷,实实在在地不断健全与完善企业的内部控制,内部审计也会为降低自身的风险而督促企业改进内部控制。这样就带来了另一方面的效用,即降低企业营运的风险,提高企业营运的效率和效果,进而保护投资者的利益;同时提高企业对外出具的财务报告及其他披露信息的可靠性,增加企业经营市场及其他资本市场的透明度和有效性。

总之,内部控制是一个系统,是一个过程,是企业防范风险的内在积极性和能力,它表现为系统的、动态的、主动的和持续的控制活动过程强化企业内部控制,是现代企业生存发展必须遵循的基本法则。强化内部控制,对企业防范和化解经营风险,帮助企业改进管理、完善制度;对实现公司的各项生产经营目标增加企业效益,具有良好的促进作用;对增强企业竞争力和提升企业价值,使企业健康理性发展,既具有保驾护航的作用,也具有积极的推动作用。

(作者单位:中铝矿业有限公司 河南郑州 450041)(责编:若佳)